El documento equivalente a la factura de venta, es el documento emitido por los no obligados a facturar, puesto que en estos casos no se podría reconocer como una factura, exceptuando las cuentas de cobro que no estarían dentro de la categoría de documentos equivalentes.
Anteriormente, también se le conocía como documento equivalente, al documento que debía elaborar un contribuyente, cuando adquiría productos o servicios de personas no obligadas a facturar, con el fin de tener un soporte y poder reconocer dicho costo o gasto, como deducible dentro de sus impuestos, pero actualmente, a este documento se le conoce como documento soporte, según la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
¿Quién está obligado a elaborar documento equivalente?
Cuando se trata de documento equivalente, ninguna persona estaría en la obligación de emitirlo, puesto que lo podrían emitir los no obligados a facturar de manera voluntaria, y los obligados a facturar no pueden emitir documentos equivalentes por sus ventas, deben emitir facturas electrónicas o de talonario según el caso.
Cuando se habla de documento soporte, toda persona que desee sustentar legalmente un costo, deducciones, o impuestos descontables que sean adquiridos de una persona que no esté en la obligación emitir factura deberá elaborarlo, pero es necesario resaltar que este documento no se denomina documento equivalente.
No obligados a facturar
Según el decreto 1625 del 2016, que fue modificado por el decreto 358 del 2020, los no obligados a expedir factura son:
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales no responsables de IVA, de los que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, que cumplan con todas las disposiciones que se mencionan en estos parágrafos.
- Las personas naturales no responsables del INC, de los cuales se habla en el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, que cumplan con todas las disposiciones, del artículo en mención.
- Las sociedades o personas naturales que desarrollen la actividad económica de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
- Los asalariados y pensionados, no deberán facturar los servicios prestados por esta relación laboral.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso inferiores a 3.500 UVT.
Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
Desde el 2020, toda persona que no se encuentre en este listado deberá emitir factura, por contrario, las personas que se encuentren dentro de este listado podrían emitir un documento equivalente.
Requisitos del documento equivalente
Puede parecer redundante, pero recuerde la diferencia entre documento equivalente y documento soporte, dicho esto un documento equivalente debe cumplir con los mismos requisitos que aplican para las facturas de venta, así lo dispone el decreto 1625 del 2016, dentro de las modificaciones realizadas por el decreto 358 de 2020:
Cuando una persona o sociedad no obligada a factura, opte por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y se consideran sujetos obligados a facturar.
Por ende, se deben considerar los siguientes aspectos al emitir un documento equivalente:
- Debe considerar los requisitos expuestos en el artículo 617 del E.T.
- Debe tener en cuenta los requisitos establecidos en el Código de comercio en el artículo 774.
- Es necesario tener una resolución de facturación emitida por la DIAN.
- Considerar si debe facturar electrónicamente o no.
