La NIA 505 establece que el diseño de una solicitud de confirmación puede afectar directamente a la tasa de respuesta, la fiabilidad y naturaleza de las pruebas de auditoría obtenidas por el auditor.
Esta misma norma describe una serie de factores que deben tenerse en cuenta al diseñar las solicitudes de confirmación, entre ella:
- Las afirmaciones que se abordan.
- Los riesgos específicos de incorrección identificados, incluidos los riesgos de fraude.
- El diseño y la presentación de la solicitud de confirmación.
- La experiencia previa en la auditoría o en encargos similares.
- El método de comunicación (papel, electrónico, otro).
- La autorización de la dirección a las partes confirmantes para responder al revisor fiscal.
- La capacidad de la parte confirmante prevista para confirmar o proporcionar la información solicitada.
La parte confirmadora debe tener el permiso del cliente para divulgar la información, para obtener este permiso, el auditor pide al cliente que firme una carta de autorización a las partes confirmantes en la que les autoriza facilitar cualquier información.
Sería muy grave que el cliente se negara a firmar la carta de autorización, en este caso, el auditor debe explicar que la solicitud de confirmación comprende investigaciones rutinarias en relación con los asuntos del cliente, si el auditor no está satisfecho con las razones brindadas por el cliente, entonces considerará la posibilidad de fraude y revisará sus procedimientos de auditoría.
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Confirmación de los créditos otorgados a clientes
Pueden obtenerse pruebas de auditoría independientes muy fiables a partir de la circularización de una muestra de los clientes a los que el auditado a concebido crédito para su confirmación directa.
Las confirmaciones pueden ser de dos tipos: positivas y negativas.
- Solicitud de confirmación positiva: se solicita la respuesta tanto en caso de estar de acuerdo como en desacuerdo o proporcionando una información específica (NIA 505.6.b).
- Solicitud de confirmación negativa: se solicita la respuesta únicamente en el caso de no estar de acuerdo, por lo que la ausencia de contestación se considerará como confirmación (NIA 505.6.c). Normalmente en la carta se indica la cifra incluida en los estados financieros que se pretende confirmar. El nivel de persuasión de las confirmaciones negativas es menor, dado el riesgo de que la ausencia de respuesta se deba a otros factores.
Las confirmaciones positivas suelen considerarse más fiables, ya que se pide al cliente que responda con independencia de que el importe declarado sea exacto o inexacto. En el caso de las confirmaciones negativas, la falta de respuesta de los clientes se considera una respuesta exacta, aunque el cliente haya decidido ignorar la solicitud de confirmación.
Decidir qué tipo de confirmación enviar es una cuestión de juicio para el auditor, por lo general, las confirmaciones negativas solo se envían en las siguientes circunstancias:
- Los deudores comerciales se componen de un gran número de cuentas pequeñas.
- El riesgo inherente y el riesgo de control se evalúan como bajos.
- No hay motivos para sospechar que los clientes no vayan a responder.
En algunas auditorías se envía una combinación de confirmaciones negativas y positivas, estas últimas a las cuentas con saldos grandes y las primeras a las de saldos pequeños.
Calendario
Las pruebas más fiables de las confirmaciones externas se obtienen cuando se envían lo más cerca posible de la fecha de cierre del ejercicio, en lugar de confirmar los saldos varios meses antes de esta fecha, en este caso, los saldos de las cuentas de los clientes se comprueban directamente, sin hacer ninguna deducción sobre las transacciones que tienen lugar entre la fecha de confirmación y el cierre del ejercicio.
Sin embargo, en ocasiones para facilitar la realización puntual de la auditoría, puede ser necesario confirmar las cuentas en una fecha intermedia, esto es aceptable si los controles internos son adecuados y pueden proporcionar una garantía razonable de que las ventas, las devoluciones y los ingresos de efectivo se registran correctamente entre la fecha de la confirmación y el final del período.
Tamaño de la muestra
Para seleccionar la muestra de clientes que deben ser confirmados hay que tener en cuenta los siguientes factores:
- Materialidad.
- Riesgo inherente “tamaño del saldo total de los créditos comerciales, número de cuentas, resultados del año anterior, riesgo de errores materiales”.
- El riesgo de control.
- El alcance y los resultados de los procedimientos analíticos sustantivos y otras pruebas de las transacciones y los detalles.
Selección de los elementos para las pruebas
Generalmente se realiza algún tipo de selección de la población total de los clientes a los que se le han otorgado créditos, es habitual clasificar según el tamaño monetario de las cuentas individuales y la antigüedad de los saldos pendientes, se debe hacer hincapié en la confirmación de las cuentas grandes y antiguas, porque son las que tienen más probabilidades de incluir un error material. Sin embargo, es importante tomar una muestra de algunas partidas de cada clasificación.
Seguimiento de las no respuestas
Cuando se utilizan confirmaciones negativas, se supone que los importes declarados en las confirmaciones no devueltas son exactos, cuando no se ha recibido respuesta tras la segunda o tercera solicitud de confirmación positiva a un cliente, los auditores deben realizar procedimientos alternativos.
Los dos principales procedimientos alternativos son el examen de los cobros posteriores y, la comprobación de las facturas que no se han pagado y la documentación justificativa de los saldos de los clientes.
Análisis de las diferencias
Cuando las confirmaciones se devuelven al auditor, es necesario determinar el motivo de las diferencias notificadas, en muchos casos, estas serán el resultado de las diferencias de calendario entre los registros del cliente y los del auditado. Sin embargo, también pueden indicar errores en la contabilidad del auditado, las diferencias más comunes son:
- El pago ya se ha realizado.
- La mercancía no se ha recibido.
- Las mercancías han sido devueltas.
- Errores administrativos e importes controvertidos.
Sacar conclusiones
Cuando se hayan explicado todas las diferencias encontradas en la muestra de respuestas, incluidas las descubiertas al realizar procedimientos alternativos, el auditor deberá:
- Reevaluar el control interno.
- Evaluar la naturaleza cualitativa de las incorrecciones encontradas en la muestra, independientemente del importe monetario de la incorrección prevista.
- Determinar si se han obtenido pruebas suficientes en relación con las afirmaciones comprobadas.
Confirmaciones bancarias
Dado que el banco es el más líquido de todos los activos, en general el auditor busca recibir directamente una confirmación de cada banco u otra institución financiera con la que el cliente hace negocios.
La importancia de las confirmaciones bancarias va más allá de la verificación del saldo de caja, por lo general, las confirmaciones bancarias solicitan varios datos específicos, como:
- Los títulos completos de todas las cuentas en todas las monedas, junto con los números de cuenta y los saldos de las mismas, se solicitará la confirmación de estos datos sobre cualquier cuenta de la que el cliente sea titular.
- Títulos completos y fechas de cierre de todas las cuentas durante el periodo auditado.
- Detalles de cualquier interés o cargo acumulado pero no cargado o acreditado al final del año.
- El importe de los intereses cobrados durante el periodo auditado, si no figuran ya en los extractos bancarios.
- Detalles de los préstamos reembolsables, otros préstamos y otras facilidades.
- Detalles de cualquier activo conocido de los clientes que se tenga como garantía.
- Detalles de otros activos de los clientes, incluidos los certificados de acciones y los documentos de propiedad.
- Detalles de cualquier pasivo contingente conocido del cliente al final del año.
- Una lista de bancos, otras sucursales del mismo banco o empresas asociadas en las que se haya establecido una relación con el cliente durante el período auditado.
Si no se devuelven las confirmaciones bancarias, hay que seguirlas hasta que el auditor esté convencido de cuál es la información solicitada, una vez recibida la confirmación bancaria, el saldo de la cuenta bancaria debe ser rastreado hasta el importe indicado en la conciliación bancaria.
Del mismo modo, el resto de la información debe compararse con los correspondientes cuadros de auditoría, si la información no coincide, debe investigarse la diferencia.
Confirmación de las deudas comerciales
No es normal llevar a cabo una confirmación de los acreedores comerciales por las siguientes razones:
- En el caso de los acreedores comerciales, gran parte de las pruebas documentales disponibles son facturas y declaraciones de terceros, a diferencia de los deudores comerciales, para los que la mayor parte de la documentación disponible es preparada por el cliente.
- La confirmación no ofrece ninguna garantía de que se descubran los pasivos no registrados.
- El examen de las pruebas documentales suele ser una forma de prueba sustantiva más económica que la confirmación.
- Aunque el examen de las pruebas documentales procedentes de terceros es menos fiable que las confirmaciones recibidas directamente por el auditor, suele proporcionar pruebas suficientes.
La confirmación de las cuentas por pagar debería considerarse en las siguientes situaciones:
- Los estados de cuenta de los proveedores con los que la empresa realiza importantes negocios no están disponibles de forma inesperada para el último mes del año.
- Solo se dispone de fotocopias de extractos cuya autenticidad es dudosa.
Confirmación de los pasivos contingentes
La NIA 501 establece lo siguiente:
Cuando el auditor evalúe un riesgo de incorrección material en relación con los litigios o reclamaciones que se hayan identificado, o cuando el auditor crea que pueden existir otros litigios o reclamaciones, el auditor deberá buscar la comunicación directa con el asesor jurídico de la entidad mediante una carta de consulta general o específica, preparada por la dirección y enviada por el auditor, en la que se solicite al asesor jurídico de la entidad que se comunique directamente con el auditor.
En la carta de consulta se solicita al asesor jurídico del cliente que informe al auditor de cualquier litigio y reclamación de los que tenga conocimiento, su probable resultado y las implicaciones financieras previstas para el cliente.
Cuando el auditor considere que es probable que el asesor jurídico no responda de forma adecuada a una carta de consulta general, enviará una carta de consulta específica. La NIA 501 (párrafo 21) establece que esta carta debe contener:
- Una lista de litigios y reclamaciones.
- La evaluación por parte de la dirección del resultado de cada uno de los litigios y reclamaciones identificados y su estimación de las implicaciones financieras, incluidos los costos correspondientes.
- Una solicitud para que el asesor jurídico de la entidad confirme la razonabilidad de las evaluaciones de la dirección y proporcione al auditor más información si se considera que la lista es incompleta o incorrecta.
Otras confirmaciones
- Si los inventarios, que son importantes para los estados financieros, se mantienen bajo la custodia y el control de un tercero, la NIA 501 (párrafo 8) exige que el auditor solicite confirmación al tercero sobre las cantidades y el estado de las existencias mantenidas en nombre de la entidad.
- Si las inversiones son mantenidas por un tercero, debe obtenerse una confirmación directa del tercero.
- Si el cliente concede préstamos a terceros, debe obtenerse una confirmación directa del prestatario.
- El auditor también puede solicitar confirmación de los términos de los acuerdos o transacciones que un cliente tiene con terceros, la confirmación está diseñada para preguntar si se ha realizado alguna modificación del acuerdo y cuáles son los detalles relevantes.
