La auditoría administrativa puede definirse como el examen, el análisis y la evaluación sistemáticos y desapasionados del rendimiento general de la gestión, tiene en cuenta los factores financieros y no financieros, incluido el entorno económico, su efecto en la administración y los objetivos de la organización empresarial.
Es esencialmente un procedimiento o una forma de evaluación de la actuación total de la dirección mediante un examen objetivo y exhaustivo de la estructura de la organización, sus componentes, como el departamento, sus planes y políticas, los métodos de proceso o funcionamiento y los controles, y el uso que hace de las instalaciones físicas y los recursos humanos.
De este modo, la auditoría administrativa significa una evaluación crítica de la gestión de la empresa desde el punto de vista más amplio posible, el objetivo de esta auditoría es, por tanto, la evaluación con un análisis adecuado para mejorar la contribución al desarrollo empresarial, lo cual incluye:
- Examen de la estructura de la organización en su totalidad o en parte.
- Comprobación de las operaciones de administración y su eficacia.
- Valoración crítica de las actividades de los directivos de la administración.
- El examen debe ser realizado de forma independiente por expertos.
- Evaluación del funcionamiento del consejo de administración.
- Análisis de los objetivos, planes, políticas y actividades de la dirección.
- Identificación de los puntos débiles de la administración y sugerencia de medidas adecuadas para su rectificación.
- Hacer que la dirección afronte cualquier problema con eficacia en el futuro.
Objetivos de la auditoría administrativa
Los objetivos básicos de la auditoría administrativa son los siguientes:
- Identificar el nivel de obtención de los principales objetivos de la organización.
- Identificar los defectos o irregularidades de los administradores.
- Asegurar que la dirección va a conseguir los objetivos.
- Ayudar a la dirección a realizar una administración eficiente de las operaciones.
- Ayudar a los directivos en el desempeño eficaz de sus responsabilidades.
- Sugerir a la dirección los medios disponibles para alcanzar los objetivos.
- Mejorar la rentabilidad de la organización.
- Obtener o utilizar la plena eficacia de la administración.
- Ayudar a los directivos en el desempeño eficaz de sus funciones.
Alcance de la auditoría administrativa
Básicamente la auditoría administrativa tiene su alcance plasmado en dos aspectos:
1. Estudiar la organización
Renovar la estructura formal de la organización, las relaciones personales, las políticas, los procedimientos, los sistemas y flujos de información y los centros de decisión para determinar lo que la dirección ha establecido como disposiciones óptimas para dirigir una entidad.
2. Búsqueda de problemas
Descubrir una mala estructuración organizativa y asignación de responsabilidades, fallos en las operaciones, la programación y el flujo de trabajo, una comunicación, evaluación y medición inadecuadas e ineficaces, y la revelación de resultados que están muy por debajo de las normas establecidas.
Dado que el concepto de auditoría administrativa requiere la valoración y evaluación de la totalidad de los procesos de organización o administración y examina en profundidad el funcionamiento del sistema y su rendimiento, su alcance es sinónimo de las áreas de valoración mencionadas a continuación:
- Estructura empresarial: La valoración se realiza a través de la comprobación de medidas como el flujo de información, el ámbito de supervisión, las relaciones de autoridad y la centralización y descentralización de la autoridad.
- Relacionado con los accionistas: La evaluación se realiza principalmente sobre tres criterios básicos: Minimización del riesgo para la inversión, rendimiento razonable de la inversión, y revalorización razonable del capital durante un periodo de tiempo.
- Investigación y desarrollo: La medida en que estas actividades llevadas a cabo en el pasado tuvieron éxito en el progreso pasado de la empresa y contribuyeron al desarrollo futuro.
- Políticas fiscales y financieras: La evolución del sistema de administración del capital, la política de dividendos, la política y los controles fiscales y su aplicación en los distintos ámbitos de la actividad empresarial.
- Eficiencia productiva: La evaluación de los subsistemas de administración relativos a los materiales, la mano de obra, el control de residuos, la maquinaria, la política de producción y los logros en términos de cantidad y calidad.
- Políticas de ventas: La medición y evaluación de los criterios, tales como: Desarrollo del personal de ventas, y políticas de venta actuales para alcanzar un mayor potencial de ventas.
- Evaluación de los administradores: La evaluación de las cualidades del personal como elementos para los líderes empresariales, por ejemplo, la capacidad, la industria y la integridad.
Procedimiento de la auditoría administrativa
La auditoría administrativa no es diferente a los demás tipos de auditoría en cuanto a su desarrollo, por lo cual se disponen las siguientes etapas dentro del proceso:
Objetivos de la implementación de la auditoría administrativa
En primer lugar, los objetivos para introducir el sistema de auditoría administrativa son determinados por los directores, al mismo tiempo, se nombra al auditor administrativo.
Recolección de datos
Tras el nombramiento del auditor, comienza el trabajo de investigación, en el transcurso de la investigación, inspecciona el registro, entrevista a los directivos y examina las políticas de la empresa, la estructura organizativa, la motivación y los sistemas de comunicación, además, evalúa la calidad de las decisiones administrativas tomadas durante un periodo determinado.
Evaluación crítica
Una vez recopilados todos los datos necesarios, los analiza y trata de averiguar qué actividades fueron innecesarias y qué decisiones resultaron inapropiadas y por qué.
Dictamen y sugerencias de mejora
El trabajo de un auditor administrador no es solo señalar los puntos débiles, sino también hacer sugerencias para mejorar, de este modo, al final envía su informe o dictamen en el que plasma todos los hallazgos.
Informe de la auditoría administrativa
El auditor debe realizar una evaluación correcta del funcionamiento de la organización, para ello, debe preparar un informe que contenga los resultados y las conclusiones de la auditoría administrativa, debe presentar su informe de forma clara y sin enigmas.
Las afirmaciones incluidas en el informe deben ser correctas, la exactitud de las declaraciones se basa en la información recibida por el auditor durante su trabajo de auditoría, no debe dudar en criticar a la dirección si es el caso.
El auditor debe expresar su opinión sobre la relación existente entre la dirección y el personal, por lo general, en el informe deben tratarse los siguientes asuntos:
- Expresar la opinión sobre el rendimiento de la empresa.
- Comparación del rendimiento real con los estándares fijados por él o por la dirección.
- Evaluación de costos y gastos.
- Expresar su opinión sobre la utilización de las instalaciones y la maquinaria.
- Recomendaciones de mejora.
- Resultados y conclusión.
Actividades que debe realizar el auditor
En la auditoría administrativa el encargado deberá llevar cabo como mínimo las siguientes actividades:
- Exploración del entorno externo
- Escaneo de la visión, misión, objetivos, filosofía, políticas, metas y estrategias de la empresa
- Evaluar las referencias del sector en términos de objetivos, estrategias, estructura organizativa, rentabilidad, productividad, etc.
- Evaluar el entorno interno de la empresa en términos de puntos de referencia
- Evaluar a los principales directivos, sus capacidades, estilos y rendimiento
- Evaluar los estilos y enfoques de gestión actuales en otras empresas también
- Evaluar las potencialidades de los directivos y su capacidad creativa
- Evaluar la libertad y la autonomía que se proporciona a los empleados para aprovechar sus talentos
- Evaluar el grado de implicación de los directivos en la elaboración y ejecución de las políticas.
