Guía práctica para la auditoría de gastos

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En distintas ocasiones es necesario realizar una auditoría de gastos mediante la comprobación de varias afirmaciones, como el corte, la integridad, la exactitud y la ocurrencia, los auditores deben evaluar los gastos de la empresa para asegurarse de que son necesarios y se ajustan a las políticas internas.

El auditor tendrá que obtener pruebas de auditoría suficientes y adecuadas, el procedimiento variará según el cliente en función de la naturaleza de la empresa, además, los auditores diseñarán los procedimientos de auditoría en función del nivel de riesgo que contengan las transacciones previstas.

Objetivo de la auditoría de gastos

El objetivo de la auditoría de gastos es determinar la eficiencia del control interno, comprobar la razonabilidad de los gastos, garantizar la exactitud y la documentación adecuada, en la auditoría de gastos es necesario prestar más atención a la afirmación de integridad, ya que la falta de integridad conducirá a la infravaloración de los gastos, lo que dará lugar a la sobrevaloración de los beneficios, además, los gastos suelen ser uno los rubros donde se presenta más fraude.

Procedimientos clave de auditoría para los gastos

Para comprender fácilmente cada tipo de procedimiento de auditoría, se agruparán todos los procedimientos en categorías según las afirmaciones pertinentes, como se indica a continuación:

Tenga en cuenta que un procedimiento puede garantizar una o más afirmaciones de auditoría, por lo tanto, es probable que se vea el mismo procedimiento de auditoría para cada grupo de afirmaciones en esta sección.

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Tipos de orocedimientos de auditoría

Ocurrencia

En esta afirmación, el auditor realiza los procedimientos de auditoría para asegurar y confirmar la ocurrencia de los gastos, a continuación, se presentan los procedimientos de auditoría que los auditores pueden llevar a cabo para garantizar esta afirmación.

  • El auditor debe comprobar la razonabilidad de los gastos para asegurarse de que son necesarios.
  • Debe comprobar la realización de los gastos seleccionando una muestra de las transacciones registradas y rastreándolas hasta la factura del proveedor para asegurarse de que el gasto se registró cuando se recibieron las mercancías.
  • Para la muestra seleccionada de comprobantes, el auditor realizará la inspección de los documentos soportes para asegurarse de que existe una autorización adecuada de las órdenes de compra.
  • En el caso de las remuneraciones o nóminas, el auditor comparará las nóminas o remuneraciones individuales con los registros de personal, incluido el contrato de trabajo, además, en caso de que haya trabajos a tiempo parcial o por horas, el auditor deberá comprobar el registro de horas trabajadas.
  • El auditor llevará a cabo una reunión física o una entrevista con los empleados seleccionados para confirmar la existencia de empleados en la nómina.
  • En cuanto a la sección de prestaciones, el auditor deberá comparar dichas prestaciones en la nómina con la correspondencia o los documentos soportes.

Integridad

En el marco de esta afirmación, el auditor como mínimo deberá realizar los siguientes procedimientos:

  • El primer paso es que los auditores evalúen en qué medida los gastos pagados siguen los controles internos, las empresas tienen muchos tipos de controles internos y contratos escritos para los gastos que los auditores deben comprobar para asegurarse de que no hay ningún mal uso del proceso de pago de los gastos.
  • Los auditores deberán volver a realizar el reparto de los registros de nóminas para garantizar la exactitud y la integridad de dichos gastos.
  • También deberán comparar el sueldo o salario neto de la nómina con el libro de caja o el extracto bancario.
  • Los auditores realizarán el procedimiento analítico sobre las nóminas, esto se hace comparando con las cifras de las cuentas o los estados financieros para evaluar la razonabilidad de dicha nómina.

Clasificación

El auditor realiza los procedimientos de auditoría para garantizar y confirmar la clasificación de los gastos, por lo cual, se debe tener en cuenta que los auditores deben comprobar que la clasificación de los gastos es correcta en los registros contables.

Es muy común que se produzcan errores de clasificación porque muchas organizaciones clasifican los gastos de funcionamiento como otros gastos, por lo tanto, los auditores deben asegurarse de que no se comete ningún error de este tipo, ya que afectará a la fiabilidad general de los estados financieros.

Corte de cuentas

Dentro de los procedimientos a seguir, el auditor tiene la responsabilidad de inspeccionar el corte de las cuentas de gastos, lo cual se podrá realizar de la siguiente manera:

  • Es necesario comprobar que los gastos se registran en el momento oportuno para garantizar que se han producido en el año en curso, porque un amplio desfase temporal dificultará la razonabilidad de los gastos.
  • Es necesario que el auditor realice una prueba de cierre de los gastos para comprobar que se han registrado en el período contable correcto, ya que la afirmación de cierre conlleva un riesgo similar al de la afirmación de integridad, porque la dirección puede tener la intención de retrasar los gastos al período siguiente para mejorar la cifra de beneficios.

Exactitud

Dentro del procedimiento de auditoría de gastos, el profesional deberá garantizar la exactitud de los mismos, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:

  • El auditor seleccionará una muestra de facturas de gastos para comprobar la exactitud y la correcta documentación, posteriormente, comprobará los documentos de origen, como contratos, facturas y firmas, comparará los documentos con los importes pagados para encontrar cualquier error o discrepancia.
  • En el caso de las nóminas, el auditor deberá volver a realizar el cálculo y prestar atención a cualquier deducción o adición de la nómina, además, en el caso de la deducción o adición, el auditor confirmará la validez de dicha deducción o adición mediante la concordancia con los documentos soportes correspondientes.

Guía práctica para la auditoría de gastos 2 🔗 Artículo recomendado

Párrafo de énfasis en el informe

Otros procedimientos de auditoría

  • En el caso de la muestra seleccionada de facturas de compra, el auditor inspeccionará dichos documentos y comparará el importe con el que se ha contabilizado en el libro mayor para asegurarse de que el importe se ha registrado correctamente.
  • Otro procedimiento consiste en comprobar si el proveedor existe realmente, un factor importante es que las empresas pueden sobrestimar los gastos para reducir los beneficios a efectos fiscales.
  • El auditor preguntará a la dirección si hay alguna reclamación u obligación no liquidada que surja antes del final del año, en caso de que se produzcan, se deberá sugerir una provisión en los estados financieros.
  • Obtener el listado de pagos anticipados, posteriormente, realizar el cálculo para obtener pruebas razonables de que los ingresos o gastos derivados de dichos devengos y pagos anticipados no están sobrevalorados o infravalorados.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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