Aclaraciones de la DIAN frente a la nómina electrónica

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Debido a distintos interrogantes que se han venido presentando frente al tema de la nómina electrónica, la DIAN realizó algunas aclaraciones mediante los conceptos 293, 304 y 311 de 2021, a continuación, encontrará lo más importante de estas aclaraciones:

¿Las cooperativas de trabajo asociado (CTA) están obligadas a implementar la nómina electrónica?

Esta pregunta se genera, teniendo en cuenta que las cooperativas de trabajo asociado manejan la figura de compensaciones y no de salarios, en este sentido, la resolución 000013 de 2021, establece que las personas obligadas a implementar la nómina electrónica, en esencia son:

Aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria a cargo del empleador.

De lo cual se deduce que los pagos que efectúen las cooperativas de trabajo asociado a sus asociados por la prestación de un servicio,  no deberán ser incluidos dentro de la nómina electrónica. 

La manera en que las cooperativas de trabajo asociado soporten los pagos realizados de esta índole, dependerá de las características del sujeto que recibe el pago del citado servicio, es decir, si la persona se encuentra obligada a facturar electrónicamente, deberá hacerlo y, por ende, este será el documento soporte de la transacción económica.

En caso de que el prestador de servicios no se encuentre obligado a facturar, el soporte para la deducción de costos y gastos será el documento soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Se debe resaltar que en el caso que la cooperativa de trabajo asociado contrate personal por medio de vinculación laboral, será necesario que la entidad realice el respectivo documento electrónico de nómina exclusivamente para este tipo de trabajadores.

¿El régimen simple de tributación debe acogerse a la nómina electrónica y realizar documento soporte de adquisiciones con no obligados a expedir factura o documento equivalente?

Para resolver esta inquietud, sobre si es obligación de los contribuyentes pertenecientes al régimen simple de tributación expedir documento soporte de adquisiciones con no obligados a expedir factura o documento equivalente, debe revisarse el alcance de las operaciones y responsabilidades en materia tributaria de cada obligado, en particular, si el obligado requiere probar la respectiva transacción para que dé lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Lo anterior quiere decir que, dependiendo de las obligaciones y necesidades que tenga el contribuyente perteneciente al régimen simple podrá verse obligado o no a expedir el citado documento, puesto que la finalidad es que pueda servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de este modo, si el contribuyente no requiere tal soporte, no estaría en la obligación de elaborar el documento electrónico.

En cuanto a la nómina electrónica, se deberá considerar la situación tributaria de cada contribuyente, pero en general, si cumple con las tres condiciones que se mencionan a continuación, debe generar y enviar los soportes de pago de nómina electrónica:

  • Ser contribuyente del impuesto de renta.
  • Efectuar pago de salarios a causa de una relación laboral legal.
  • Requerir soporte de los pagos para ser descontados del impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda.

De lo anterior, se debe tener en cuenta que los pertenecientes al régimen simple de tributación no son contribuyentes del impuesto sobre la renta bajo lo dispuesto en los artículos 903 y 907 del Estatuto Tributario.

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¿Cuál es el principal cambio que genera la entrada en vigencia de la Resolución 000013 de 2021?

Desde el momento de la entrada en vigencia de esta Resolución, las personas que se encuentren obligadas a implementar la nómina electrónica, les será exigible este procedimiento.

¿La nómina electrónica trae consigo nuevos tributos?

Con la entrada en vigencia de la nómina electrónica no se deben pagar nuevos impuestos, simplemente nace la responsabilidad de generar y emitir la respectiva documentación que es de carácter informativo.

¿Las (E.S.E), (E.S.P), (U.A.E), (I.P.S), (E.I.CE) y (E.P.S) se encuentran obligadas a implementar la nómina electrónica?

Como se mencionó anteriormente, para saber si una empresa o entidad se encuentra obligada a implementar la nómina electrónica, deberá ser contribuyente del impuesto de renta, realizar pagos por conceptos de salarios y requerir descontar dichos pagos en la declaración de renta.

¿Qué sucede si por dificultades internas no se genera la nómina electrónica?

Si una empresa estando obligada a generar y enviar la nómina electrónica no lo hace, dicha transacción no podrá ser tenida en cuenta como costo y deducción en el impuesto sobre la renta y complementarios o en la declaración de IVA, según corresponda.

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