El control de inventarios o administración de inventarios, es una de las principales tareas que deben realizarse en las empresas que manejan productos, ya sean materias primas, productos terminados o insumos.
El control de inventarios representa la capacidad de la empresa para organizar y controlar la cantidad de cada producto en un momento dado, también permite a la empresa conocer sus demandas, lo que a su vez determinará las necesidades de compra.
¿Por qué es importante el control de inventarios?
La gestión de inventarios es una de las claves del éxito de las empresas, ya que tiene como objetivo asegurar las existencias ideales para la actividad, es decir, evitar el exceso o la falta de stock y garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, este sea suministrado.
Para algunos, lo ideal es que el flujo de entradas y salidas sea casi idéntico.
Sin embargo, en función de la actividad de la empresa, las demandas sufren grandes cambios a lo largo del año, lo que hace necesario que la empresa constituya un stock de seguridad, ya que quedarse sin productos puede afectar significativamente a la actividad de la empresa.
Principales métodos de control de inventarios
Existen diferentes métodos de gestión de inventarios, en Colombia, con la implementación de las NIIF se han incorporado unos nuevos, pero también han dejado de existir otros, los siguientes son los más usados:
PEPS
Esta metodología sigue el principio de que los bienes más antiguos de las existencias son los que deben venderse primero, evitando que los artículos queden obsoletos, es ahí el uso del acrónimo PEPS, que significa «primeros en entrar, primeros en salir«.
Este es uno de los métodos de administración de inventarios más utilizados por las empresas hoy en día, con la tendencia a aumentar constantemente los precios de los artículos de las existencias, este modelo tiende a valorar las existencias al valor más cercano al practicado en el mercado, ya que consistirá en artículos que se han comprado más recientemente.
UEPS
La UEPS es lo contrario de la metodología anterior, su acrónimo significa «últimos en entrar, primeros en salir«, de este modo, el producto más recientemente incorporado al stock de la empresa es el primero en ponerse a la venta.
Este método de control de inventarios no es recomendable para las empresas que trabajan con productos perecederos, y requieren un control aún más elaborado para que la empresa no sufra averías y pérdidas de productos.
Costo medio
Este método renueva los valores del inventario cada vez que hay una nueva entrada de artículos, calculando una media ponderada, la cual es el resultado de sumar los valores de los productos antiguos a los valores de los productos nuevos dividido por la cantidad total de artículos disponibles en stock.
Este método es ideal para las empresas cuyo valor de los artículos de stock no cambia mucho, aun así, es necesario adoptar controles adicionales para verificar que las acciones no están sobrevaloradas o infravaloradas.
Just in time
Cabe resaltar que no es un método muy usado en Colombia, es un método de gestión desarrollado especialmente para promover la reducción de costos, en el que el nivel de existencias se mantiene en el nivel más bajo capaz de satisfacer la demanda de la empresa.
Esta metodología requiere un estrecho seguimiento por parte de los directivos, con el fin de evitar que la empresa pierda buenas oportunidades de venta por no disponer de un stock suficiente de productos para satisfacer la demanda.
Curva ABC
Este método de gestión se basa en tres pilares fundamentales para establecer la importancia de mantener cada producto en stock, los cuales son: el volumen de negocio, la facturación y la rentabilidad.
Según estos criterios, los artículos de stock se clasifican en tres tipos:
- Artículos de tipo A: Son los bienes más importantes y de mayor valor, es necesario tener un control absoluto, ya que son los elementos más valiosos para la empresa, aunque no sean los más numerosos, son productos con un volumen de negocio razonable, pero que generan una alta rentabilidad y volumen de negocio.
- Artículos de tipo B: Son bienes de valor medio y, por tanto, los controles no son tan estrictos como los aplicados a los artículos clasificados como A, sin embargo, es necesario controlar, sobre todo, la cantidad de estos artículos en stock, ya que suelen ser los más numerosos.
- Artículos de tipo C: Son los menos valiosos para la empresa, por lo que no es tan importante adoptar muchos controles para ellos, deben mantenerse en pequeñas cantidades en inventario, solo para asegurar que se satisfacen las demandas eventuales.
Prácticas recomendables en el control de inventarios
Una buena gestión de los inventarios es una tarea compleja, puesto que, son muchos los problemas que hay que analizar y los controles que se deben que aplicar, sin embargo, los beneficios son muchos, por ello es necesario realizar cada una de las siguientes actividades:
1. Realizar inventarios
En este primer paso se debe realizar el reconocimiento físico de todos los artículos presentes en sus existencias mediante un inventario, durante este procedimiento, es importante organizar los productos, sepáralos por tipo, cada uno en un lugar específico, este mapeo mejora el movimiento de las mercancías en stock y da más agilidad a diversos procesos.
2. Resaltar toda la información importante
Es importante establecer la información relevante que debe recogerse, si no se registra la información con exactitud, puede provocar la toma de decisiones incorrectas que afectarán negativamente a la salud financiera de la empresa.
Cada artículo del inventario tiene mucha información que puede ser relevante para la toma de decisiones, entre los principales están:
- Número de referencia o número de control del activo.
- Costo.
- Fabricante.
- Categoría.
- Ubicación.
- Caducidad.
3. Prestar atención a los costos e ingresos
La gestión de inventarios no se limita al control físico, se debe controlar el inventario teniendo en cuenta el valor de los productos, así como su volumen de negocio y el margen de utilidad.
Para gestionar el inventario de esta manera es necesario conocer no solo el producto que más se vende, sino también el que genera mayores beneficios, para ello hay que tener en cuenta el precio de venta de los artículos.
Con esta información se podrá:
- Centrar en los productos de mayor rentabilidad.
- Conocer los productos de mayor y menor rendimiento por cantidad y margen.
- Gestionar mejor los descuentos, con información precisa del costo del artículo.
4. Controlar las ventas para no quedarse sin stock
El seguimiento de las ventas es una estrategia vital para el crecimiento del negocio, basándose en esta información, puede predecir mejor sus necesidades de compra y asegurarse de que la empresa ha hecho un pedido suficiente para un periodo determinado, analizando el historial de ventas y teniendo en cuenta las previsiones de crecimiento de la economía y del sector.
6. Gestionar la mercancía antigua
Gestionar correctamente el stock antiguo ayudará a evitar la pérdida de mercancía, ya sea por obsolescencia o por pérdida de vida útil, y contribuirá a que la empresa no tenga pérdidas.
Analizar los artículos con poco movimiento de stock también es una buena estrategia para evitar la sobreproducción o incluso idear estrategias para aumentar la rotación de productos.
Principales errores en el control de inventarios
Debido a la complejidad de la actividad, es habitual que se produzcan errores en la gestión del inventario. Aprenda cuáles son los principales y cómo evitarlos:
Exceso de inventario
El exceso de existencias es uno de los grandes problemas a los que se enfrentan las empresas, especialmente en tiempos de crisis, cuando se trata de productos perecederos, el problema se traduce literalmente en pérdidas totales.
En cualquier caso, es un gasto innecesario, porque la empresa deja de tener un capital neto disponible para invertir y pasa a tener una inversión paralizada, para evitarlo, es necesario centrar las inversiones en productos más rentables y que se vendan mejor, la única manera de hacerlo correctamente es empezar a analizar las ventas mes a mes.
Existencias insuficientes
Cuando un control de inventarios no se realiza de manera correcta, se corren varios riesgos, la falta de productos, por ejemplo, acaba generando pérdidas que muchas veces ni siquiera se notan, este tipo de situación puede provocar la pérdida de confianza de los clientes.
Problemas de estacionalidad
La oferta de productos debe adaptarse a las necesidades de los clientes, en cada estación y época del año, no se puede comprar la misma mercancía en un periodo de tiempo en el que quizás los clientes se van de vacaciones y no piensan comprarla.
Las empresas necesitan, además de captar esta información, hacer una buena planificación para no sufrir con problemas externos, como los retrasos de los proveedores.
Falta de inventario físico
Muchas empresas acaban por no realizar inventarios periódicos y creen que la cantidad que aparece en sus controles es la real, esto puede generar problemas de compras inadecuadas o falta de existencias en momentos cruciales para la empresa.
