El Registro Único de Afiliados más conocido como RUAF, es una plataforma gratuita del Estado que recopila distinta información de una persona relacionada con la protección social, siendo útil para conocer realmente a qué EPS, fondo de cesantías o de pensiones se encuentra afiliado un trabajador, también podrá conocerse a qué caja de compensación y ARL perteneció últimamente.
Esta información es muy útil para los empleadores y para las personas que no recuerdan dónde realizaron sus aportes, puede ser para afiliarse como trabajadores independientes o para otros fines personales, pues bien se sabe que si no se realizan los aportes a las entidades en que se encuentren afiliados, no tendrán los beneficios por realizar dichos aportes.
¿Qué sucede cuando un empleador afilia incorrectamente a un empleado?
El empleador tiene el derecho y al mismo tiempo la obligación de solicitar a las personas que van a vincular a su empresa, los certificados de afiliación de la EPS y el fondo de pensión, esto con el fin de evitar errores a la hora de empezar con la incorporación a la seguridad social.
Siendo responsabilidad del empleador realizar la afiliación, liquidar y pagar los aportes a la seguridad social, este mismo debería solucionar los problemas que se deriven de este procedimiento, la UGPP vigila que los aportes se hagan correctamente y puede sancionar a las empresas por no hacerlo, de aquí se deriva la importancia del RUAF, siendo una herramienta útil para mitigar errores de este tipo.
Pasos para consultar el RUAF
Para realizar la consulta tan solo será necesario conocer el número de identificación de la persona y la fecha de expedición del mismo, se debe tener en cuenta que para consultar esta información siendo un tercero, por ejemplo, en el que caso de los empleadores que deseen realizar la consulta sobre una persona que van a contratar, deben tener una autorización expresa del titular de la información.
Una vez entendido lo anterior, los pasos para consultar el RUAF son:
Ingresar a la plataforma
Ingrese a la plataforma por medio de este enlace, en pantalla podrá ver los términos de uso que básicamente exponen lo explicado anteriormente “se debe tener autorización cuando la consulta se hace a nombre de un tercero”, y adicionalmente, también se menciona que el servicio es gratuito y nadie debería cobrar por su uso.
Cuando es una persona natural que realiza la consulta a nombre propio, no deberá tener en cuenta lo anterior, una vez comprendido esto, deberá dirigirse a la parte inferior y hacer clic sobre la opción Acepto y luego en el botón Enviar.
Datos solicitados
Como ya se había mencionado, la única información que se requiere es el tipo, número y fecha de expedición del documento de identidad de la persona sobre la cual se realizará la consulta, estos datos se deberán ingresar en cada casilla según corresponda y luego deberá hacer clic en Consultar.
Si al hacer clic en consultar la información no carga, diríjase a la parte superior de la pantalla y haga clic sobre la pequeña opción “Ventanas emergentes bloqueadas”, luego haga clic en Permitir y finalmente en Listo, como se muestra en la siguiente imagen.
Información de la persona
Finalmente, en pantalla aparecerá la información de la persona consultada, organizada por EPS, Pensión, ARL, ARL, CCF y censantías.
¿De dónde proviene la información del RUAF?
Las administradoras de cada concepto son las responsables de enviar la información a la plataforma para que esta se vea reflejada en la misma, en este sentido, se debe considerar que es posible que la información no se encuentre actualizada en todo momento, normalmente una novedad tarda 15 días en verse reflejada dentro del RUAF.
Consulta de información de un tercero
Como bien se dijo, cuando se consulta la información de un tercero será necesario tener una autorización por parte de la persona, de lo contrario será considerado un acto irregular y se podrán iniciar acciones legales correspondientes a violación de la información, por esta razón, en caso de ser un empleador podría usar el siguiente formato para obtener la autorización de consultar el RUAF por parte de sus empleados o futuros empleados.
Carta de autorización
Yo, “Nombre de la persona que brinda la autorización” identificado con la cédula de ciudadanía número ___________ de la ciudad de _____________, autorizo a la empresa ______________, para que sea consultada mi información contenida dentro del Registro Único de Afiliados (RUAF), con el fin de tener una mayor veracidad de la información en cuanto a mi afiliación a la protección social, la cual será usada exclusivamente con fines laborales.
Fecha de elaboración.
Firma del autorizante.
Casos en los que no se requiere autorización
Tan solo en los siguientes casos no será necesaria la autorización de una persona para que sea consultada su información en le RUAF:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
El RUAF y el SISPRO
El SISPRO o Sistema Integral de Información de la Protección Social es el intermediario entre las administradoras y el RUAF, también es la encargada de recopilar la información y organizarla para poder brindar datos estadísticos sobre la protección social, que es útil para los órganos estatales, pudiendo así brindar soluciones ante posibles problemáticas.
La diferencia entre el RUAF y el FOSYGA
El FOSYGA es otra plataforma del Estado que tiene una finalidad similar al RUAF, pero con la gran diferencia de que el FOSYGA solo se enfoca en la información relacionada con las Entidades Prestadores de Salud EPS, de modo que brinda una información más detallada sobre las afiliaciones a estas entidades, mientras que el RUAF contiene la información de toda la protección social de una persona.
