Auditoría forense: Cómo se debe llevar a cabo

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La auditoría forense abarca una amplia cantidad de actividades, cuya terminología no está estrictamente definida en las directrices normativas, en general, el término auditoría forense se utiliza para describir la amplia gama de trabajos de investigación que se puede pedir a los contadores en la práctica, el trabajo normalmente implica una investigación de los asuntos financieros de una entidad y a menudo se asocia con las investigaciones de presuntas actividades fraudulentas.

La auditoría forense se refiere a todo el proceso de investigación de un asunto financiero, incluyendo la posibilidad de actuar como testigo experto si el fraude llega a juicio, aunque este artículo se centra en las investigaciones sobre presuntos fraudes, es importante ser consciente de que se puede a los auditores forenses que examinen situaciones no fraudulentas, como la resolución de disputas monetarias en relación con el cierre de una empresa.

Procedimiento de la auditoría forense

El proceso de la auditoría forense, como se mencionó inicialmente, incluye un arduo proceso de investigación, que se refiere a los pasos prácticos que el auditor forense lleva a cabo para reunir pruebas relevantes para la supuesta actividad fraudulenta.

Es probable que la investigación sea similar en muchos aspectos a una auditoría financiera, en el sentido de que incluirá una fase de planificación, un período de recopilación de pruebas, un proceso de revisión y un informe para el cliente.

El objetivo de la investigación, en el caso de un presunto fraude, sería descubrir si realmente se ha producido un fraude, identificar a los implicados, cuantificar el importe monetario del fraude y, en última instancia, presentar las conclusiones al cliente y en determinado caso a la justicia.

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Objetivos de la auditoría forense

Las técnicas de auditoría forense se utilizan para identificar y reunir pruebas que demuestren, por ejemplo, por cuánto tiempo se ha llevado a cabo el fraude, cómo lo han realizado y ocultado los autores, también se pueden reunir pruebas para respaldar otros asuntos que serían relevantes en caso de juicio, estos asuntos podrían incluir:

  • El motivo y la oportunidad del sospechoso para cometer el fraude.
  • Si el fraude implicó la participación entre varios sospechosos.
  • Cualquier prueba física en el lugar del delito o contenida en documentos
  • Los comentarios realizados por el sospechoso durante los interrogatorios y/o en el momento de la detención
  • Los intentos de destruir pruebas.

Tipos de investigación en la auditoría forense

Al auditor forense se le puede pedir que investigue distintos tipos diferentes de fraude, de este modo, resulta útil clasificar estos tipos en tres grupos para ofrecer una visión general de la amplia gama de investigaciones que podrían llevarse a cabo, las tres categorías de fraudes son la corrupción, la malversación de activos y el fraude en los estados financieros.

Corrupción

Existen tres tipos de fraude por corrupción: Conflictos de intereses, soborno y extorsión. Las investigaciones muestran que la corrupción está implicada en alrededor de un tercio de todos los fraudes.

  • En un fraude por conflicto de intereses, el defraudador ejerce su influencia para conseguir un beneficio personal que afecta negativamente a la empresa, puede que el defraudador no se beneficie económicamente, sino que reciba un beneficio personal no revelado como resultado de la situación.
  • El soborno se produce cuando se ofrece dinero u otra cosa de valor para influir en una situación.
  • La extorsión es lo contrario del soborno, y ocurre cuando se exige dinero en lugar de ofrecerse para asegurar un resultado concreto.

Apropiación indebida de activos

Los fraudes más comunes son, con mucho, los que implican la apropiación indebida de activos, y hay muchos tipos diferentes de fraude que entran en esta categoría, la característica común es el robo de dinero en efectivo u otros activos de la empresa, por ejemplo:

  • Robo de dinero en efectivo: El robo de dinero físico, por ejemplo, de la caja menor.
  • Desembolsos fraudulentos: Fondos de la empresa utilizados para realizar pagos fraudulentos, algunos ejemplos comunes son los esquemas de facturación, en los que se realizan pagos a un proveedor ficticio, y los esquemas de nóminas, en los que se realizan pagos a empleados ficticios, lo que también puede suceder con proveedores y la compra de insumos.
  • Fraude de inventario: robo de inventario de la empresa.
  • Uso indebido de activos: los empleados utilizan los activos de la empresa para su propio interés personal.

Fraude en los estados financieros

También se conoce como información financiera fraudulenta, y es un tipo de fraude que provoca un error material en los estados financieros, puede incluir la falsificación deliberada de los registros contables, la omisión de transacciones, saldos o revelaciones en los estados financieros, o la aplicación incorrecta de las normas de información financiera.

A menudo se lleva a cabo con la intención de presentar los estados financieros con una omisión en particular, por ejemplo, ocultando pasivos para mejorar cualquier análisis de liquidez y apalancamiento.

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La puesta en marcha de la auditoría forense

El proceso de realización de una auditoría forense es básicamente el mismo que con cualquier otro tipo de auditoría, presentándose una fase de planificación, recopilación de pruebas y presentación del informe.

Aceptación del encargo de auditoría

El auditor forense debe considerar en primer lugar si su equipo tiene las competencias y la experiencia necesarias para aceptar el encargo de auditoría forense, esta auditoría es de naturaleza especializada, y el trabajo  requiere un conocimiento detallado de las técnicas de investigación del fraude y del marco legal,  los auditores también deben haber recibido formación en técnicas de entrevista e interrogación, y en cómo mantener la custodia segura de las pruebas recolectadas.

Planificación de la investigación

El equipo de auditoría debe considerar cuidadosamente lo que se le ha pedido que consiga y planificar su trabajo en consecuencia, los objetivos de la investigación incluirán:

  • Identificar el tipo de fraude que ha estado operando, durante cuánto tiempo lo ha hecho y cómo se ha ocultado.
  • Identificar a los defraudadores implicados.
  • Cuantificar la pérdida financiera sufrida por el cliente.
  • Recopilar las pruebas que se utilizarán en los procedimientos judiciales.
  • Asesorar para evitar que se repita el fraude.

Los investigadores también deben considerar la mejor manera de reunir pruebas.

Recopilación de pruebas

Para reunir pruebas detalladas, el investigador debe comprender el tipo específico de fraude que se ha llevado a cabo y cómo se ha cometido, las pruebas deben ser suficientes para demostrar, en última instancia, la identidad del defraudador o defraudadores, la mecánica del plan de fraude y el valor de las pérdidas financieras sufridas.

Es importante que el equipo de auditoría sea hábil en la recolección de pruebas que puedan utilizarse en un juicio, y en mantener una cadena de custodia clara hasta que las pruebas se presenten ante el tribunal.

Si alguna prueba no es concluyente o hay lagunas en la cadena de custodia, las pruebas pueden ser impugnadas en el tribunal, o incluso llegar a ser inadmisibles, los auditores deben estar atentos a la falsificación, deterioro o destrucción de documentos por parte de los sospechosos.

Las pruebas pueden obtenerse mediante diversas técnicas como, por ejemplo:

  • Comprobación de los controles para reunir pruebas que identifiquen los puntos débiles que permitieron perpetrar el fraude.
  • Utilizar procedimientos analíticos para comparar las tendencias a lo largo del tiempo o para establecer comparaciones entre diferentes segmentos de la empresa.
  • Aplicación de técnicas de auditoría asistida por ordenador, por ejemplo, para identificar el momento y la ubicación de los detalles relevantes que se modifican en el sistema.
  • Discusiones y entrevistas con los empleados.
  • Técnicas sustantivas, como conciliaciones, recuentos de efectivo y revisión de la documentación.

El objetivo último del equipo de auditoría forense es  obtener una confesión del defraudador,  si es que realmente se produjo un fraude, por esta razón, es probable que los investigadores eviten enfrentarse deliberadamente al presunto defraudador o a los presuntos defraudadores hasta que hayan reunido pruebas suficientes para obtener una confesión, la entrevista con el sospechoso es una parte crucial de las pruebas reunidas durante la investigación.

Informe de auditoría forense

El cliente esperará un informe que contenga los resultados de la investigación, incluido un resumen de las pruebas y una conclusión sobre el valor de las pérdidas sufridas como consecuencia del fraude.

En el informe también se explicará cómo el defraudador ha elaborado el plan de fraude y qué controles, si es que hay alguno, se han eludido, también es probable que el equipo de investigación recomiende mejoras en los controles de la organización para evitar que se produzcan fraudes similares en el futuro.

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Procedimientos judiciales

Es probable que la investigación conduzca a un proceso judicial contra el sospechoso, y los miembros del equipo de investigación probablemente participarán en cualquier caso judicial resultante, las pruebas reunidas durante la investigación se presentarán ante el tribunal, y los miembros del equipo pueden ser llamados a comparecer para describir las pruebas que han reunido y explicar cómo se identificó al sospechoso.

Es imprescindible que los miembros del equipo de auditoría llamados al tribunal  puedan presentar sus pruebas de forma clara y profesional,  ya que es posible que tengan que simplificar aspectos contables complejos para que las personas que no conozcan del tema que participen en el caso judicial puedan entender las pruebas y sus implicaciones.

Consideraciones finales sobre la auditoría forense

En resumen, una auditoría forense es labor muy especializada, que requiere miembros del equipo altamente cualificados que tengan experiencia no sólo en técnicas de contabilidad y auditoría, sino también en el marco legal pertinente.

Existen numerosos tipos de fraude que un auditor forense puede investigar, es probable que la investigación desemboque en un proceso judicial contra uno o varios sospechosos, y los miembros del equipo de investigación deben sentirse cómodos al comparecer ante un tribunal para explicar cómo se ha llevado a cabo la investigación y cómo se han reunido las pruebas, por lo tanto, los auditores forenses deben recibir una formación especializada en este tipo de asuntos para garantizar que su credibilidad y profesionalidad no se vean afectadas durante el proceso judicial.

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