Cómo calcular la productividad de una empresa

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La productividad es una relación entre lo que se ha producido y los recursos empleados para conseguirlo, mide la eficacia de la producción en su empresa, podría decirse que cuanto más se produzca con menos recursos, mayor será la productividad, pero se debe considerar la calidad.

Producir bienes u ofrecer servicios en grandes cantidades con poco personal y escasos insumos no significa necesariamente una alta productividad.

Es necesario hacer un balance entre la cantidad y la calidad deseada, tanto de lo que se produce como de lo que se utiliza en la producción, para definir adecuadamente cómo calcular el índice de productividad correcto para una empresa.

Cómo calcular la productividad y la eficiencia de una empresa

El primer paso es definir el diferencial de la empresa, el beneficio que se ofrece a los clientes y que les hace elegir los productos y servicios frente a los de la competencia, es este diferencial el que añade valor al producto.

La parte más importante es saber cómo calcular el índice de productividad que muestra esta parte del proceso, no es que no se deba medir otros pasos del proceso, pero este es el más importante.

La productividad será  la relación entre una entrega y un recurso utilizado para lograr esa entrega,  por lo tanto, es necesario definir estos elementos adecuadamente para saber cómo calcular la productividad y la eficiencia para ese caso específico, creando una relación representativa para el negocio.

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Índice de productividad

Para determinar la productividad se deberá tomar en cuenta un índice el cual evalúa la cantidad entregada y los recursos gastados, por ejemplo, en el caso de querer medir la productividad del equipo de servicio al cliente, se tienen en cuenta las siguientes variables:

  • Entrega: número de clientes atendidos en un mes.
  • Recurso: número de empleados que trabajan ese mes.

La fórmula para este caso es:

  • Índice de productividad 1 = Número de clientes atendidos / Número de empleados.

Este es un índice que mide la eficiencia en el servicio a los clientes, pero este no es un índice que se deba tomar como definitivo, puesto que podría no brinda una información concisa según el caso, no es que índice deba dejarse de lado, pero hay formas de calcular la productividad de una manera más útil para analizar el rendimiento del equipo en relación con algo que añade más valor en el proceso de la empresa y que es valorado por el cliente.

Medir la productividad con distintos índices

Aunque se entienda la productividad como entrega/recursos, también se pueden valorar distintas situaciones o áreas, teniendo en cuenta el ejemplo anteriormente planteado se puede presentar lo siguiente:

  • Índice de productividad 2 = Número de clientes atendidos / Horas trabajadas en el periodo.

En este caso, podría ser útil imponer un límite mínimo, por debajo del cual se está dejando de lado la calidad de la atención en favor de la rapidez de la misma, se podría definir un intervalo ideal, ni tan rápido ni tan lento en la asistencia.

Por otro lado, también se podría medir el nivel de satisfacción con encuestas:

  • Índice de productividad 3 = Número de asistencias satisfactorias / Horas trabajadas en el periodo
  • Índice de productividad 4 = Número de reclamaciones sobre la atención al cliente / Horas trabajadas en el periodo.

Hay que tener en cuenta que no se puede calcular la productividad con estos índices sin tener en cuenta que son inversamente proporcionales, es decir, que cuanto mayor sea el número de llamadas satisfactorias por hora (índice de productividad 3), mejor será la productividad.

Por consiguiente, para el índice de productividad 4, cuantas menos quejas por hora, menor es el resultado del índice, lo que indica una mayor productividad.

Es necesario asegurarse, en cada caso, de cómo calcular la productividad de forma correcta para ese punto del proceso de producción de su empresa.

¿Cómo calcular la productividad y la eficiencia de una empresa?

Para determinar lo que se desea medir, será necesario tener en cuenta:

  • Determinar lo que valoran los clientes en los resultados, es decir, lo que quieren ver en los productos o servicios.
  • Analizar en qué punto del proceso se puede medir.
  • Definir dos cantidades a medir: una entrada de recursos y una salida.
  • Analiza la relación entre estas cantidades.

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¿Cómo calcular la productividad en horas?

La productividad en horas puede calcularse mediante la siguiente fórmula:

  • Índice de productividad = número de tareas realizadas / horas trabajadas en el periodo.

Hay que tener en cuenta el tipo de servicio prestado, que puede ser de atención al cliente, además de la calidad.

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¿Cómo hacer un análisis de productividad?

Una vez obtenidos los valores, será necesario analizarlos bajo los siguientes parámetros:

  • Conocer a fondo el negocio y sus objetivos.
  • Comprender la función y las actividades de los empleados.
  • Definir los indicadores de productividad.
  • Elegir el tiempo para medir dichos factores (horas, días, semanas, etc.).
  • Determinar las dos medidas a analizar (asistencia/horas o ventas/empleado, por ejemplo).

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