Aclaraciones de la DIAN sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica – Parte 2

  • Compartir
  • Modo noche
  • Modo nocturno

Mediante los oficios 912416 y 908125 de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, realiza una serie de aclaraciones respecto al documento soporte de pago de nómina electrónica, las cuales serán expuestas a continuación.

Generalidades del documento soporte de nómina electrónica

Este documento se creó por medio de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, y donde es definido como un documento electrónico soporte de costos y gastos descontables del impuesto de renta e impuestos descontables en el IVA, referente a los pagos realizados por concepto de nómina, lo cual se compone por el valor devengado, las deducciones y el total recibido por cada trabajador.

Este documento debe ser generado y transmitido a la DIAN de forma independiente por cada uno de los trabajadores.

Valor devengado y deducido para efectos del documento soporte de nómina electrónica

Teniendo en cuenta que uno de los principales conceptos a reportar es el “valor devengado”, la Resolución 000013 de 2021 lo define como los conceptos que tengan la calidad de ingreso para el trabajador, por otra parte, el valor deducido será el monto que se reste al valor devengado.

La entidad señala que, este soporte electrónico no se asemeja al desprendible de pago de nómina y que tampoco es un soporte de ingresos para el trabajador, puesto que su objetivo es servir como soporte de costos o gastos deducibles para el empleador, de modo, que el valor reportado a la DIAN podría no ser igual al pago total realizado al trabajador.

Aclaraciones de la DIAN sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica - Parte 2 1 🔗 Artículo recomendado

En qué consisten las obras por impuestos

Pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie

Es indispensable tener en cuenta que todos los costos o deducciones que puedan ser incluidos dentro de la declaración de renta, que tengan la característica de generarse producto de una relación laboral legal, deben incluirse dentro de la nómina electrónica.

La norma no discrimina entre pagos en dinero o en especie, de este modo, el empleador deberá reportar todos los costos en los que haya incurrido y que sean deducibles en el impuesto de renta, como bien se sabe todos los pagos en especie deben estar plasmados por escrito bajo la reglamentación laboral y deben equivaler a determinar proporción económica.

Teniendo en cuenta lo anterior, los pagos laborales como alimentación, hospeda, dotación y entre otros, que sean producto de una relación laboral legal y reglamentaria, que además sean válidos por la legislación tributaria para considerarse como costo o deducción dentro del impuesto de renta, deberán reportarse dentro del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Cabe resaltar que, en este sentido, los pagos que realice el empleador a sus trabajadores que no sean deducibles del impuesto de renta No deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica en pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador – Reembolso de gastos

La DIAN aclara que este tipo de gastos son responsabilidad del empleador que no se originan de una relación laboral legal o reglamentaria, sino que por contrario tienen su fundamento en el ejercicio diario de las actividades generadoras de renta.

En resumen, la entidad aclara que al estar frente a un reembolso de gastos no existe la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. No obstante, se precisa que para que el empleador pueda soportar las deducciones por estos gastos, los mismos deben estar debidamente soportado.

Así las cosas, dentro del documento soporte de pago de nómina electrónica no deben incluirse los reembolsos de gastos, siempre que estos pagos no se generen de la relación laboral con el empleado.

Tratamiento del auxilio de cesantías en el documento soporte de pago de nómina electrónica

Siempre que se plantea la incógnita sobre, si un valor pagado al empleado debe ser incluido en el documento soporte electrónico, debe tener en cuenta lo mencionado en distintas ocasiones dentro de este artículo:

Se incluyen dentro del soporte electrónico los valores pagados al trabajador producto de una relación laboral, legal o reglamentaria, siempre que sean aceptados por la legislación fiscal como costos o deducibles en el impuesto de renta.

En términos generales el auxilio de cesantías si debe incluirse dentro el documento soporte, pero la mayor incógnita sería el momento en el que se debe incluir dicho concepto.

Para dar solución a esta pregunta, se deberán tener en cuenta distintos aspectos tanto tributarios como contables:

  • El artículo 21-1 del E.T., establece que para determinar los gastos y costos “entre otros” en el impuesto de renta, se deben tener en cuenta las normas contables que aplican en la actualidad, es decir, las NIIF y NIC, así mismo se menciona que los gastos y costos deberán tener en cuenta la base contable de acumulación o devengo.
  • Lo anterior quiere decir que, se reconocerá el costo o gasto cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos, de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables que le sean aplicables al obligado a llevar contabilidad.
  • Los artículos 109 y 110 del E.T., disponen que las cesantías serán deducibles cuando estén pagadas, pero que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o períodos gravables anteriores, en el caso de los contribuyentes que utilicen el método de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.

Teniendo en cuenta toda la normatividad anterior, las cesantías si deben incluirse dentro del documento soporte de pago nómina electrónica, pero considerando el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, por ende, el empleador deberá determinar el periodo en que se realice el gasto para incluirlo dentro del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en gerencia y administración financiera; magíster en dirección y gestión tributaria. Con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

.

Deja un comentario