Por mucho que la contabilidad sea esencial en empresas de todos los tamaños y sectores, muchas personas aún no saben cuál es la verdadera función del sector en la administración de las empresas.
Quienes piensan que el trabajo del contador se limita a hacer cuentas se equivocan, puesto que, este dirige y apoya las decisiones importantes que hay que tomar en el día a día de una empresa, es un sector clave para las acciones estratégicas y el crecimiento, ya que es él quien determina cuándo es posible realizar inversiones, contrataciones y otras operaciones financieras inherentes a la expansión del negocio.
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Funciones contables
La complejidad del tema hace complicado explicar la importancia de la contabilidad, pero es posible dividir las funciones contables en algunas acciones esenciales:
Registros
La contabilidad de una empresa es el área responsable de registrar y documentar todas las transacciones financieras de una organización, se deben registrar todos los movimientos financieros de una empresa, en Colombia esto debe alinear a las normas internacionales de información financiera.
A través de los registros es posible verificar la salud financiera de una empresa, observando el total de activos acumulados, el patrimonio neto, estados financieros, entre otros temas.
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Organización
Otra función importante de la contabilidad para las empresas es la organización de los datos, el contador debe ser capaz de pensar en formas y sistemas únicos para cada empresa, sin olvidar tener en cuenta las particularidades y la forma de trabajo de las organizaciones.
En otras palabras, la contabilidad encuentra la manera de organizar todos los datos contables en función de la dinámica de la empresa, por ejemplo, si existen proveedores de varios sectores, si se generan ingresos de varias fuentes y si hay clientes en distintas ciudades, la contabilidad se encargará de elaborar sistemas de gestión eficaces.
Revelar información
La función de la contabilidad de la empresa es generar estados financieros de acuerdo con todos los datos registrados, esto con el fin de presentar la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa.
Es también a través de la contabilidad que se hace la demostración de hechos y transacciones que pueden afectar a la empresa, como activos.
La contabilidad también permite analizar las acciones financieras pasadas de la empresa, con una demostración del presente y una proyección del futuro, todo ello permite planificar la orientación administrativa a corto, medio y largo plazo.
Analizar
La contabilidad es el área encargada de analizar los estados e informes contables generados, con todos los datos es posible conocer los resultados obtenidos y proyectar posibles cifras para el futuro.
El análisis también permite que la próxima planificación se base en datos, y no solo en proyecciones de mercado sin fundamento, es la forma más fiable de planificar, ya que los datos recogidos proceden de la propia empresa que está elaborando la nueva estrategia.
Seguimiento
Una contabilidad eficiente en una empresa también permite hacer un seguimiento de la ejecución de todos los planes económicos, sin dejar de lado los gastos e ingresos fijos de la organización, también es posible anticiparse a los problemas.
El seguimiento también permite anticipar el gasto en momentos concretos, los gastos de comisiones, vacaciones y otros gastos de los empleados, pueden ser provisionados con meses de anticipación, es decir, el impacto será menor cuando exista la necesidad de realizar el pago.
Áreas de contabilidad
Además de las funciones, es importante mostrar dónde opera exactamente y por qué debe vigilar de cerca la contabilidad de su empresa.
Auditoría
Este es uno de los principales ámbitos de la contabilidad, es la parte encargada de analizar todos los libros, registros y documentos de la organización para certificar si las transacciones financieras son conformes a la legislación, el objetivo, en este caso, es evitar problemas que puedan perjudicar a la empresa.
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Análisis financiero y económico
La contabilidad se encarga de evaluar la situación patrimonial de una empresa tras analizar los informes financieros, este estudio contribuye a la planificación y las decisiones relacionadas con las inversiones, la contratación y los gastos previstos.
Asesoramiento contable
La contabilidad como asesoramiento sirve para evaluar la gestión rutinaria y financiera de una empresa, el objetivo es encontrar formas de no complicar el ciclo contable, contribuyendo a una rutina sencilla y asertiva.
Requisitos legales
A la hora de iniciar una empresa es imprescindible comprender o contar con un contador todos sobre la legislación comercial y tributaria que rige en cada caso, por ejemplo, en Colombia existen distintos tipos de sociedades, las cuales tienen sus propias reglas y normatividades, de igual manera, según distintos aspectos sus responsabilidades tributarias pueden cambiar.
¿Cómo ayuda la contabilidad en la administración?
Independientemente de la formación del gerente, es esencial que esté familiarizado con los términos relacionados con el flujo de caja, el control de las cuentas por pagar, la previsibilidad de los ingresos, la planificación tributaria y otras prácticas inherentes a la gestión de empresas de todos los tamaños y sectores.
No obstante, para aclarar las ideas y tener presente la importancia de la contabilidad en la administración, se presentan los siguientes aspectos:
Previsibilidad de las ventas
La contabilidad permite tener una previsión de las utilidades en determinados periodos, de este modo es fácil decidir sobre la contratación, las inversiones, los gastos e incluso el momento adecuado para ahorrar.
Basarse en los datos obtenidos por la contabilidad es la forma más precisa y concreta de predecir los ingresos, este análisis se realiza a través de la contabilidad y sus registros anteriores.
Gastos de planificación
Al igual que la previsión de las ventas, la planificación de gastos también se realiza mediante el estudio y el análisis de la empresa, al conocer el rendimiento contable, la posibilidad de cometer un error se reduce enormemente y la planificación resulta mucho más fácil.
La contabilidad permite identificar los meses de mayores gastos y las razones del aumento de los mismos.
Con esta percepción, se puede planificar los gastos de manera más asertiva, tomando decisiones que no comprometan el capital de trabajo, la seguridad de los activos y el funcionamiento de la organización.
Previsibilidad del crecimiento
El análisis de los números permite al propietario saber cuánto puede invertir en el futuro, cuándo será posible y necesario conseguir nuevos inversores y cuándo podrá alcanzar los objetivos marcados en su planificación.
Anticipación a los imprevistos
Con las prácticas adecuadas se pueden tomar las mejores decisiones, por ejemplo, cuando se sabe que habrá un mayor gasto en un momento determinado.
Es posible que una empresa pueda prepararse para tiempos más complicados y poder resolver los problemas más fácilmente, la probabilidad de poder resolver problemas sin demasiado esfuerzo es mayor si la contabilidad está al día, también puede mantener la empresa en funcionamiento, aunque un cliente tarde en pagar.
Casi todas las decisiones de una empresa pueden tomarse basándose en los números y la contabilidad de la organización, sin datos fiables, es más difícil gestionar de forma analítica y asertiva.
La contabilidad, por lo tanto, es un apoyo muy eficaz en las decisiones, ya que permite que las actividades funcionen con el capital de trabajo, los pagos previstos y los problemas resueltos a tiempo.
¿Cuál es la importancia de la contabilidad en la economía y las utilidades de las empresas?
Gestionar las cuentas de una empresa, además de evitar la quiebra y errores como la falta de capital corriente, ayuda a crecer, mantenerse en el mercado y aumentar las utilidades, los siguientes son algunos de los beneficios que aporta la contabilidad a la economía de la empresa:
Mejor uso de los recursos
La contabilidad permite al propietario gestionar con plena fiabilidad los recursos de la organización, tanto físicos como humanos, esto contribuye a un uso inteligente del dinero, es decir, las posibilidades de gastos innecesarios son casi nulas.
Mayor ventaja competitiva
Una empresa que no gasta más de lo que puede y sigue con unas finanzas equilibradas puede actuar de forma más equitativa en el mercado, esto hace que la organización esté presente entre las opciones de la competencia e incluso mejora el crecimiento sostenible.
Una gestión más eficaz
Como se ha mencionado anteriormente, el apoyo contable a la gestión empresarial permite ahorrar recursos y reducir el tiempo en la toma de decisiones, de este modo, además de que el administrador pueda centrar sus esfuerzos en actividades distintas, podrá seguir tomando mejores decisiones.
Mayor precisión en la asignación de los precios
El análisis completo de los números de una empresa permite asignar los precios de la mejor manera, es decir, con menos gastos y más beneficios para la organización.
Menos residuos
El control financiero permite a la empresa gestionar sus recursos y, en consecuencia, evitar gastos innecesarios y posibles desperdicios en el inventario. Conocer la finalidad correcta del uso del dinero es esencial para que una empresa alcance el éxito.
Aunque a menudo la contabilidad se considera una tarea fácil de realizar, los errores en sus prácticas y estrategias pueden culminar en graves problemas financieros, además de dejar a la empresa vulnerable a sanciones legales y problemas con las autoridades fiscales, como la Dian.
