Correctas formas de notificación la DIAN y la UGPP

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La DIAN y la UGPP están facultadas para notificar a los contribuyentes sobre actos administrativos por distintos medios, estos medios deben ser respetados por las entidades y los contribuyentes deben responder ante las notificaciones recibidas en los debidos plazos.

Dentro del artículo 565 del Estatuto Tributario se dispone que los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones mediante las cuales se interpongan sanciones, liquidaciones oficiales y otras actuaciones administrativas, deben ser notificadas por:

  • Medios electrónicos.
  • Personalmente.
  • A través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

La normatividad establecida dentro del artículo 565 E.T., es aplicable en su totalidad a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal UGPP.

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Tipos de requerimiento de la DIAN

Notificación por correo electrónico

En este caso la DIAN envía una copia del acto que corresponda al correo electrónico que tenga registrado el contribuyente dentro de su RUT “De aquí una de las importancias de tener este documento actualizado”.

Tiempo que tiene el contribuyente para responder

El administrado tendrá un plazo de cinco días para responder a la notificación recibida, este tiempo empieza a contar desde el día siguiente a la entrega del correo de la DIAN, en este sentido es importante resaltar que no importa si el administrado, por ejemplo, abrió el correo 10 días después de su recepción, la acción que determina el inicio del término es el envío del correo por parte de la DIAN.

Verificación de notificaciones electrónicas por parte del contribuyente/administrado

La DIAN puede notificar al administrado vía correo electrónico, pero también hace uso de otros medios electrónicos para alertarlo, como lo es la bandeja de comunicados que se encuentra dentro de la plataforma de la DIAN al ingresar con las respectivas credenciales o el registro de notificaciones electrónicas.

Bandeja de comunicados

Para revisar este medio, el contribuyente tan solo deberá:

  • Ingresar a la página de la DIAN y acceder con sus datos de usuario.
  • Localizar la bandeja de entrada en la parte superior izquierda.

comunicados dian

Allí podrá revisar las notificaciones que la DIAN le ha realizado últimamente.

Registro de notificaciones electrónicas.

Esta es una opción que no muchos conocen, básicamente el contribuyente podrá encontrar las notificaciones electrónicas que la entidad le haya realizado en los últimos tres meses, los pasos a seguir son:

  • Ingresar a la plataforma desde este enlace.
  • Deberá hacer clic sobre cerrar en el aviso que aparece en pantalla.
  • Ingrese el número de identificación.
  • Si desea filtrar la notificación por medio de una fecha específica utilice los campos “desde – hasta”.

comunicados dian

Con estos simples pasos el sistema mostrará toda la información relativa al acto administrativo que le fue notificado electrónicamente al contribuyente, número, código, descripción, fecha de envío, entre otros.

Medios alternativos de notificación

En caso de que la DIAN no disponga de una dirección de correo electrónico del contribuyente, el parágrafo 1 del artículo 565 del E.T., establece que la entidad podrá contactar al administrado de manera directa, por medio de guías de teléfono, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

Finalmente, si por ningún medio es posible contactar al administrado, la entidad deberá realizar la notificación de manera pública en su página web o por medio de periódicos de circulación nacional.

Para realizar la consulta de notificaciones públicas por medio de la página web de la DIAN ingrese a este enlace.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario, RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

Notificaciones cuando se actúa por medio de apoderados

En el caso de que el administrado actúe por medio de un apoderado, las notificaciones les serán enviadas a los medios que el apoderado haya registrado por última vez.

Arturo Quiroga

Contador público de la Universidad Cooperativa de Colombia, especialista en gerencia y administración financiera y, magíster en dirección y gestión tributaria, con más de 10 años de experiencia trabajando como asesor en áreas administrativas, contables y tributarias del sector privado.

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