Los certificados de retención en la fuente deben ser expedidos por los contribuyentes que tengan la calidad de agentes retenedores por los distintos conceptos que existen, con el fin de evitar inconvenientes que pueden perjudicar a los sujetos pasivos de la retención, los certificados deben cumplir con determinados requerimientos y, de igual manera, el Gobierno fija los plazos anualmente para que sean emitidos.
El marco normativo de esta obligación se el Estatuto Tributario desde el artículo 378 hasta el 381.
¿Cuál es la finalidad de los certificados de retención en la fuente?
Para presentar una declaración tributaria, los contribuyentes deberán contar con los soportes de cada transacción incluida dentro de dicha declaración, en este sentido, las retenciones que le fueron practicadas no son la excepción y, aunque el contribuyente tenga los datos a su disposición de las retenciones que le fueron practicadas, el valor que podrá descontar en la declaración será el que reflejen los certificados de retención en la fuente por cada concepto, como lo indica el artículo 374 del Estatuto Tributario:
El impuesto retenido será acreditado a cada contribuyente en la liquidación oficial del impuesto sobre la renta y complementarios del correspondiente año gravable, con base en el certificado que le haya expedido el retenedor.
Es importante resaltar que, con base en lo anterior, los certificados de retención en la fuente hacen parte de toda la documentación necesaria para elaborar una declaración tributaria, por ende, el contribuyente deberá solicitar de manera anticipada el certificado a cada entidad que le haya practicado una retención.
Requisitos mínimos del certificado de retención en la fuente
Dependiendo del tipo de retención practicada, los requisitos serán distintos:
Certificado de retención en la fuente por IVA
En el caso del IVA, el artículo 1.6.1.12.13 del decreto 1625 de 2016 señala los requisitos que debe cumplir el certificado, los cuales son:
- Fecha de expedición del certificado.
- Periodo y ciudad donde se practicó la retención.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
- Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin incluir IVA.
- Monto del IVA generado en la operación.
- Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada.
- Firma del agente retenedor y su identificación.
Certificado de retención en la fuente a título de renta y otros conceptos
Dentro del artículo 381 del Estatuto Tributario, se mencionan los requerimientos mínimos que deben contener los certificados de retención en la fuente diferentes a los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los requisitos son:
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
- Dirección del agente retenedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
- Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
- Concepto y cuantía de la retención efectuada.
- La firma del pagador o agente retenedor.
En determinado caso, el sujeto pasivo solicitante del certificado de retención podrá requerir un certificado por cada retención practicada, dichos certificados en su conjunto deberán contener la misma información que el certificado anual.
Un aspecto a resaltar de este tipo de certificados de retención, es que podrán ser reemplazadas por la factura o documento que soporte la transacción realizada, siempre que dentro de dicho documento se encuentren todos los requisitos mencionados anteriormente.
Certificado de retención en la fuente por salarios
Cuando se trate de retención por ingresos laborales, el empleador deberá expedir un certificado especial llamado certificado de ingresos y retenciones, lo cual debe realizarse bajo el formato 220 establecido por la DIAN, de este modo, el certificado de retención por ingresos laborales es estandarizado y no puede ser usado algún otro documento que lo reemplace.
Plazo para emitir los certificados de retención en la fuente 2021
Los certificados del año gravable 2020, deberán ser emitidos en el año 2021 siguiendo lo dispuesto en cada marco normativo correspondiente:
- El plazo para emitir los certificados de retención en la fuente a título de renta, incluyendo pagos laborales, es hasta el 31 de marzo de 2021, según el Decreto 1680 de diciembre de 2020.
- Los certificados de retención en la fuente a título de IVA deberán ser emitidos dentro los quince (15) días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención.
Sanción por no expedir los certificados de retención en la fuente
Dentro del artículo 667 del estatuto tributario se menciona la sanción a cargo de las personas que estando obligadas a generar certificados de retención no lo hagan en el plazo establecido, esta sanción equivale al 5% de los montos retenidos que se dejaron de certificar.
En estos casos el sujeto pasivo de las retenciones practicadas puede optar por denunciar la falta cometida por el agente retenedor.
Por otro lado, la sanción podrá ser descontada en un 70% si se expide el certificado antes de que se notifique la resolución de la sanción o del 30% por expedirlo dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción.
