Pasos para elaborar una conciliación bancaria fácilmente

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La conciliación bancaria forma parte del proceso de control interno de una empresa, existen dos documentos diferentes que revelan el saldo bancario de una empresa al final de un período determinado, por un lado, la empresa posee los movimientos registrados en las partidas bancarias dentro de su contabilidad, mientras que el banco elabora los extractos bancarios, al final del período, es muy probable que existan diferencias entre los saldos de ambas cuentas, para reconocer el estado real de los saldos en bancos, la empresa debe preparar una conciliación bancaria.

Una conciliación bancaria es un documento que compara el saldo en libros con el saldo del extracto bancario, si hay alguna diferencia entre ambos, la empresa, a través de la conciliación bancaria, puede identificar esas diferencias, de este modo, según el tipo de diferencia, la empresa puede ajustar los registros contables o dejar una constancia en el documento de conciliación, cabe señalar que este proceso de se debe realizar mensualmente al recibir los extractos bancarios.

¿Cuál es el objetivo de una conciliación bancaria?

La finalidad principal de la conciliación bancaria es ayudar en los controles internos de una empresa, sin la conciliación bancaria, el saldo de los libros del banco y el saldo del extracto bancario de la empresa probablemente no coincidirán, del mismo modo, sin la conciliación bancaria, la empresa no puede identificar los gastos que el banco puede haber cargado en la cuenta.

Lo que es más importante, la conciliación bancaria puede desempeñar un papel crucial en la detección de cualquier actividad fraudulenta, las transacciones bancarias son susceptibles de fraude porque implican dinero en efectivo, por ejemplo, los empleados pueden aprovechar las deficiencias del control interno en su beneficio.

Aparte del fraude, la conciliación bancaria también puede ayudar a una empresa a detectar errores.

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¿Qué hay que tener en cuenta al preparar una conciliación bancaria?

Hay dos aspectos principales que las empresas buscan en una conciliación bancaria, se trata de diferencias que provocan saldos distintos entre los registros contables y el extracto bancario, entre ellas se encuentran las diferencias temporales y las diferencias no registradas.

1. Diferencias temporales

Las diferencias temporales son elementos que provocan una diferencia entre los saldos del extracto bancario y los de la contabilidad debido al momento en que se realizan las operaciones, estas diferencias comprenden generalmente dos tipos de partidas, los cheques pendientes por cobrar y los depósitos en tránsito.

Un cheque pendiente es un cheque que una empresa paga a otra parte, pero ésta no lo presenta al banco, por ejemplo, la empresa paga a su proveedor mediante un cheque, pero el proveedor lo cambia el siguiente mes.

Por otro lado, los depósitos en tránsito son lo contrario de los cheques pendientes, se refieren a los cheques que la empresa ha recibido de otra parte, como los clientes, sin embargo, no ha presentado el cheque al banco o también puede suceder cuando el cheque se encuentra en canje.

El tratamiento de las diferencias temporales en una conciliación bancaria es utilizarlas como partida de conciliación, no hay tratamiento contable para estas diferencias, ya que se compensarán con el tiempo.

2. Diferencias no registradas

Al disponer de una cuenta bancaria se presentan gastos financieros o impuestos como el 4×1000, el banco carga estos importes en las cuentas de sus clientes directamente, como la empresa no recibe el extracto bancario hasta el final del mes, no puede prever estos cargos ni registrarlos, las diferencias no registradas son importes que aparecen en el extracto bancario pero que no están presentes en los registros contables, lo cual se conoce como diferencias no registradas.

Las diferencias no registradas pueden tener también otros elementos, como errores en el extracto bancario, cheques rechazados, intereses recibidos, etc. Del mismo modo, pueden consistir en depósitos que otras partes depositan en la cuenta bancaria sin notificarlo a la empresa, las partidas no registradas son diferentes de las diferencias temporales, ya que las diferencias no registradas tendrán un tratamiento contable.

¿Cómo elaborar una conciliación bancaria?

La preparación de una conciliación bancaria requiere que la empresa adopte un enfoque paso a paso, si una empresa tiene más de una cuenta bancaria, tendrá que llevar a cabo el proceso para cada cuenta por separado, el enfoque es el siguiente.

1.   Obtención de los extractos bancarios y de los saldos contables del banco

El primer paso en la preparación de la conciliación bancaria es obtener tanto el extracto bancario como los saldos de la contabilidad y compararlos, si estos saldos son diferentes, la empresa debe preparar una conciliación bancaria, si los saldos coinciden, no es necesario llevar a cabo este proceso.

2.  Encontrar las diferencias entre los dos documentos

El siguiente paso en la preparación de un estado de conciliación bancaria es identificar la razón de las diferencias, por lo general, hay dos categorías de diferencias que pueden causar diferencias entre los dos saldos, como se ha mencionado anteriormente, se trata de las diferencias temporales y las diferencias no registradas, la razón por la que las empresas deben categorizar las diferencias es que el tratamiento de ambas es diferente.

3.  Ajuste de las diferencias no registradas

El siguiente paso en el proceso de conciliación bancaria es ajustar las diferencias no registradas, como se ha mencionado anteriormente, las diferencias no registradas requieren un tratamiento contable. Por lo tanto, estas diferencias modificarán el saldo en la contabilidad, dado que estas diferencias alteran el saldo en el libro bancario, es necesario realizar los ajustes antes de que se produzca la conciliación posterior.

4.  Conciliar las diferencias temporales

Como se ha mencionado anteriormente, las diferencias temporales no requieren ningún ajuste en el saldo de la contabilidad bancaria. Por lo tanto, estas partidas solo deben formar parte de la conciliación bancaria, no requieren un ajuste en los libros de la empresa, para las diferencias temporales, la empresa debe anular el efecto de los cheques pendientes y los depósitos en tránsito “en canje”.

5.  Volver a comprobar los saldos

Si la empresa identifica correctamente todas las diferencias y las ajusta, no debería quedar ninguna diferencia entre los saldos de los libros y los extractos bancarios, si siguen existiendo algunas diferencias, éstas pueden deberse a errores en los dos saldos o en el proceso de conciliación bancaria.

Es posible que la empresa tenga que repetir el proceso hasta que el saldo sea cero o hasta que identifique cualquier error.

Ejemplo de conciliación bancaria

La Leegales, recibe un extracto bancario de uno de sus bancos en el que se indica que el saldo de la cuenta es de $2.650.000, mientras que, el saldo en libros es de $3.200.000, como ambos saldos son diferentes, hay que preparar una conciliación bancaria, de modo que la empresa ya ha obtenido el saldo de ambos documentos, el primer paso para la conciliación bancaria está completo.

El siguiente paso es identificar las diferencias no registradas, la empresa descubrió que hay cargos bancarios de $300.000, cargos por intereses de $250.000 y un depósito de $1.000.000 realizado por un cliente, que no notificó el depósito a Leegales, como todas estas son diferencias no registradas, Leegales debe registrarlas en su sistema contable. Por lo tanto, el saldo contable del banco cambiaría de la siguiente manera.

Saldo bancario  $          3,200,000
Gastos bancarios -$            300,000
Gastos de intereses -$            250,000
Depósito del cliente  $          1,000,000
Saldo contable ajustado  $          3,650,000

El siguiente paso es identificar las diferencias temporales, la empresa descubrió que hay $3.000.000 en depósitos en tránsito y $2.000.000 en cheques pendientes por cobrar, como se ha mencionado anteriormente, los depósitos en tránsito son cheques que el banco aún no ha compensado, mientras que los cheques pendientes se refieren a cheques que han sido pagados por la empresa pero que no han sido presentados por sus proveedores así que la empresa debe ajustar estas diferencias en la conciliación bancaria.

La empresa ABC puede partir del saldo contable ajustado del banco y ajustarle las diferencias temporales para llegar al saldo del extracto bancario. También puede ajustar los saldos al extracto bancario para llegar a los saldos contables ajustados. El ajuste tendrá el siguiente aspecto.

Saldo contable ajustado  $          3,650,000
Depósitos en tránsito -$         3,000,000
Cheques pendientes  $          2,000,000
Saldo de la cuenta bancaria  $          2,650,000

El último paso es volver a comprobar los saldos, dado que el saldo del extracto bancario según la conciliación bancaria coincide, la conciliación puede considerarse correcta.

¿Qué hacer si una conciliación bancaria no coincide por una cantidad muy pequeña?

Si una conciliación bancaria se desvía por una cantidad muy pequeña, suele deberse a errores de redondeo, por lo general, es una buena idea volver a preparar la conciliación bancaria y prestar atención incluso a las pequeñas cantidades y no redondear las cifras obtenidas del extracto bancario, también es una buena idea resaltar los gastos que ya se han incluido en el extracto de la conciliación bancaria para evitar cualquier error.

Sin embargo, para algunas empresas, preparar la conciliación bancaria de nuevo puede no ser una opción, por lo tanto, si son valores mínimos se podrá llevar a la cuenta de ingresos o gastos respectivamente a modo de ajuste.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia. Especialista en gerencia y administración financiera; magíster en dirección y gestión tributaria. Con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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