Durante el ciclo administrativo que se desarrolla dentro de las propiedades horizontales, pueden existir distintos tipos de situaciones que merecen un análisis profundo para que se les dé una correcta solución, en algunos casos la legislación no brinda soluciones textuales para estas situaciones, por esta razón, a continuación se plantean cinco preguntas y respuestas sobre temas administrativos que no son tan comunes.
¿Qué sucede cuando el administrador incurre en gastos que no se encuentran incluidos dentro del presupuesto?
Dentro de la ley 675 de 2001, se establece que la asamblea de copropietarios deberá aprobar el presupuesto presentado por la administración, en esta norma no se específica que el presupuesto está exceptuado de cambios ante eventualidades que se puedan presentar, de modo que a petición de la administración la asamblea podría aprobar cambios en el transcurso del año.
Ahora bien, si el administrador decide desarrollar obras que no se encuentren descritas dentro del presupuesto, este deberá justificar su actuación en la asamblea general, por lo cual la asamblea tendrá la última palabra sobre el actuar del administrador, es decir, si se considera una buena o mala práctica, en consecuencia, la asamblea podría decidir renovar o no el contrato del administrador.
¿Qué sucede si los estados financieros y los presupuestos presentados contienen errores?
En cuanto a los estados financieros se refiere, deberá realizarse las respectivas correcciones teniendo en cuenta las normas de información financiera correspondiente, de igual manera, los errores que se evidencien deberán ser expuestos en la asamblea de copropietarios, cuando el contador sea quien detecte los errores, su deber será reportarlos al consejo de administración o directamente al administrador.
¿Cuántos días antes deben estar listos los estados financieros para ser presentados a los copropietarios?
La ley 675 de 2001 que es el marco legal de las propiedades horizontales no menciona textualmente una fecha exacta para este aspecto, aunque dentro del artículo 39 se establece que la reunión ordinaria tiene como finalidad evaluar la situación actual de la personería jurídica, incluyendo la aprobación de las cuentas, de modo que se puede deducir que la convocatoria debe contener los estados financieros sometidos a aprobación, el presupuesto, etc.
¿Qué sucede si uno de los miembros del consejo es el mayor deudor del pago de la administración?
En este caso es necesario remitirse a la normatividad interna de la copropiedad, como el reglamento de propiedad horizontal, puesto que, en términos generales no existe una penalización o prohibición legal, lo que eventualmente se puede observar es que existe una falencia a nivel ética y moral debido a que la principal función del consejo de administración es velar porque las leyes de la propiedad horizontal se cumplan.
En estos casos en recomendable que se implemente un código de ética para el consejo de administración, dentro del que se exija coherencia con el actuar de sus integrantes.
¿Qué sucede si un administrador no entrega la contabilidad y la retiene?
En caso de que un administrador de una propiedad horizontal abandone su cargo y retenga los documentos contables o en general la contabilidad, se contará con la posibilidad de stablecer una denuncia penal por falsedad y por ocultamiento de documentos.