Los fondos de empleados y su reglamentación

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Los fondos de empleados son empresas con carácter asociativo, de derecho privado y sin ánimo de lucro, que se encuentran reguladas por el decreto 1481 de 1989, el cual tuvo algunas modificaciones por parte de la ley 1391 de 2010, la principal finalidad de esta entidad es la de proporcionar beneficios a los empleados que la conforman.

Los fondos de empleados se constituyen por trabajadores dependientes subordinados, trabajadores asociados o por servidores públicos.

Características de los fondos de empleados

Los fondos de empleados obedecen a las siguientes características:

  • Se componen en definitiva por trabajadores con vínculo común de asociación.
  • La incorporación y retiro de los trabajadores es totalmente voluntario.
  • Es equitativo para todos sus integrantes, ningún miembro tiene mayor participación que otro, sin importar sus aportes.
  • Se deben prestar beneficios en favor de los asociados.
  • Se establece la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
  • Los excedentes deberán ser destinados a la prestación de beneficios sociales y al aumento de las reservas y fondos.
  • Su patrimonio es variable e ilimitado.
  • La duración es indefinida.
  • Se debe fomentar la solidaridad y los lazos de compañerismo entre los asociados.
  • Dentro de su denominación se incluye la frase “fondo de empleados”.

Constitución y reconocimiento de los fondos de empleados

En la estructura o constitución de los fondos de empleados se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Vínculo de la asociación

Los trabajadores que constituyen el fondo de empleados pueden ser:

  • De una sola empresa o entidad.
  • De varias sociedades en las que se declare la unidad de empresa, o de matrices y subordinadas, o de entidades principales y adscritas y vinculadas, o de empresas que se encuentren integradas conformando un grupo empresarial.
  • De distintas empresas, pero que desarrollen una misma actividad económica.

Constitución de los fondos de empleados

Como mínimo, el fondo de empleados se deberá constituir con 10 empleados que reúnan las características mencionadas en el vínculo de asociación, para su formalización será necesario un acto privado con los datos personales de los asociados y, además:

  • La voluntad que se tiene para la creación de la entidad.
  • La conformidad de los estatutos.
  • El aporte inicial de cada asociado.
  • La identificación de los miembros de la junta directiva.
  • La asignación del representante legal.
  • El nombramiento de los miembros del comité de control social cuando se contemple este órgano, y del revisor fiscal.

Disposiciones estatutarias

Los estatutos de los fondos de empleados deberán contener las siguientes disposiciones, adicional a las que se consideren necesarias:

  • Nombre, residencia y ámbito de operaciones.
  • Especificación clara sobre los servicios o actividades realizadas.
  • Los requerimientos relacionados con el ingreso y retiro de los asociados.
  • Derechos y deberes de los asociados, incluyendo el régimen disciplinario que aplique en cada caso.
  • La conformación del patrimonio y aspectos que se deriven del mismo, como las reservas, excedentes, etc.
  • El porcentaje que debe aportar cada asociado sobre su salario.
  • Todo lo relacionado con los órganos de administración, inspección y vigilancia.
  • Pasos a seguir en caso de quererse realizar una reforma estatutaria.
  • Lo pertinente en cuanto a disolución y liquidación de la entidad.
  • Pasos a seguir en caso de que se presenten conflictos entre la entidad y sus asociados.

Obtención de la personería jurídica

La personería jurídica de los fondos de empleados es otorgada por el Departamento Administrativo de Cooperativas, por lo cual será necesario que el representante legal anexe la siguiente documentación:

  • El acta de constitución.
  • Estatutos aprobados.
  • Certificado de existencia y presentación legal de las empresas en donde laboran los asociados.
  • Certificado laboral de los trabajadores que conformen el fondo de empleados, expedida por cada empresa.

Derechos y deberes de los asociados a los fondos de empleados

El decreto 1481 de 1989 dentro del artículo 11 y 12 disponen los que serán los derechos y deberes que tendrán los asociados a los fondos de empleados.

Derechos de los asociados

  • Los asociados podrán aceptar o rechazar libremente los servicios prestados por el fondo.
  • Participar en las actividades y ocupar cargos administrativos.
  • Recibir información relacionada con la gestión del fondo.
  • Participar en la toma de decisiones en la asamblea general.
  • Fiscalizar la gestión y retirarse de manera voluntaria.

Derechos de los asociados a los fondos de empleados

  • Tener el conocimiento completo sobre el funcionamiento de los estatutos y el objeto del fondo.
  • Tener espíritu solidario con los demás asociados y la entidad.
  • Aceptar las decisiones que se tomen por la asamblea general y las normas estatutarias.
  • Cumplir con los aportes que le correspondan.

Obligaciones tributarias

Los fondos de empleados, al ser entidades sin ánimo de lucro  no son responsables del impuesto de renta,  como lo señala el artículo 23 del Estatuto Tributario, pero si deben presentar la declaración de ingresos y patrimonio.

En el caso de prestar servicios o vender productos gravados con el IVA, será responsable del mismo impuesto, por otro lado, los fondos de empleados son agentes de retención en la fuente cuando haya lugar a ello.

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