Un contador debe considerar distintos aspectos relevantes al momento de aceptar un contrato para ejercer su profesión, esto con el fin de no incurrir en faltas a la ética profesional que podrían afectar su reputación.
Es recomendable que el contador público cualquiera que sea el cargo que ocupe realice un análisis detallado sobre su participación dentro del proyecto o empresa, puesto que los lineamientos profesionales disponen de una serie de situaciones a las cuales se debe estar atento para no fallar en sus responsabilidades, este tema será tratado en el presente artículo a modo de recomendaciones para aceptar un contrato como contador o un cargo derivado.
Aclarar las funciones y responsabilidades derivadas
Esta es una tarea indispensable en el inicio de cualquier trabajo, el profesional debe revisar su contrato para tener en cuenta todas las funciones y las responsabilidades que son asignadas con el fin de que exista claridad en todo lo que requiere el contratante y no se presenten malentendidos que puedan afectar la ética del contador.
Uno de los puntos en los que se debe tener mayor precaución es con las responsabilidades derivadas a las funciones contables y fiscales, así podrá evitar embarcarse en una gran cantidad de responsabilidades frente a los entes de control, vigilancia y fiscalización que podrían no estar acordes con la remuneración o podría estar fuera del alcance de lo aceptable por el profesional.
Unos aspectos muy importantes que se derivan de la revisión del contrato es el tipo de vinculación y la remuneración que recibirá, como es de saberse el contador podrá ser contratado por prestación de servicios para que sirva como consultor externo o por medio de un contrato de trabajo cuando la empresa lo requiera, así mismo deberá revisar que incluye y que no la remuneración.
Construir un plan de trabajo
Otro punto fundamental es establecer un plan de trabajo con el fin de cumplir a cabalidad con las funciones asignadas, esto puede acompañarse de un cronograma de actividades y si tendrá personal a cargo las funciones que se le asignarán a cada uno, generalmente el contador público es el responsable final de la presentación de informes, declaraciones e impuestos, lo cual no puede pasarse de la fecha límite.
En este sentido también es fundamental preguntarse si existen temas pendientes que haya dejado el anterior contador, es recomendable no confiarse con una afirmación de que todo está en orden, de modo que será necesario realizar un balance de comprobación y otras actividades que permitan validar la veracidad de la información contable a la fecha, esto puede ayudar a evitar problemas futuros de los cuales el profesional no tuvo conocimiento al aceptar el cargo.
Entendido lo anterior, las principales tareas a incluir dentro del plan de trabajo podrían ser:
- Revisar la información contable y fiscal que se disponga en un determinado periodo de tiempo “incluyendo la información entrada al aceptar el trabajo”.
- Lista de labores a realizar mes a mes, con su respectiva prioridad y fecha máxima de cumplimiento.
- Listado de labores a cargo de los subordinados.
- Información que se requiere al completar el ciclo contable o para llevar a cabo las labores.
Información que se debe analizar en cada periodo
Realizar una labor de auditoría no solo es recomendable al inicio del trabajo, también es fundamental realizar esta actividad constantemente con el fin de evidenciar falencias o errores humanos de los que nadie se encuentra exento, en la contabilidad y más aún en el área fiscal tan solo un número adicional o un número menos puede conllevar problemas muy graves, por esta razón el contador periódicamente puede revisar:
- Las cuentas relacionas al efectivo y sus equivalentes, analizar los movimientos de estas cuentas es fundamental para identificar posibles fraudes y en determinado caso si está dentro de las funciones también será necesario programar arqueos de caja con el fin de evidenciar descuadres, además de revisar si los bancos se encuentran conciliados.
- Revisar los saldos de las cuentas por cobrar para determinar si es necesario llevar a cabo el respectivo deterioro.
- Revisar si el inventario en la contabilidad corresponde a la realidad y si se están aplicando las normas contables pertinentes.
- Revisar la propiedad planta y equipo para determinar si son útiles, si se han depreciado correctamente y si todo corresponde a lo reflejado en los libros.
- Verificar las cuentas por pagar y sus respectivos soportes con el fin de validar la veracidad de las deudas.
- Verificar que los ingresos y los gastos estén contabilizados.
Una vez hecho esto el contador deberá ser capaz de determinar si se están cumpliendo con las normas contables que le corresponden al cliente, así mismo, también podrá evidenciar otras responsabilidades del cliente frente a aspectos fiscales, por ejemplo, impuestos que debe pagar, informes que debe presentar, etc.
De igual manera, si se evidencian errores en la contabilidad el profesional tiene la responsabilidad de realizar los respectivos ajustes bajo el marco normativo aplicable.
¿Por qué es importante revisar la información contable de periodos antiguos?
Además de tener claro que recibe una contabilidad al día y sin problemas relativos a fraudes o fiscales, el contador deberá firmar los estados financieros comparativos del periodo en el cual se incorpora, de modo que podría estar en la obligación de firmar estados financieros en los que él no participó, de modo que estará dando fe de que todo se encuentra en orden, que sería lo que refleja su aprobación y firma.
Aun cuando el contador ingresa en un periodo nuevo donde ha participado en la elaboración de toda la información financiera, los estados financieros deben ser de carácter comparativo, es decir, deben contener las partidas del periodo anterior, las cuales hacen parte directamente del nuevo informe y el contador deberá dar fe pública de que toda la información contenida dentro de los estados financieros es correcta y se elaboró teniendo en cuenta las disposiciones legales aplicables.
