¿Qué es la gestión operativa y cómo se implementa?

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La gestión operativa se refiere a la forma en que se llevan a cabo las operaciones de la empresa, es una serie de acciones que se desarrollan con la intención de mantener los procesos organizados, optimizados y en pleno funcionamiento.

Este tipo de gestión se produce a través de prácticas cuyo objetivo principal es garantizar que todas las etapas de los procesos operativos se produzcan de acuerdo con lo previsto, además, la gestión operativa tiene como objetivo garantizar que los recursos disponibles se apliquen correctamente, evitando el desperdicio, los fallos y las repeticiones.

Objetivos de la gestión operativa

La gestión operativa presenta unos objetivos claros a la hora de trabajar por el desarrollo empresarial:

  • Elaborar y aplicar el plan de acción.
  • Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega de cada etapa.
  • Realizar el control de calidad.
  • Identificar los cuellos de botella.
  • Distribuir los recursos de la mejor manera posible.

Además, la gestión operativa también es responsable de encontrar formas de optimizar al máximo las operaciones que se realizan, gestionando los riesgos y corrigiendo los fallos antes de que generen consecuencias más graves.

¿Por qué es tan importante la gestión operativa de una empresa?

La estructura operativa de una empresa es la que sustenta el modelo de negocio en su conjunto, las empresas que descuidan la gestión en este importante aspecto tienden a no aprovechar su verdadero potencial y, por tanto, presentan resultados poco favorables.

Sin una estructura operativa sólida, la empresa pierde competitividad y no puede destacar entre sus competidores, además, no puede hacer un uso inteligente de sus recursos, cuando la estructura de gestión operativa es limitada, todas las áreas de la empresa sufren las consecuencias, porque todo está interconectado.

Por lo tanto, para mejorar la calidad de las soluciones ofrecidas, aumentar el rendimiento de los equipos, aumentar los beneficios y mantener a los clientes satisfechos, es esencial dedicarse a la gestión adecuada del sector operativo.

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Pasos para la implementación de la gestión operativa

No existen unos pasos establecidos para empezar a aplicar la gestión operativa en una empresa, pero los pasos explicados a continuación se pueden tomar como referencia:

Identificar las actividades operativas y crear instrucciones

Conocer cuáles son las actividades críticas de operación, aquellas que se repiten gran cantidad de veces al día, como por ejemplo los servicios la atención al cliente, o en la industria el envasado de productos, luego de identificarlos es necesario crear una instrucción.

Una instrucción es un procedimiento formal, de  la mejor práctica para ejecutar una determinada actividad,  dicho de otra manera, es transcribir de manera simple y directa el paso a paso, como una guía, de cómo debe ejecutarse esa actividad.

Se puede utilizar la experiencia de los propios empleados para formalizar la secuencia correcta de cada actividad, y así se garantiza que no rechazarán el nuevo procedimiento impuesto, sino el procedimiento que conocen funciona plasmado con claridad, acomplandose a los intereses de la empresa.

Leer los procedimientos

La principal razón por la que, aunque se tengan procedimientos, las empresas siguen sin realizar los procesos de forma estandarizada, es porque no tienen la práctica de leer las instrucciones del procedimiento, pueden existir y se han leído en algún momento, pero están olvidadas.

En este caso se podrá realizar una pausa periódica, que implique la lectura de cada procedimiento antes de la ejecución de una actividad, de esta manera, el empleado volverá a ver la instrucción correcta para la ejecución de los procesos, también es necesario socializar los procedimientos con los nuevos empleados.

Crear procedimientos sencillos

Cuanto más sencillo sea un procedimiento, más claridad y seguridad proporcionará al operario, para que al leerlo unas cuantas veces la posibilidad de que se convierta en un hábito funcional sea mayor, lo que a su vez, disminuye la posibilidad de errores, y en consecuencia hace que los procesos sean más eficaces.

Implementar estrategias de medición

En la gestión operativa se utiliza la frase “Lo que se puede medir, se puede mejorar», si no se aplican formas de medir los resultados de los procesos en las operaciones, no se podrán tener parámetros para decir si el resultado final es el mejor, el más rentable o si hubo demasiado desperdicio, si se tardó demasiado, etc.

Medir los resultados es crear indicadores para cada proceso, según el resultado que se espera y registrar las entradas y salidas de todas las actividades, de este modo, se deben crear indicadores para cada proceso: Plazos de ejecución, calidad, residuos, etc., y compárelos con la expectativa inicial, así se podrá conocer el rendimiento real del proceso, así como a nivel financiero existen:

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Asegurarse de que los procedimientos ayudan realmente a la gestión operativa

Crear procedimientos no es crear actividades mecánicas, sino ayudar a los empleados a llevar a cabo los procesos con la mayor efectividad posible, haciendo conocer lo que se espera como resultado y las reglas aplicadas, por lo que se garantiza la mejor ejecución de las actividades.

En resumen, la gestión operativa es observar la ejecución de los procesos, siempre midiendo y registrando los resultados y actividades, asegurando la mejor ejecución con la mayor efectividad posible.

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