El ciclo contable son las fases por las cual atraviesa una empresa a nivel económico dentro de un periodo, y que se registran en la contabilidad, en otras palabras, se puede definir como el registro de todas las operaciones financieras que realiza una empresa, teniendo en cuenta que siempre debe existir un inicio y un fin.
El objetivo del ciclo contable, es poder determinar cuáles han sido las operaciones o las finanzas de una empresa, para poder sacar conclusiones con respecto al periodo evaluado, normalmente y legalmente, un ciclo contable es comprendido entre el 1.° de enero al 31 de diciembre de cada año, aunque, la empresa puede determinar periodos más cortos con fines internos.
Etapas del ciclo contable
El ciclo contable se divide por etapas que se van presentando a medida que el ciclo avanza, es de considerar que, la actividad contable inicia en un periodo y termina en otro determinado, más no se puede ver como un registro que inicia y nunca termina.
Las etapas que conforman el ciclo contable son:
1. Apertura:
Al inicio del ciclo la empresa debe iniciar con el saldo de las cuentas anteriores si existen, esto se puede realizar mediante un balance de apertura, en donde se totaliza el valor de cada cuenta según su naturaleza, de este modo, la empresa sabe con lo que cuenta al iniciar y tendrá un punto de partida para medir su rendimiento dentro del ciclo.
2. Movimientos y registros:
Durante el ciclo, la empresa irá realizando distintos movimientos económicos ordinarios o inusuales dentro de su actividad económica, por ejemplo, ventas, compras, pagos de nómina, pagos de impuestos, depreciaciones, cálculos de deterioro en la cartera, etc., todos estos movimientos deben ser registrados como parte del ciclo, pues son los sucesos que le dan vida la empresa y los que se deben examinar para determinar qué es lo que está sucediendo económicamente.
3. Cierre del ejercicio:
Al finalizar el ciclo contable, teniendo en cuenta todos los movimientos registrados y los saldos iniciales del periodo, se determina el resultado del ejercicio o la pérdida si es el caso, de este modo, el ciclo llega a su fin y cumple con el propósito de demostrar lo sucedido dentro del periodo.
Sub-etapas dentro del ciclo contable
Dependiendo de la empresa, el ciclo contable puede variar y estar compuesto por sub-etapas que ayudan en la planificación, control y análisis de los resultados, de modo que se pueden llegar a maximizar los resultados obtenidos.
Como se mencionó, las sub-etapas del ciclo contable cambian de una empresa a otra, pero a modo de ejemplo, dentro del ciclo de una empresa se pueden ver las siguientes actividades:
- Auditorías.
- Controles internos.
- Aprobación de salidas de dinero.
- Conciliaciones.
- Actividades tributarias.
- Elaboración de estados financieros y otros informes.
- Repartición de utilidades.
- Autorización, y validación de los registros.
- Emisión y recepción de documentación.
- Archivo.
Todas estas actividades pueden hacer parte del ciclo contable y en su mayoría deben hacerlo con el fin de garantizar una información financiera adecuada que pueda permitir realizar evaluaciones sobre la salud financiera de la empresa en tiempo real.
Registro diario de operaciones
El registro diario de operaciones es el núcleo del ciclo operativo, puesto que es lo que está sucediendo económicamente, es esencial que los movimientos financieros se registren diariamente para poder llevar un control adecuado, de hecho, en Colombia es obligatorio el uso del libro diario para los comerciantes, esto con el fin de tener pruebas sobre sus movimientos.
Las empresas que se encuentran obligadas a llevar contabilidad normalmente llevan sus registros en sistemas contables los cuales son alimentados por medio de documentos contables, como facturas de ventas, notas, comprobantes de egreso, facturas de compra, etc., estos documentos se unen para conformar los estados financieros.
Esta es una de las grandes ventajas de los sistemas contables dentro del ciclo contable, al elaborar los registros de contabilidad se tiene acceso a diversos informes que, al ser elaborados sin un sistema, requerirían de mucho esfuerzo, por ejemplo, en tan solo cuestión de minutos se pueden elaborar movimientos de cuentas y los estados financieros.
Estados financieros
Los Estados Financieros son informes que tienen como objeto resumir determinada información contable, por ejemplo, en el estado de situación financiera se incluyen los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, en el estado de resultados se incluyen todas las cuentas de ingresos, gastos y costos.
Otros estados financieros como el de flujo de caja tienen fines más específicos como determinar las fuentes y usos del dinero, dentro del ciclo, y existen otros estados financieros aún más específicos que son llamados de propósito especial, como lo es balance inicial, estados de costos, etc.
Importancia del ciclo contable
El ciclo contable tiene una finalidad muy clara, y es que las personas interesadas en conocer el rendimiento o la salud financiera de una empresa lo pueda hacer en un momento determinado, teniendo como condición un periodo de tiempo determinado.
Con base en lo anterior, como los socios pueden saber cuánto dinero deben recibir, en el caso del Estado, puede saber si una empresa está cancelando los impuestos que le corresponden y, cualquier otro tercero al que se le facilite esta información podrá hacerse una idea de cómo se encuentra la empresa.
El ciclo contable es básicamente las acciones contables que se realizan en un tiempo, de modo que se pueden medir y cuantificar de manera razonable, siendo útil para los terceros interesados.
