¿Cómo se hace un Balance General o Estado de Situación financiera?

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El balance general o el estado de situación financiera, es un estado financiero que demuestra cuanto debe la empresa y cuanto tiene, en un periodo determinado.

El balance general es un informe indispensable para el análisis financiero y la toma de decisiones, con esta herramienta la empresa puede saber si se deben cambiar algunas políticas internas para mejorar.

Por ejemplo, el gerente de una empresa puede evidenciar sí las cuentas por pagar son mayores a las cuentas por cobrar, lo cual puede estar afectando drásticamente la liquidez de la empresa y por ende se deben tomar medidas ante tal situación.

Componentes del balance general o estado de situación financiera

balance general

El balance general está conformado por las tres primeras cuentas del PUC; activo, pasivo y patrimonio, es por esta razón es que a este grupo de cuentas se les conoce como cuentas de balance.

Al momento de realizar el balance general solo se necesitan estas tres cuentas con sus respectivas subcuentas totalizadas.

Activos

Los activos son todos los bienes tangibles o intangibles que tiene la empresa, en otras palabras, todo lo que represente dinero para la empresa es un activo.

Los activos a su vez se dividen en:

1. Activos corrientes

Los activos corrientes son los que se pueden convertir fácilmente en dinero o que simplemente ya lo son.

  •  Caja:  Es el dinero en efectivo con el que cuenta la empresa.
  •  Bancos:  Es el dinero que posee la empresa consignado en una entidad bancaria.
  •  Cuentas por cobrar:  Son todos los valores que deben a la empresa otros terceros, estos pueden ser clientes, socios o empleados, las cuentas por pagar pueden estar soportadas por un pagaré, un cheque, entre otros.
  •  Inventarios:  Cuando se habla de inventarios hay que tener en cuenta el tipo de empresa, puesto que las empresas industriales manejan 3 tipos distintos de inventarios, mientras que las empresas comerciales, al no fabricar, compran inventarios denominados mercancía para la venta.
  •  Inventarios de materia prima:  Son los materiales que se adquieren para fabricar un producto.
  •  Inventario de productos en proceso:  Es el costo que tienen los inventarios cuando se encuentran en proceso de fabricación, esto incluye el material utilizado, la mano de obra y otros costos que se le puedan atribuir a cada unidad en proceso.
  •  Inventario de productos terminados:  Son los inventarios que ya están listos para ser vendidos.

2. Activos fijos

Los activos fijos son los activos que se usan para producir o ejecutar las actividades de la empresa, por ende, no están destinados para la venta, estos son conformados por:

  • Maquinaria y Equipo.
  • Vehículos.
  • Muebles y Enseres.
  • Construcciones.
  • Terrenos.

El valor de estos activos se determina por el precio de compra menos su deterioro, es deterior se calcula con base a un concepto contable denominado depreciación.

Estos activos poseen un manejo especial en distintos aspectos, como en su venta, en su compra y a nivel tributario.

3. Otros activos

En esta categoría del balance general, se incluye todo lo que no es un activo fijo y tampoco es un activo corriente.

Pasivos

Los pasivos son las deudas que tiene la empresa con terceros, pueden ser socios, proveedores, etc.

Los pasivos al igual que los activos, se dividen en tres categorías distintas:

1. Pasivos corrientes

Los pasivos corrientes, son las deudas que tiene la empresa y que deben ser pagadas en un periodo inferior a un año.

  •  Sobregiros:  El valor de los sobregiros bancarios al momento de realizar el balance general.
  •  Obligaciones financieras:  Valor del capital y los intereses causados de las deudas que se tienen con entidades financieras, al momento de elaborar el balance general.
  •  Cuentas por pagar a proveedores:  Son los valores que debe a la empresa a sus proveedores.
  •  Anticipos:  Valores que recibe la empresa por anticipado por parte de un cliente.
  •  Cuentas por pagar:  En este se incluyen las deudas que tiene la empresa con otras empresas o personas, diferentes a sus proveedores.
  •  Cesantías consolidadas y prestaciones:  Es el valor que debe la empresa a sus trabajadores por concepto de prestaciones sociales, es de saber que la empresa mensualmente debe calcular el valor que le debe pagar a cada empleado por este concepto, a este proceso se le conoce como “Provisión”.
  •  Impuestos por pagar:  Son los impuestos que después de liquidados se crea una cuenta por pagar.

2. Pasivos a largo plazo

Son las deudas que tiene la empresa con un plazo mayor a un año.

3. Otros pasivos

Dentro de esta categoría se incluyen los pasivos que no hacen parte de los pasivos corrientes ni de los pasivos a largo plazo.

Patrimonio

El patrimonio son los fondos propios de la empresa, se puede decir que son los activos menos los pasivos, lo cual daría como resultado lo que realmente tiene la empresa al momento de elaborar el balance general.

El patrimonio se conforma por:

  •  Capital:  Son los aportes que realizaron los socios para iniciar la empresa.
  •  Utilidades retenidas:  Son las utilidades que la empresa invierte nuevamente.
  •  Utilidades del periodo anterior:  Son las utilidades del ejercicio o periodo anterior.
  •  Reserva legal:  Es una cantidad de dinero que por ley se debe reservar de las utilidades de la empresa.

Aspectos importantes para la elaboración de un balance general

Existen algunos aspectos indispensables bajo la norma colombiana que no se pueden pasar por alto, cuando se trata de elaborar un balance general o un estado de situación financiera, son aspectos que le brindan formalidad y validez frente a distintos terceros interesados en conocer el balance de una empresa, estos aspectos son:

  • El balance general dentro de su estructura debe contener el nombre de la empresa, estar denominado como balance general y las fechas que abarca el estado financiero.
  • Las firmas de los responsables de elaborar y aprobar el balance general.
  • Para que en el balance se presente información veraz, el periodo contable debió terminar y todos los registros deben estar correctamente contabilizados.
  • El balance debe presentarse de manera comparativa con respecto al periodo anterior, por ejemplo, si es un balance de enero a diciembre de 2020, también debe incluirse los valores del balance enero a diciembre del 2019.

Errores comunes en la elaboración del balance general

Uno de los errores más frecuente que ocurren en la elaboración del balance general por parte de los principiantes es la contabilización de las utilidades del periodo.

Antes de iniciar con la elaboración del balance es indispensable realizar el estado de resultados, puesto que de este último se obtendrá el valor de la utilidad o la pérdida del periodo, lo cual debe ser contabilizado en la respectiva cuenta del patrimonio.

También se puede verificar por medio de la ecuación patrimonial si los activos, pasivos y patrimonios corresponden.

Ejemplo y Estructura del balance general

Con el siguiente ejemplo podrá observar cómo se debe elaborar un balance general, tenga en cuenta que dependiendo de la empresa las cuentas pueden variar, por ejemplo, puede que una empresa no tenga intangibles o si es una empresa de servicios no debería tener inventarios.

Nombre de la empresa

NIT:

Balance general

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2020

20192020
Activo
Activo Corriente
Caja $       300,000.00 $       850,000.00
Bancos $    1,000,000.00 $    1,200,000.00
Cuentas por cobrar $       400,000.00 $       900,000.00
Inventarios $    4,000,000.00 $    6,800,000.00
Total Activo corriente $    5,700,000.00 $    9,750,000.00
Activos Fijos
Maquinaria y equipo $  15,000,000.00 $  14,500,000.00
Muebles y enceres $    2,000,000.00 $    1,800,000.00
Total Activos Fijos $ 17,000,000.00 $ 16,300,000.00
Otros Activos  $                        –   $                        –  
Total Activo $ 22,700,000.00 $ 26,050,000.00
Pasivo
Pasivo corriente
Obligaciones financieras $       700,000.00 $       350,000.00
Cuentas por pagar $       350,000.00 $                        –
Total Pasivo Corriente $    1,050,000.00 $       350,000.00
Pasivos a largo plazo
Cuentas por pagar $    8,000,000.00 $    7,050,000.00
Total Pasivo a Largo Plazo $    8,000,000.00 $    7,050,000.00
Total Pasivo $    9,050,000.00 $    7,400,000.00
Patrimonio
Capital $  13,650,000.00 $  18,650,000.00
Total patrimonio $ 13,650,000.00 $ 18,650,000.00
Total Activo – Pasivo $ 13,650,000.00 $ 18,650,000.00
Firma contadorFirma representante legal

 

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