¿Qué es el ciclo operativo de caja en la contabilidad?

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El ciclo de operativo de una empresa es el tiempo que transcurre entre el pago de la compra de materias primas, el pago de salarios y otros gastos hasta la entrada que recibe de la venta de estos bienes, en otras palabras, es el periodo de tiempo que transcurre entre los momentos en que se empieza a gastar dinero en la producción y el cobro al cliente.

Se considera que las empresas con un intervalo de ciclo operativo de caja más bajo tienen una mejor gestión del capital de trabajo que las empresas con intervalos de ciclo operativo de caja más largos, cuanto más rápido se complete el ciclo operativo de caja de una empresa, menor será el capital que la empresa necesitará invertir en su capital de trabajo.

Ciclo operativo frente al ciclo de caja

El ciclo operativo es un concepto similar al ciclo de caja, sin embargo, hay una pequeña diferencia entre ambos, el ciclo de operativo de la empresa se refiere al tiempo que transcurre desde la compra inicial de la materia prima hasta el momento en que se recibe el efectivo de la venta de los productos terminados.

El ciclo de caja, en cambio, no tiene en cuenta el tiempo de compra inicial de la materia prima, es el tiempo que transcurre desde que la empresa paga por la materia prima comprada hasta el momento en que se recibe el efectivo de la eventual venta de los productos acabados.

Importancia del ciclo operativo de caja

El concepto de ciclo operativo de caja del capital circulante de una empresa es el principal indicador de si la estrategia de gestión de trabajo de una empresa es eficaz, un ciclo de conversión de efectivo óptimo puede ayudar a la empresa a llevar a cabo sus operaciones sin problemas y también puede tener un impacto positivo en los beneficios y las ganancias, del mismo modo, garantiza que las operaciones de la empresa funcionen de forma ordenada y eficiente.

Como se ha mencionado anteriormente, un ciclo de conversión de efectivo corto también puede ayudar a la empresa a evitar inversiones adicionales en sus operaciones, ya que el efectivo generado a través de las operaciones de la empresa puede satisfacer fácilmente sus demandas de salida de efectivo.

Esto puede ayudar a la empresa a evitar los préstamos que otras empresas, con un ciclo de conversión de efectivo más largo, tienen que tomar para financiar sus necesidades de capital circulante.

El ciclo operativo de la tesorería también puede ser un indicador principal de la eficacia de la utilización de los activos y de la posición de liquidez de la empresa, por lo tanto, el concepto de ciclo operativo de caja puede utilizarse como indicador de la eficiencia de la empresa en la gestión de sus inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar para lograr la máxima eficacia.

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Fórmula del ciclo operativo

La fórmula para calcular el ciclo operativo de una empresa se compone de diferentes ratios de capital circulante, en términos generales la fórmula es:

  • Ciclo de explotación = Días de inventario + Días de cobro

Los días de inventario se calculan mediante la agregación del período de retención de las materias primas, el período de retención del trabajo en curso y el período de inventario de los productos terminados. Por lo tanto, la fórmula de los días de inventario se puede escribir como:

  • Días de inventario = Período de mantenimiento del inventario de materias primas + Período de mantenimiento del trabajo en curso + Período de inventario de productos terminados

El período de mantenimiento del inventario de materias primas de una empresa en número de días puede calcularse como:

  • Período de mantenimiento de los inventarios de materias primas = (Promedio de los inventarios de materias primas/uso de materiales) x 365

El período de mantenimiento de trabajo en curso de una empresa en número de días se puede calcular como:

  • Periodo de mantenimiento = (Promedio de inventario de trabajo en curso / Compra anual) x 365

El período de inventario de productos terminados de una empresa en número de días puede calcularse como:

  • Periodo de inventario de productos terminados = (Inventario de productos terminados / Costo de las ventas) x 365

Una vez calculados los tres indicadores anteriores relacionados con el inventario, se pueden calcular los días de inventario de una empresa.

Los días de cobro o el período de cobro de una empresa significan el tiempo que tarda la empresa en recibir efectivo de sus clientes por cualquier venta a crédito que se les haga, los días de cobro pueden calcularse mediante la siguiente fórmula

  • Días de cobro = Promedio de cuentas por cobrar / Total de ventas a crédito x 365

Por último, los días de cuentas por pagar de una empresa son el tiempo que tarda la empresa en pagar a sus proveedores por cualquier compra a crédito que haya realizado, los días de cuentas por pagar se pueden calcular utilizando la siguiente fórmula:

  • Días de pago = Promedio de cuentas por pagar / Total de compras a crédito x 365

Razones para un ciclo de conversión de efectivo más largo

El concepto de ciclo operativo de caja del capital circulante sugiere que la razón de que los ciclos operativos sean más largos puede deberse a que los días de inventario sean altos, a que los días de cobro sean altos o a que los días de pago sean altos, si la empresa no puede convertir sus materias primas en productos terminados a tiempo y no puede convertir sus productos terminados en ventas, tendrá días de inventario más altos.

Del mismo modo, si la empresa no cuenta con una política de control de créditos adecuada y un departamento de control de créditos eficaz, le resultará difícil recuperar el dinero de sus clientes a los que se han realizado ventas a crédito.

Por último, si una empresa tarda en pagar a sus proveedores después de haberles hecho compras a crédito, los días de cobro de la empresa se verán afectados, si los proveedores de la empresa ofrecen unas condiciones de crédito estrictas y un periodo de reembolso del crédito más corto, entonces los días de pago de la empresa se verán afectados.

¿Cómo reducir el ciclo de conversión de efectivo?

La reducción del ciclo operativo de la caja de una empresa puede ser difícil, especialmente si la empresa tiene problemas para gestionar su capital circulante, para reducir el ciclo operativo de caja de la empresa, la dirección de la empresa tiene que considerar todos los factores que afectan al ciclo operativo, según el concepto de ciclo operativo de caja, estos factores incluyen:

  • La eficiencia de los procesos de la empresa.
  • Las condiciones de crédito ofrecidas a los clientes.
  • Las condiciones de crédito negociadas con los proveedores.

Mejora de la eficiencia

La primera forma en que una empresa puede mejorar su ciclo operativo de caja es mejorando la eficiencia de sus procesos, este concepto está relacionado principalmente con el capital circulante de la empresa.

Si hay ineficiencias en los procesos de la empresa, esta tardará mucho tiempo en convertir sus materias primas en productos acabados, cuanto más tiempo tarde la empresa en iniciar la producción de sus materias primas y cuanto más tiempo tarde durante el período de producción en convertir estas materias primas en productos acabados, más largos serán sus días de inventario, por lo tanto, para disminuir los días de inventario, la empresa debe hacer que sus procesos sean eficientes.

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Condiciones de crédito ofrecidas a los clientes

Del mismo modo, la empresa debe considerar la posibilidad de disminuir sus límites de crédito y el tiempo de crédito ofrecido a los clientes para reducir sus ciclos operativos de caja, sin embargo, la empresa puede arriesgarse a perder algunos clientes debido a la disminución de los plazos de crédito.

La empresa también puede considerar la posibilidad de ofrecer a sus clientes descuentos por liquidación anticipada para garantizar que el efectivo se reciba en poco tiempo, todo esto puede lograrse simplemente con una eficiencia en el departamento de control de créditos de la empresa.

Condiciones de crédito negociadas con los proveedores

Si la empresa quiere reducir su ciclo operativo de caja, debe negociar con sus proveedores unas mejores condiciones de reembolso que permitan a la empresa una mayor flexibilidad a la hora de realizar los pagos.

Cuanto más alto sea el período de cuentas por pagar de una empresa, mejor será el ciclo operativo de caja, en caso de que la empresa ya esté vinculada por un contrato con los proveedores, esto puede no ser una opción, si la empresa también se beneficia de los descuentos por pago anticipado que ofrecen los proveedores, debería reconsiderar si los descuentos por pago anticipado merecen afectar negativamente al ciclo operativo de la empresa.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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