Confirmaciones de cuentas por cobrar – Circularización

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El saldo de las cuentas por cobrar de una empresa se compone de los saldos adeudados por sus deudores comerciales, los deudores comerciales son clientes de la empresa a los que se realizan ventas a crédito, para las empresas que realizan este tipo de ventas, el saldo de las cuentas por cobrar forma una parte importante del activo corriente.

Cuando se comprueban los saldos de las cuentas por cobrar, los auditores se centran en dos afirmaciones, la valoración y la existencia, esto significa que se centran en si los saldos están valorados correctamente y de acuerdo con las normas, y si estos saldos existen o no, sin embargo, esto no significa que no se comprueben las demás afirmaciones.

Una de las principales herramientas a disposición de los auditores para validar estos dos aspectos es la confirmación de las cuentas por cobrar, también se conoce como  circularización de los saldos de las cuentas por cobrar

Confirmaciones de cuentas por cobrar

La confirmación de cuentas por cobrar se trata de un documento que se envía a partes externas, en este caso los clientes de la empresa auditada, para confirmar sus saldos, antes de ser enviadas, estas confirmaciones son firmadas por la dirección de la empresa auditada para autorizar la divulgación de la información al auditor.

Los clientes confirman estos saldos consultando su contabilidad y comprobando si los saldos coinciden con el saldo indicado en la confirmación enviada por los auditores, una vez que los clientes confirman los saldos de las cuentas por cobrar, las confirmaciones se envían directamente a los auditores.

Si los auditores determinan que el saldo de las cuentas por cobrar es material, entonces se toman otras medidas, lo primero es desglosar el saldo de las cuentas por cobrar en saldos de clientes individuales, en caso de que haya un número reducido de clientes, el auditor puede enviar confirmaciones de cuentas por cobrar a todos los clientes si lo considera necesario, si el número de clientes es elevado, el auditor puede no enviar confirmaciones a todos los clientes.

Objetivo de la confirmación de cuentas por cobrar

La confirmación de cuentas por cobrar se envía a los clientes de la empresa auditada para comprobar principalmente la existencia y la valoración del saldo de las cuentas por cobrar, la prueba de afirmación de existencia se realiza para comprobar que el saldo de las cuentas por cobrar en el balance existe realmente, por ejemplo, algunas empresas pueden crear clientes fantasmas para aumentar sus ventas y activos en sus balances.

La comprobación de la afirmación de la valoración se realiza para garantizar que el saldo de las cuentas por cobrar se valora por el importe correcto y que se han registrado todos los ajustes relacionados con los saldos de las cuentas por cobrar, la confirmación de las cuentas por cobrar se envía a los clientes para confirmar si los saldos de los libros de contabilidad de la empresa auditada coinciden con los saldos de los libros de contabilidad del cliente.

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Encargo de auditoría razonable

Dificultad para obtener la confirmación de las cuentas por cobrar

Las confirmaciones de cuentas por cobrar pueden ser a veces difíciles de obtener, ya que dependen de las respuestas de terceros, si los clientes no envían las confirmaciones a tiempo, o no las envían en absoluto, el auditor debe realizar procedimientos alternativos, en caso de que no haya respuestas, especialmente en el caso de que las confirmaciones de las cuentas por cobrar sean positivas, el auditor no puede suponer que los saldos están correctamente declarados.

En ocasiones, los auditores también pueden verse limitados por la dirección de la empresa auditada a la hora de enviar estas confirmaciones, esto puede tener otras implicaciones en el proceso de auditoría. Los auditores deben cuestionar las razones proporcionadas por la dirección para evaluar si las razones proporcionadas son válidas.

Los auditores deben reunir pruebas adicionales para formarse una opinión sobre la validez y la razonabilidad de la solicitud de la dirección, también deben evaluar si la dirección impone una limitación del alcance de la auditoría.

Tipos de confirmaciones de cuentas por cobrar

Existen dos tipos principales de confirmaciones de cuentas por cobrar. Se trata de confirmaciones de cuentas por cobrar positivas y confirmaciones de cuentas por cobrar negativas.

Confirmación positiva de cuentas por cobrar

Las confirmaciones positivas de cuentas por cobrar son confirmaciones enviadas a los clientes con el requisito de responder a la solicitud de información del auditor, en este tipo de confirmación, el auditor menciona el saldo de cuentas por cobrar de un cliente y le pide que confirme si el saldo coincide con el saldo a pagar a la empresa auditada.

Las confirmaciones de cuentas por cobrar positivas son superiores a las negativas, las normas también recomiendan el uso de confirmaciones positivas de cuentas por cobrar, a menos que el riesgo de errores materiales en el saldo sea bajo o que la población de la muestra esté compuesta por muchos saldos pequeños.

Confirmaciones negativas de cuentas por cobrar

La confirmación negativa de cuentas por cobrar no requiere que el cliente responda al auditor cuando los saldos coinciden, en una confirmación negativa de cuentas por cobrar, el cliente solo debe responder si el saldo de su contabilidad no coincide con el saldo de los libros de contabilidad de la empresa auditada, la confirmación negativa de cuentas por cobrar solo se envía cuando los auditores determinan que el riesgo de error material es bajo para el saldo de las cuentas por cobrar.

Este tipo de confirmación de cuentas por cobrar supone que los saldos declarados en los libros de contabilidad de la empresa están valorados correctamente, a menos que los clientes indiquen lo contrario, sin embargo, en caso de que los saldos no coincidan y la confirmación no sea devuelta al auditor, por el cliente, por cualquier motivo, el saldo seguirá considerándose correcto.

Procedimiento alternativo cuando no se puede obtener la confirmación

Como se ha mencionado anteriormente, cuando no se puede obtener la confirmación, los auditores deben realizar procedimientos alternativos si lo consideran necesario.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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