Amortización de los gastos pagados por anticipado

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Cuando una entidad realiza un pago por anticipado, por ejemplo, por un alquiler para un periodo de un año, dicha entidad no puede reconocer el pago como un gasto único en el momento de realizarse, puesto que deberá registrarse como gastos pagados por anticipados y hacer la amortización para reconocer el gasto cuando se produzca, dándole así el tratamiento contable que se hace con los activos diferidos.

Gastos pagados por anticipado y amortización

La amortización se refiere al reconocimiento o distribución del gasto a lo largo de un periodo de tiempo cuando se incurre en él, el uso de este concepto es recurrente cuando se habla de activos intangibles, en el caso de los activos intangibles, el reconocimiento del gasto se llama amortización, no depreciación.

Los gastos pagados por anticipado se refieren al pago anticipado de algo para poder utilizarlo, pero una entidad no lo ha utilizado todavía, por ejemplo, la empresa LEEGALES ha pagado un anticipo al principio del año por el uso de un espacio durante 12 meses hasta el final del año, en este caso, se trata el pago anticipado como un alquiler pagado por anticipado.

La empresa no reconocerá como un gasto completo en el momento de dicho pago, en su lugar, LEEGALES mantendrá un calendario y hará la amortización para reconocer como gasto de alquiler a lo largo del período cubierto por el pago.

Todos los tipos de gastos pagados por anticipado se registran como activos corrientes en el balance, mientras que la amortización de dichos pagos anticipados se presenta en el Estado de Resultados.

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Tipos de gastos pagados por anticipado

En la práctica, los gastos pagados por anticipado se dividen en diferentes tipos, estos incluyen el alquiler, los seguros, la publicidad y otros tipos de gastos.

Alquiler pagado por anticipado

Como se ha mencionado anteriormente, el alquiler pagado por anticipado se hace por el derecho a utilizar un lugar durante un período de tiempo prolongado, por ejemplo, el 1 de enero de 2022, la empresa LEEGALES ha pagado $50.000 por el espacio de oficinas a la empresa Alquileres, este pago es por el uso del espacio de oficinas desde el 01 de enero de 2022 hasta el final del 31 de diciembre de 2022.

Este pago anticipado de alquiler se deberá reconocer bajo las normas contables pertinentes, teniendo en cuenta que no podrá ser llevado la totalidad al gasto en un solo movimiento contable.

Seguro pagado por anticipado

Los seguros pagados por anticipado son un tipo de gastos que se suelen ver en la sección de activos corrientes del balance, se refiere al pago anticipado de las primas de seguro a la compañía de seguros para la cobertura del mismo.

Por ejemplo, la empresa LEEGALES quiere cubrir el seguro de salud de su personal, de la siguiente manera, ha pagado $15.000 por el seguro de salud el 01 de enero de 2022 para cubrir la prima del seguro de salud hasta el final del 31 de diciembre de 2022.

Por lo tanto, LEEGALES registrará este anticipo como un seguro pagado por anticipado y lo amortizará en un período de doce meses para reconocer el gasto de la prima del seguro.

Publicidad pagada por anticipado

Cuando una entidad quiere publicitar sus productos o servicios, esa entidad necesitaría pagar a la agencia de publicidad, lo cual se puede llevar a cabo de manera anticipada.

Por ejemplo, el 1 de enero de 2022, LEEGALES ha realizado un pago anticipado por el espacio publicitario en un canal de televisión por $20.000 al año hasta el 31 de diciembre de 2022.

En este sentido, LEEGALES registrará dicho pago como publicidad paga por anticipado y hará la amortización para reconocer el gasto de publicidad durante un período de doce meses hasta el 31 de diciembre de 2022.

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Asientos contables para los gastos pagados por anticipado y su posterior amortización

Después de entender las definiciones y los diferentes tipos de gastos pagados por anticipado, es posible comprender cómo contabilizar los gastos pagados por anticipado, así como la forma de registrar la amortización.

Siguiendo los tres ejemplos de los tipos de gastos pagados por anticipado anteriores, los asientos contables en el momento de realizar el pago por anticipado y reconocer los gastos de amortización son los siguientes:

Alquiler pagado por anticipado

El 01 de enero de 2022, los asientos contables son los siguientes:

Para registrar el pago del alquiler por adelantado:

 Débito  Crédito
Gastos pagados por anticipado  $       50,000
Bancos  $        5,000

Al final de cada mes, los gastos de amortización se registran de la siguiente manera:

 Débito  Crédito
Gasto de amortización – Alquiler o gasto de alquiler  $         4.167
Gastos pagados por anticipado  $        4,167

Seguro pagado por anticipado

A 01 de enero de 2022, los asientos contables son los siguientes:

 Débito  Crédito
Gastos pagados por anticipado  $       12,000
Bancos  $      12,000

Al final de cada mes, LEEGALES registrará la amortización del seguro de la siguiente manera:

 Débito  Crédito
Gasto de amortización – Seguro o Gasto de seguro  $          1,000
Gastos pagados por anticipado  $        1,000

Publicidad pagada por anticipado

El 01 de enero de 2022, los asientos contables son los siguientes:

 Débito  Crédito
Gastos pagados por anticipado  $       15,000
Bancos  $      15,000

Al final de cada mes, los asientos para reconocer el gasto de publicidad son los siguientes:

 Débito  Crédito
Gastos de amortización – Gastos de publicidad o propaganda  $          1,250
Gastos pagados por anticipado  $        1,250

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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