¿Qué son los documentos contables?

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Los documentos contables son la base para registrar las actividades económicas de una empresa, sirven como prueba o comprobante de los movimientos y contabilizaciones financieras que pueden ser revisados tanto en auditorías internas como externas o en determinado caso pueden ser requeridos por la administración de impuestos.

Es sumamente importante mantener el compromiso y la disciplina en la organización y el registro de dicha información en la contabilidad, su ausencia o irregularidad puede perjudicar la gestión financiera, fiscal y contable de la empresa y someterla a multas y sanciones por el incumplimiento de las obligaciones que le incumben.

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¿Qué son los documentos contables?

Los documentos contables  sirven de base para la contabilidad y los registros obligatorios que se deben realizar,  contienen los movimientos financieros de la empresa y se utilizan para el cálculo de las obligaciones.

Generalmente este tipo de documentos no pueden contener tachones ni enmendaduras, por lo tanto, deben mantenerse en plena integridad, así que si hay algún daño o tachón lo más seguro es reconstituirlos o reemplazarlos y cada uno debe ser archivado en orden cronológico, según el respectivo asiento en los libros de contabilidad, con cierre por mes, trimestre o año.

Por lo general, los registros contables se realizan en función de la fecha de emisión de estos documentos, y cada uno de ellos sirve como elemento de prueba. Por eso es tan importante mantenerlos archivados y protegidos, en Colombia los soportes contables se deben guardar por cinco años.

Características de los documentos contables

Los documentos contables se caracterizan por:

  • Ser respaldo de las transacciones económicas que realiza la empresa.
  • Contribuir en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio.
  • Soportan los movimientos de bienes.
  • Respaldan información financiera.
  • Sirven como medida de control interno y externo.

Tipos de documentos contables

Dentro de la actividad contable se pueden encontrar dos tipos de documentos o comprobantes, los cuales se denominan comprobantes internos y comprobantes externos:

Comprobantes contables internos

Los documentos contables internos son los que la empresa elabora para su propio uso o para remitirlos a un tercero, dentro de esta categoría se encuentran:

  • La factura de venta.
  • Recibos de caja.
  • Vales.
  • Comprobantes de egreso.
  • Presupuestos.
  • Notas débito.
  • Notas crédito.
  • Documentos equivalentes.
  • Cheques.

De esta manera todo documento que sea emitido por la empresa se encuentra dentro de la categoría comprobantes internos.

Comprobantes contables externos

Los comprobantes externos son los que recibe la empresa por parte de terceros al realizar una transacción económica, dentro de estos se pueden encontrar:

  • Facturas de compra.
  • Recibos de pago.
  • Comprobantes de devolución.
  • Notas de contabilidad.
  • Letras de cambio.
  • Desprendibles de consignaciones.
  • Cheques.

Como se puede observar algunos documentos contables pueden estar dentro de ambas categorías, pero la diferencia es como su definición lo dice unos son expedidos por la empresa y otros son recibidos por la empresa de parte de terceros.

Los documentos externos suelen ser un soporte para elaboración de un comprobante interno, por ejemplo, cuando la empresa compra un producto recibe una factura de venta, la cual se clasificaría como documento externo, pero con base a dicho documento se elabora la factura de compra o documento que soporte dicha compra en la contabilidad de la empresa.

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Documentos no contables

Es necesario aclarar que no todos los documentos que reciba o genere la empresa se consideran como contables, como puede ser el caso de la correspondencia y demás documentación que tenga fines informativos.

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