El certificado de ingresos y retenciones es un documento que debe entregar el empleador al empleado 
anualmente, en este documento el empleador debe especificar todos los pagos que le realizo a su empleado como producto de la relación laboral, incluyendo el monto pagado a seguridad social y otros conceptos, con la respectiva retención en la fuente practica en todos los casos.
La DIAN puso a disposición un formulario identificado con el número 220, mediante el cual se facilita a los empleadores cumplir con esta obligación.
¿cómo diligenciar el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones mediante el formulario 220 consta de 74 renglones para diligenciar, unos por parte del empleador y otros por parte del empleado.
Todas las cifras deberán ser aproximadas al múltiplo de 1.000 más cercano.
Por parte del empleador
1. En el apartado de “Retenedor” el empleador debe rellenar toda la información correspondiente a su empresa y en el apartado trabajador los datos del empleado.
2. El periodo de la certificación deberá ser desde la fecha de inicio de labores hasta la fecha que el empleado la solicite o en la mayoría de casos hasta el 30 de diciembre del año anterior.
3. En el apartado de “concepto de los ingresos” el empleador deberá desglosar todos los pagos que se le realizaron al empleado según sea el concepto de los mismos. Es importante no combinar los conceptos puesto que si el documento es usado para elaborar una declaración de renta puede generar inconsistencias.
4. En el apartado de “Concepto de los aportes” el empleador debe registrar los valores que él pago a cada una de las entidades.
5. Por último, en el renglón número 53 debe ir el valor de las retenciones practicas al empleador, si no se realizó ninguna retención la casilla debe ir en blanco.
Datos a cargo del trabajador o pensionado.
Los datos contenidos en este apartado son personales del trabajador, correspondiente a otros ingresos que puede percibir, producto de otras actividades desarrolladas.
Además de otros ingresos, el trabajador deberá especificar cada uno de sus bienes con su respectivo valor y las deudas que posee a la fecha de la elaboración del certificado de ingresos y retenciones.
Si el trabajador cuenta con una persona dependiente económicamente según lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 387 del Estatuto Tributario, deberá diligenciar la información correspondiente en las casillas 72, 73 y 74.
Podrás descargar el formulario 220 “certificado de ingresos y retenciones” correspondientes al año gravable 2018 en este enlace: formulario 220 año 2019
En la página número 2 encontraras un instructivo de cada renglón para una mejor orientación.
El certificado de ingresos y retenciones es un soporte necesario para la elaboración de la declaración de renta, por esta razón la DIAN podrá exigir este documento al momento de realizar una inspección a la respectiva declaración, si una persona no se encuentra dentro de la obligación de declarar renta igualmente es aconsejable solicitar el certificado y guardarlo, puesto que puede servir de evidencia ante cualquier problema con la DIAN y el empleador, de igual manera es necesario estar atento a los reportes que realizan los terceros a la DIAN mediante la página web de la misma.