Obligación de firmar digitalmente las facturas electrónicas

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Con la llegada de la factura electrónica al país mediante el decreto 2242 de 2015, se vio la necesidad de tener que reglamentar la firma digital, para garantizar la autenticidad e integridad de la documentación enviada, la firma que se debe usar con estos fines no es la misma que se usa para firmar las declaraciones o los trámites que se realizan ante la DIAN de forma virtual, puesto que el mecanismo digital debe ser expedido por una entidad de certificación abierta.

La firma digital debe cumplir con ser un certificado digital vigente y no revocado al momento de la firma.

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¿Qué es una firma digital?

La firma digital es un mecanismo electrónico mediante el cual una persona puede validar su aprobación personal sobre un proceso que se está realizando, esto se puede dar por medio de correo, un PIN u otro tipo de notificación que garantice que la persona realmente está de acuerdo con lo que se firma.

Para que las firmas digitales no puedan ser suplantadas se utiliza un avanzado sistema de cifrado que evita ese tipo de inconvenientes.

¿Cómo se debe adquirir la firma para las facturas electrónicas?

Existen tres posibles casos para la adquisición de las firmas digitales, en cuanto a la facturación electrónica:

  • Normalmente al adquirir el servicio de facturación electrónica, el proveedor del servicio incluye la firma digital por medio de un convenio con una entidad de certificación digital, de manera que el precio de la facturación incluye el de la firma digital.
  • Cuando se usa la plataforma gratuita que ofrece la DIAN, la persona debe adquirir la firma digital directamente con una entidad de certificación digital, por lo cual deberá pagar por el servicio, normalmente se venden en paquetes que van desde seis meses hasta tres años.
  • En el caso de que la persona desarrolle su propio sistema de facturación electrónica, esta misma se debe encargar de integrar el mecanismo de firma digital por medio de una entidad de certificación digital.

En todo caso la firma digital es un factor indispensable para poder emitir la factura electrónica, por esta razón es necesario que al adquirir un servicio de este tipo, se pregunte sí incluye el mecanismo de firma digital por medio de una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC en el país o si debe adquirir el servicio por separado.

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