La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que buscan dar validez y autenticidad a la información presentada ante la DIAN, asegurándose de que dicha información esté avalada por el contribuyente.
Según la DIAN con la expedición de la Resolución No. 00070 del 3 de noviembre de 2016, modificada por la Resolución 22 de abril 3 de 2019, la firma electrónica se define como “la combinación de una Identidad Electrónica y un Código Electrónico que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN”.
Contenidos del artículo
Solicitar la firma electrónica por primera vez
Para solicitar la firma electrónica por primera vez deberás:
- Tener una cuenta en el portal de la DIAN habilitada al igual que el RUT actualizado, si no tienes claro el proceso en este artículo se muestra como actualizar el RUT de manera virtual.
- Acercarte a un punto de atención de la DIAN con el documento de identificación original.
Luego de ser atendido por un asesor de la DIAN deberás seguir los pasos para actualizar la firma digital a firma electrónica desde el punto 6.
Pasos para actualizar la firma digital a firma electrónica
- Inicialmente deberás acceder a la plataforma de la DIAN. Es importante tener el RUT actualizado al momento de realizar este procedimiento.
- Dirígete a la opción “Migre su Certificado Digital a Firma Electrónica”.
- Haz clic sobre la opción llamada “Renovar Instrumento de Firma Electrónica” y posteriormente debes hacer clic sobre la opción guardar.
- Verifica los datos que aparecen en pantalla, cuando estés seguro de que son correctos haz clic sobre la opción “firmar”.
- En la nueva ventana emergente te informarán el envío de la solicitud al correo registrado, para lo cual solo debes hacer clic en el visto bueno, luego de esto debes firmar el documento con la firma digital.
- Revisa tu correo personal registrado en la DIAN, en el cual deben estar dos mensajes nuevos, el primero tendrá adjunto un formulario número 10036, el segundo contiene un link hacia el portal de la DIAN al cual debes ingresar, contestar las cinco preguntas de seguridad y hacer clic sobre finalizar.
- Haz clic sobre el botón “enviar los códigos de autorización a mi correo”.
- Revisa tu correo electrónico de nuevo y copia el código que se encuentra en el nuevo mensaje de la DIAN, pégalo en la página de la DIAN y haz clic en siguiente.
- Ahora solo deberás asignar una contraseña a la firma teniendo en cuenta los siguientes datos:
a. La longitud mínima de la contraseña son 8 caracteres.
b. Debe contener al menos un carácter en mayúscula.
c. Debe contener al menos un carácter en minúscula.
d. Debe contener al menos un número y un carácter especial como “¡$%&/ (“.
10. Al registrar la contraseña el sistema te dirá que la habilitación fue exitosa.
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Estos son todos los pasos para adquirir la firma electrónica, debes tener en cuenta que en ocasiones la página de la DIAN no puede no estar funcionando correctamente y por ende mostrar distintos errores, por lo cual deberás intentarlo en otro momento, pero si dichos problemas persisten deberás acercarte a un punto de contacto de la DIAN.
Renovar la firma electrónica
Las personas que posean su firma electrónica vencida, la podrán renovar tan solo con ingresar a la plataforma con sus datos y realizar tres pasos:
- Selecciona la opción «Gestionar mi firma digital».
- Posteriormente selecciona «Renovar instrumento de firma electrónica».
- Actualiza la información y concluye el proceso.
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Vídeo explicativo para habilitar la firma digital
Para facilitar el proceso de habilitación de la firma electrónica puede ver el siguiente vídeo.
