Los múltiples registros en varias cuentas conforman un libro de contabilidad, tomar todos los saldos del libro mayor y presentarlos en una sola hoja de trabajo a una fecha determinada es el balance de comprobación, para comprender mejor el tema es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos:
- Partida doble: El registro de dos entradas para una sola transacción por un mismo monto, pero de naturaleza opuesta.
- Diario: Todas las transacciones registradas en el sistema de partida doble de la contabilidad.
- Libro Mayor: Resumen de todos los diarios de naturaleza similar.
Por ejemplo, se compra un artículo por 1.000 a crédito, ahora se recibe el artículo y se tiene que pagar el dinero, así que esta transacción tiene dos actividades.
- Comprar el artículo.
- Recibir el crédito del vendedor.
En el lenguaje contable, el registro de esta transacción mediante la segregación en dos actividades es un sistema de contabilidad de partida doble.
Concepto de balance de prueba
Básicamente las transacciones que realice la empresa deben pasar por distintas etapas, entre las que se encontraría:
- El registro de las transacciones es un asiento en el diario.
- Resumirlas y clasificarlas son libros de contabilidad.
- Crear una hoja de trabajo y clasificar los libros mayores es un balance de comprobación.
Un balance de comprobación es una hoja en la que se registran todos los saldos de los libros contables clasificados en el débito y el crédito, un balance de comprobación tendrá el nombre del libro mayor y los saldos, se prepara en una fecha determinada que puede ser el final del año.
Ventajas del balance de comprobación
Al hacer uso de esta herramienta se adquieren las siguientes ventajas:
Precisión aritmética
Dada la naturaleza del sistema de partida doble, cada transacción dará lugar a dos entradas de naturaleza igual y opuesta, por lo tanto, en cualquier momento, todos los totales del libro de débito coincidirán con los totales del libro de crédito.
Dado que el balance de comprobación enumera todas las cuentas en una fecha determinada, el total de débito de un balance de comprobación debe coincidir con el total de crédito, por lo tanto, un balance de comprobación es un indicador de la exactitud aritmética de los libros de cuentas.
Con los programas informáticos que se utilizan para la contabilidad, la ventaja anterior del balance no es muy relevante, los sistemas contables no permiten la contabilización de asientos si hay una diferencia en el débito y en el crédito, por lo que no dejan margen de error.
Examen rápido de las cuentas
El balance de comprobación es una hoja de resumen en la que se enumeran todos los libros y saldos, por lo tanto, proporciona un examen rápido de las transacciones contables de una organización.
Requisito previo para la preparación de los estados financieros
Una organización necesita conocer las utilidades o pérdidas y la situación financiera al final del año, por lo tanto, para preparar los estados financieros, el balance de comprobación es un requisito previo, todas las partes interesadas también necesitan esta información, es el primer paso para el cierre de las cuentas de un período determinado.
Usos del Balance de Comprobación
El balance de comprobación puede tener distintos usos dependiendo del sector, la empresa o la persona que lo elabore, pero se pueden destacar los siguientes:
Facilidad para contabilizar los ajustes
Un balance de comprobación ofrece una gran comodidad en cuanto a la exactitud y, por lo tanto, los ajustes posteriores al balance pueden verse afectados.
Ayuda en la auditoría
El balance de comprobación ofrece una lista de todos los libros de contabilidad con saldos. A efectos de auditoría, se analiza el balance de comprobación, por ejemplo, si la naturaleza de una cuenta es débito, pero tiene un saldo crédito, se examinará todo el libro de contabilidad, por lo tanto, el balance de comprobación también es una herramienta importante para los auditores.
Define la credibilidad
Los bancos y las demás entidades financieras también utilizan el balance de comprobación para conocer la capacidad de endeudamiento de la empresa y su credibilidad.
A pesar de las numerosas ventajas de un balance de comprobación, es imprescindible comprender que no garantiza que los errores sean nulos, además, si algunas transacciones no se han registrado, no habrá ningún impacto en los libros de contabilidad y, por lo tanto, el balance de comprobación presentará una imagen errónea.
Con los programas contables, hoy en día se han automatizado muchos procesos, incluye los códigos de los libros mayores, los nombres de las cuentas, el tipo de cuenta, el saldo del período actual y el saldo de períodos anteriores.
Teniendo en cuenta todos los pros y los contras, está claro que la preparación del balance de comprobación tiene muchas ventajas y, por lo tanto, su preparación es obligatoria para el cierre de las cuentas al final del periodo, incluso hoy en día, el balance de comprobación constituye una excelente base para la preparación de los estados financieros y el análisis de la empresa.
