Firma electrónica en contratos de trabajo

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Con la salida del Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, se habilita la opción poder firmar contratos de trabajo de manera electrónica, es necesario hacer énfasis en que se trata de los contratos mencionados en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, tenga en cuenta que este método podrá ser usado por cualquiera de las dos partes del contrato, es decir, tanto empleador o empleado.

Requisitos que deben cumplir los contratos firmados electrónicamente

El contrato de trabajo que se firme electrónicamente deberá tener, adicional a las cláusulas que las partes acuerden de manera libre, lo siguiente:

  • Los nombres, tipo de identificación con el respectivo número y el domicilio de ambas partes.
  • El lugar y la fecha en la cual se celebra el contrato.
  • El lugar donde el trabajador debe prestar sus servicios.
  • La naturaleza del trabajo.
  • La forma, la cantidad y los periodos en los que recibirá la remuneración.
  • La fecha de terminación en caso de ser a término fijo.

En cuanto a las firmas, el Decreto 526 establece que podrán ser usadas:

Las firmas electrónicas, obtenidas por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos.

Cumpliendo con los requerimientos expuestos de la firma electrónica, esta tendrá la misma validez que la firma manuscrita, con lo cual también se debe considerar el artículo 2.2.2.47.3 del Decreto 1074 de 2015, por otro lado, también se hace mención de la firma digital, la cual será válida siempre que se cumpla lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.

Garantía del empleador para la firma de los contratos de trabajo

El empleador deberá brindarle lo necesario al empleado para que pueda firmar de manera electrónica el contrato de trabajo, de este modo, el empleador deberá tener los medios tecnológicos propios o prestado por un tercero para garantizar la efectividad del trámite.

Bajo ningún caso el empleado deberá pagar un monto que se desprenda del proceso de firma electrónica, todos los gastos deberán correr por cuenta el empleador.

Cabe resaltar que los contratos de trabajo que se suscriban por este medio, se deberán conservar mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos, puesto que, en determinado caso el empleador podría verse en la obligación de suministrar dichos documentos a las autoridades judiciales que lo soliciten.

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