Incapacidades en Colombia: Cálculo y aspectos legales

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Las incapacidades son un periodo de tiempo en el que un empleado no debe asistir a su puesto de trabajo, debido a una autorización médica, en la cual se determina que, no se encuentra en condiciones para desarrollar sus actividades laborales, esto puede deberse a una enfermedad o un accidente, y sin importar si ocurre fuera o dentro del lugar de trabajo.

En Colombia existen distintos  tipos de incapacidades laborales,  que los empleadores deberán respetar en todo caso, y aunque el empleado no debe prestar sus servicios, si debe recibir un auxilio económico, que dependerá de la incapacidad y garantizará el mínimo vital.

Tipos de incapacidades

Las incapacidades pueden ser de tipo común o de origen laboral, dependiendo del lugar donde el empleado se incapacitó, y temporal o permanente, dependiendo de su duración, de acuerdo a esto, se deben tener distintas consideraciones.

Incapacidad de origen laboral

Cuando el empleado adquiere una incapacidad laboral o profesional, se entiende que, las causas que dieron origen a esta, se relacionan al ámbito laboral del empleado, es decir, el empleado se vio afectado en la empresa, puede ser por una enfermedad que se derive de sus funciones, un accidente, u otro tipo de situación que lo llevase a incapacitarse.

Liquidación y pago de incapacidades laborales

Cuando se trate de una enfermedad profesional o por un accidente de trabajo, la ARL deberá reconocer todos los días de incapacidad, por un cien por ciento del ingreso base de cotización del empleado.

Incapacidades de origen laboral superiores a 180 días

Las incapacidades laborales serán pagadas inicialmente por un periodo de 180 días por la ARL, y en determinados casos podrá ser prorrogado por 180 días más, al superar los 360 días se iniciará el proceso de  determinación del grado de invalidez  y si es el caso la ARL deberá asumir la pensión por invalidez de la persona.

Incapacidad de tipo común

Este tipo de incapacidad se presenta cuando la causa que dio origen a la afectación de la salud del empleado, se presentó fuera del lugar de trabajo, por ejemplo, tener un accidente en la casa, aunque es un accidente o enfermedad ajena a sus actividades laborales, también tiene los mismos derechos que la incapacidad laboral, con algunas exepciones.

Liquidación y pago de incapacidades de tipo común

Este tipo de incapacidades son pagadas por la EPS en la que se encuentre afiliado el empleado y se reconoce desde el tercer día.

Lo anterior quiere decir que, el empleador se debe hacer cargo de los dos primeros días de incapacidad, y desde el día 3 hasta el día 90 la EPS reconocerá las dos terceras partes del salario o el 66.6% del IBC del empleado, desde el día 91 hasta el día 180 se le reconoce el 50%, siempre y cuando sean días continuos de incapacidad.

En cuanto a los dos primeros días que debe reconocer el empleador, no existe claridad en el porcentaje que este debe pagar, pero es recomendable hacerlo sobre el 100% del salario, en el caso de los trabajadores independientes, estos mismos deberán cubrir los dos primeros días.

Incapacidades de origen común superiores a 180 días

Cuando se superen los 180 días de incapacidad laboral continua, se debe tener un concepto por parte del fondo de pensiones, en donde se evaluará si la persona tiene o no posibilidades de rehabilitarse, dependiendo del porcentaje de discapacidad, el proceso se debe iniciar desde el día 120.

Desde el día 181 en adelante, la incapacidad la deberá reconocer el fondo de pensión si la persona no se recupera, pero si hasta el día 540 se presentan algunas de las siguientes condiciones, desde el día 541 podría estar a cargo de la EPS:

  • Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.
  • Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad por enfermedad general de origen común, habiéndose seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.
  • Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.

Si la persona no tiene signos de rehabilitación por parte del equipo médico, se podrá iniciar con el trámite de la pensión por invalidez.

Cómo se deben realizar los pagos de las incapacidades

Como ya se mencionó, dependiendo del tipo de incapacidad la ARL o la EPS deberá reconocerlas, pero inicialmente el pago lo debe realizar el empleador, la entidad se encargará de girar el valor al empleador y este debe garantizar el pago a su empleado, en los periodos que normalmente se le cancela su salario.

En el caso de los trabajadores independientes, el pago se realizará directamente desde la EPS o ARL al trabajador.

Pago de incapacidades cuando el empleado no se encuentra afiliado a una EPS o ARL

Cuando un empleado no se encuentra afiliado a una EPS o ARL, y se encuentra incapacitado, el empleador deberá cubrir con todos los gastos, incluyendo los procedimientos médicos necesarios y el pago del auxilio de incapacidad.

Si llegado el caso, el empleado pierde su capacidad laboral, el empleador deberá pensionarlo.

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Incapacidades dentro de la declaración de renta

Los pagos recibidos por concepto de incapacidades laborales o de origen común, no se pueden incluir dentro de las rentas exentas, esto lo afirmó la DIAN mediante un concepto, en el cual se aclara que las incapacidades no tienen carácter indemnizatorio, lo que diferencia entre renta exenta y no exenta para este concepto.

En el caso de las indemnizaciones por accidentes de trabajo o enfermedades, si son rentas exentas, pero esto excluye a las incapacidades, otro caso sucede cuando luego de la incapacidad, la persona reciba una indemnización por perdida de la capacidad laboral.

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