Cuando una empresa se liquida, fusiona o escinda deberá cancelar su RUT con el fin de que ante la DIAN no se continúen generando responsabilidades tributarias, cabe resaltar que la cancelación del RUT es tan solo uno de los procedimientos que deberá llevar a cabo una sociedad cuando cesan sus actividades, puesto que existen otros trámites que deberá adelantar dependiendo de cada entidad.
Documentación necesaria para la cancelación del RUT
Para poder cancelar el RUT la sociedad deberá cumplir con unos requisitos fundamentales, los cuales son:
- Que a la fecha de cancelación no se presenten obligaciones pendientes de carácter tributario, aduanero o cambiario.
- Presentar la cédula de ciudadanía del representante legal o persona autorizada para realizar el trámite.
- Los no obligados a registrarse en cámara de comercio deberán presentar un documento donde se certifique que la organización se liquidó.
También se puede solicitar documentación adicional en casos especiales:
Trámite por medio de apoderado
- Fotocopia de la cédula.
- Una copia del poder especial y del poder general, este último debe ser presentado junto con el original.
Fallecimiento del titular
- Copia del certificado de defunción.
- Documento expedido por juez o notario donde conste la terminación del proceso o fotocopia de la escritura de liquidación de la sucesión cuando se adelantó ante notario o de la sentencia debidamente ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante juez o manifestación verbal en caso de que no se haya realizado el proceso de sucesión.
- Una copia de la acreditación al representante de la sucesión.
Inversionista extranjero directo sin domicilio en el país
- Carta emitida por el representante legal o inversionista donde se indique el retiro de la inversión en Colombia, esta carta debe encontrarse en español, debidamente apostilla o autenticada ante el cónsul.
Consorcios y uniones temporales
- Carta donde se indique la terminación del contrato de colaboración empresarial.
- Fotocopia del acta de finalización del contrato suscrita con la entidad contratante, en los casos que conforme a la ley o al contrato, sea obligatoria la liquidación.
- Cuando no exista un contrato, será necesario una carta emitida por la entidad que adjudicó la licitación o contrato.
Cancelación del RUT presencial
El RUT podrá ser cancelado de manera presencial agendando una cita como se indica en nuestro artículo recomendado, en cada caso será necesario presentar toda la documentación requerida.
Cancelación del RUT de manera virtual
Los pasos a seguir para realizar el trámite en línea son:
- Ingresar al portal de la DIAN con los datos de acceso personales.
- En la opción menú, seleccionar la opción Registro Único Tributario.
- Seleccionar la opción Solicitud de actualización RUT con verificación.
- Dentro del apartado concepto se deberá elegir la opción 05 Solicitud de cancelación de la inscripción en el registro.
- Describir por qué se realiza la cancelación.
- Firmar el documento y anexar la documentación requerida.
La cancelación será efectiva dentro de los siguientes treinta días hábiles, en caso de presentarse inconsistencia en el proceso, el titular será informado mediante correo electrónico.
