Para llevar a cabo un control presupuestario de forma estratégica es necesario conocer algunos conceptos que son de amplia relevancia, por un lado, se habla de las premisas, que son los lineamientos básicos para iniciar el Presupuesto Corporativo, y deben estar de acuerdo con cada uno de los escenarios elegidos por el área encargada de trabajar el presupuesto.
Por otro lado, las directrices son orientaciones que definen y regulan un camino a seguir, son instrucciones o indicaciones para establecer un plan o una acción, como ejemplo de premisas, se pueden citar las siguientes:
- Número máximo de empleados.
- Crecimiento mínimo de las ventas.
- Variación aceptable de costos y gastos.
- Tipo de cambio aceptable.
- Política de cuentas por pagar, por cobrar y de inventario, etc.
Algunas ventajas de tener las premisas claras, son las siguientes:
- Una mayor y más eficaz comunicación de los parámetros de base que deben respetarse.
- Reducción del número de revisiones, ajustes y correcciones presupuestarias en cada área.
- Mayor alineación entre la alta dirección y los responsables de las áreas.
- Visión más global de los escenarios macro y micro en los que se encuentra la empresa.
- Posibilidad de analizar por separado las variaciones de los resultados debidas a cambios en las hipótesis presupuestarias.
- Mejor nivel de previsibilidad de los resultados futuros.
Una vez definidos los supuestos y las directrices y alineados entre sí, el siguiente paso es crear escenarios.
Cómo crear escenarios
Los escenarios permiten establecer estrategias considerando un contexto futuro, donde se identifican los factores que pueden apalancar a la empresa, para crear un diferencial competitivo.
La función principal de la proyección de escenarios es analizar el contexto interno y externo en el que se encuentra la empresa e identificar los factores futuros que probablemente se produzcan.
Es importante destacar que la proyección de escenarios no trata de prever el futuro, sino de identificar factores que pueden hacerse realidad a largo plazo, de este modo, la empresa puede prepararse creando planes de acción previos para los escenarios más probables.
Los tres tipos de escenarios más utilizados
- Escenario optimista, en el que la idea central es prever un entorno extremadamente favorable para la organización, en el cual se superan todos los objetivos de facturación, se alcanza el menor costo de producción y los gastos operativos se mantienen por debajo de los límites establecidos.
- Escenario pesimista, en el que ocurre lo contrario, previendo las peores situaciones de ingresos, costos, gastos e inversiones para la organización.
- Escenario realista, hay que tener cuidado de no confundir el escenario realista con un camino intermedio, cada escenario debe ser analizado críticamente, evaluando los impactos de cada decisión.
Cómo gestionar el control presupuestario
En esta fase se debe gestionar lo que se ha planificado en comparación con lo que se ha conseguido, el seguimiento del presupuesto crea en las personas implicadas una visión global de la empresa, lo que aumenta el compromiso de los directivos.
Este seguimiento periódico ayuda a tomar decisiones más asertivas, y hacer énfasis en que la idea de compromiso no debe confundirse con el castigo y el punto clave es trabajar de forma colaborativa, buscando la mejora continua de los resultados financieros de la empresa.
En el presupuesto, la información se divide en tres; pasado, presente y futuro, a los que generalmente se le conoce como histórico, realizado y planificado, lo cual es aconsejable que se aborde de la siguiente manera:
Planificado x Histórico
Es la primera que se debe hacer, porque muestra si lo planeado tiene sentido, se deben analizar los valores y los porcentajes de evolución.
Planificado x Realizado
Es en este momento cuando se identifican si se están alcanzando los objetivos y metas previstas, es normal que haya desviaciones y que no todo salga como se ha planeado, pero si las cosas no son como se esperaba, pueden ser necesarias acciones más estrictas para retomar el rumbo previsto.
Realizado x Histórico
Por último, se tiene este análisis que es similar al primero, que compara los resultados obtenidos con los resultados del período anterior, mostrando si la empresa realmente está mejorando sus resultados y creciendo.
La última etapa de la planificación del control presupuestario son las revisiones periódicas, o revisiones del presupuesto, las revisiones son muy importantes para la alineación del control presupuestario y deben producirse de acuerdo con las directrices de la organización, tanto en lo que respecta al plazo como a la cuestión financiera.
Es natural que el proceso de control presupuestario optimice los recursos financieros de la empresa, pero el área de gestión financiera debe estar siempre atenta a la planificación y al control del presupuesto de la empresa, una de las formas prácticas es entender cómo los costos están afectando positiva o negativamente dentro de la empresa.
