Al momento de presentar los estados financieros del año 2020 ante la Superintendencia de Sociedades, se debe tener en cuenta que, además de estos E.F., se deben anexar algunos documentos adicionales señalados dentro de la circular externa 2020-01-630766, donde también se dispone la forma de presentación de los documentos, es necesario tener en cuenta que toda esta información es indispensable para evitar sanciones en las que se pueden incurrir con tan solo enviar los datos de manera errónea, así el contenido sea correcto.
Esta responsabilidad recae sobre las empresas que se encuentran sometidas a vigilancia y control, sin ser necesario una orden expresa de carácter particular emitida por la entidad en cuestión, así lo establece el artículo 289 del Código de Comercio.
En el caso de las entidades que se encuentren sometidas a inspección, les será enviada la orden vía correo electrónico para que presente de manera obligatoria la respectiva documentación, por esta razón es importante tener actualizado el Registro Mercantil con el correo prioritario de la empresa.
Cómo se deben presentar los Estados Financieros y los documentos adicionales
La presentación se debe realizar de manera virtual por medio del módulo SIRFIN dentro de la plataforma de la Superintendencia de Sociedades, cada documento debe ser enviados en formato PDF de manera individual “un archivo por cada documento”, es importante tener en cuenta esta forma de presentación para evitar incurrir en sanciones como ya se mencionó anteriormente.
Para tener una idea más clara sobre la transmisión y reexpresión de estados financieros de fin de ejercicio, lo invitamos a descargar la guía práctica elaborada por la Supersociedades, desde este enlace.
Documentos adicionales a los Estados Financieros
Todas las entidades deben enviar la siguiente documentación acompañada de los Estados Financieros:
- Documento de certificación de los estados financieros, emitido por el representante legal y el contador público, donde se indique que cumplen con lo que se dispone en el artículo 37 de la ley 222 de 1995, de igual manera, deberá ser suscrito, por el revisor fiscal que los dictamine, si la empresa está obligada a tener R.F., o lo tiene de manera voluntaria, cada persona deberá plasmar su número de identificación, firma y número de tarjeta profesional.
- El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios para su aprobación, dentro del cual, adicionalmente, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresaria “aplica para vigilados”.
- El dictamen elaborado por el revisor fiscal “aplica para vigilados y obligados a tener revisor fiscal”.
Adicional a estos documentos, como bien se sabe es obligatorio anexar las notas explicativas de los estados financieros como parte integral de los mismos, las cuales deben contener, entre otros, las revelaciones de los estados de:
- Situación financiera.
- Resultado integral del ejercicio.
- Componentes del otro resultado integral (ORI).
- Cambios en el patrimonio.
- Flujo de efectivo.
Actas como documentos adicionales
También será necesario presentar una copia del acta de reunión del máximo órgano social en donde se aprobaron los estados financieros de la vigencia a enviar, en este caso 2020.
Este documento debe ser escaneado y enviarse en formato PDF, por medio de la opción Presentación de Informes Empresariales, la cual se encuentra en el módulo de SIRFIN, en el apartado de envío de documentos, utilizando el número de radicación que sea suministrado por el sistema cuando se envíe el archivo con extensión .XBRL, a más tardar el 18 de mayo 2021.
¿Cuándo se deben enviar los documentos adicionales?
Estos documentos adicionales deben ser enviados hasta dentro de los dos días hábiles siguientes al plazo máximo para el envío de los estados financieros según la siguiente tabla:
|
Últimos dos (2) |
Plazo máximo para el envío de información en el año 2021 |
| 01-05 | 12 de abril |
| 06-10 | 13 de abril |
| 11-15 | 14 de abril |
| 16-20 | 15 de abril |
| 21-25 | 16 de abril |
| 26-30 | 19 de abril |
| 31-35 | 20 de abril |
| 36-40 | 21 de abril |
| 41-45 | 22 de abril |
| 46-50 | 23 de abril |
| 51-55 | 26 de abril |
| 56-60 | 27 de abril |
| 61-65 | 28 de abril |
| 66-70 | 29 de abril |
| 71-75 | 30 de abril |
| 76-80 | 3 de mayo |
| 81-85 | 4 de mayo |
| 86-90 | 5 de mayo |
| 91-95 | 6 de mayo |
| 96-00 | 7 de mayo |
Presentación de los estados financieros consolidados y documentos adicionales
En el caso de las empresas comerciales que tengan el papel de matrices o controlantes que se encuentren obligadas a presentar los Estados Financieros ante la Superintendencia de Sociedades, como documento adicional deberán presentar los estados financieros consolidados.
Estos estados financieros consolidados deberán ser enviados como máximo el día 31 de mayo de 2021 y sus documentos adicionales como máximo dentro de los días hábiles siguientes a esta fecha.
Como documentos adicionales a los estados financieros consolidados se encuentran:
- Documento de certificación de los estados financieros, emitido por el representante legal y el contador público, donde se indique que cumplen con lo que se dispone en el artículo 37 de la ley 222 de 1995, de igual manera, deberá ser suscrito, por el revisor fiscal que los dictamine, cumpliendo con los mismos requerimientos anteriores.
- Notas a los estados financieros consolidados.
- Informe especial en los términos establecidos en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
- El dictamen elaborado por el revisor fiscal “aplica para vigilados y obligados a tener revisor fiscal”.
Informes que deben ser tenidos en cuenta
Algunas entidades empresariales también deben presentar otro tipo de informes requeridos por la Superintendencia de sociedades, los cuales tienen sus propios plazos y parámetros de presentación, estos informes son:
- Informe de prácticas empresariales.
- Programas de transparencia y ética empresarial.
- Prevención del riesgo LA/FT.
