¿Qué es un informe de gestión y cómo se debe elaborar?

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Básicamente, un informe de gestión es un documento que demuestra el desempeño de la organización en sus distintos departamentos, incluidas las particularidades de la empresa, su rendimiento para lograr un determinado objetivo y los resultados obtenidos en un determinado período, el informe puede ser detallado o puede ser resumido dependiendo de los requerimientos, también podrá tener distintos propósitos, tales como:

 

  • Identificar posibles falencias.
  • Concluir y hacer recomendaciones sobre los estudios realizados.
  • Monitorear indicadores estratégicos y compara el desempeño, con relación a la competencia.

En Colombia, el informe de gestión es de carácter obligatorio por parte de los administradores de las empresas, según la ley 222 de 1995 en el artículo 47, aunque también podrán ser incluidas otras secciones que sean relevantes para los terceros interesados.

Informe de gestión según la ley 222 de 1995

Esta ley aclara que el informe debe contener una exposición real y precisa sobre el rendimiento y evolución que ha tenido la empresa durante un periodo de tiempo determinado, abordando temas relacionados con la  situación económica, administrativa y jurídica. 

Dentro del informe de gestión, según la ley 222 de 1995, se deberán incluir indicaciones sobre:

  • Los acontecimientos importantes sucedidos después del ejercicio.
  • La evolución previsible de la sociedad.
  • Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.
  • El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Una vez elaborado el informe, los encargados de presentarlo deberán estar de acuerdo con la estructura e información, de manera que, será necesario la aprobación por mayoría de votos.

Importancia del informe de gestión

Esta información es crucial para la toma de decisiones, ya que la hará más asertiva y ventajosa, además, el informe permite comprender el crecimiento de la empresa en el período, lo que hace factible realinear las estrategias para lograr los objetivos deseados y puede ayudar a los socios a ponerse al día con todo lo relacionado a la empresa.

Partes que puede contener el informe de gestión

El informe de gestión puede estar compuesto por otros informes más específicos, con el fin de brindar una información mucho más profunda, es de aclarar que elaborar un informe detallado podrá ser conveniente dependiendo de la necesidad de los socios, algunos querrán un informe resumido, pero otros podrán solicitarlo con información más profunda.

En general, se considera conveniente agregar los siguientes informes individuales o al menos parte de ellos:

  • Informe financiero y contable: abarca varios documentos relacionados con la salud financiera de la entidad, como el flujo de caja, los presupuestos, las inversiones, el estado de situación financiera y el estado de pérdidas y ganancias.
  • Informe de ventas: proporciona datos relacionados con las ventas, incluida la conversión de clientes potenciales, el rendimiento de las ventas, la cantidad de ventas, entre otros.
  • Informe de marketing: es un diagnóstico de situaciones, problemas y eficacia de las estrategias de marketing, aunque en Colombia no es un tema muy común, en algunas empresas este tema es de amplia importancia.

Podrán ser incluidos otros tipos de informes que se consideren relevantes para los socios.

Cómo elaborar un informe de gestión

Los siguientes son unos pasos básicos que se deben considerar a la hora de elaborar un informe de gestión:

1. establecer la estructura

No existe un modelo único y global que se pueda seguir para estructurar un informe de gestión, sin embargo, los siguientes podrían ser los elementos básicos que deben estar presentes en un informe para garantizar la integridad, la objetividad y la claridad:

  • Título: debe contener el nombre de la empresa, responsable de la preparación, su departamento y la fecha de entrega.
  • Resumen: texto corto sobre la información, también podría considerarse una tabla de contenidos.
  • Contenidos: deben seguir una secuencia lógica, empezando por la exposición de una situación, presentar los problemas y enumerar las posibles soluciones.
  • Resultados: las observaciones, análisis y conclusiones del informe, deben tener tablas, gráficos y estadísticas para apoyar los argumentos.
  • Fuentes y referencias: origen de los datos para una conferencia posterior, de ser necesario.

Los últimos tres puntos deben repetirse las veces necesarias para exponer temas por separado.

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2. Determinar los objetivos

Saber hacer un informe de gestión depende de saber identificar y enumerar cuáles son los objetivos del informe, esto también debe hacerse con los sectores o departamentos de la empresa que serán cubiertos y para quién está destinado, es decir, si será el administrador, el propietario, el gerente de un sector, el supervisor, etc.

Es interesante que sean claros y añadan valor a la empresa, sólo así el informe será útil para apoyar las decisiones que ayuden a lograr los resultados esperados.

Cuando se trate de un informe de gestión para cumplir con lo establecido en la ley 222 de 1995, los objetivos son claros, puesto que, deben resolverse los cuatro indicadores mencionados.

3. Planificar el contenido

Planificar todo el contenido que se incluirá en el informe antes de empezar a escribirlo es un buen inicio, primero será necesario ordenar los temas en una secuencia lógica o cronológica de hechos, luego se deberán separar los temas que se asignarán a cada uno de ellos y ver si cada parte satisface las necesidades de los terceros.

Cada información introducida debe estar alineada con el objetivo o contribuir a la mejora de la gestión, por lo tanto, cuestionar si un dato, evento, indicador, hecho u otro elemento determinado ayudará en la toma de decisiones, en la definición de prioridades o en el funcionamiento de la estrategia de la empresa.

4. Definir los indicadores a usar

Los indicadores son métricas utilizadas para monitorear el rendimiento en una organización, por ejemplo, los indicadores financieros son indispensables para tener un análisis profundo sobre la situación financiera de la empresa.

Los indicadores deben aplicarse de forma continua en una empresa para saber si los objetivos se están alcanzando, algunos indicadores financieros considerados como indispensables, son:

5. Mantener la claridad en el lenguaje

Un buen informe de gestión no debe contener terminología compleja o difícil, el lenguaje usado debe ser comprensible para todos, sin subestimar a ningún interesado, pero lo ideal es que no existan dudas por causa de términos que no son comunes.

Para que un informe de gestión cause un impacto positivo debe cumplir con las siguientes características:

  • Claro: sus objetivos, información y conclusiones son claros.
  • Objetivo: no hace afirmaciones vagas o redundantes.
  • Relevante: toda la información es relevante para el lector.

6. Conclusiones, recomendaciones y revisión

Finalizar el informe con resúmenes rápidos de todo lo que se ha escrito y brindar conclusiones sobre los datos presentados, es una buena manera de dejar clara toda la información.

Por último, antes de cerrar el informe, será indispensable revisarlo en cuanto al contenido y estructura, con el fin de hacer ediciones para que sea más objetivo y corregir posibles errores que le harán perder credibilidad.

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Ejemplos de informe de gestión

Algunas empresas colombianas y multinacionales hacen públicos sus informes de gestión, estos informes podrán ser tomados como ejemplo para elaborar uno propio. Dentro de los siguientes ejemplos se evidencian distintos aspectos que se mencionaron a lo largo de esta publicación.

  • Informe de gestión del grupo Alpina, para el año 2019, ver aquí.
  • Informe de gestión individual de Bancolombia, ver aquí, este informe es un ejemplo muy considerable, debido a que abarca distintas áreas de manera individual.
  • Informe de gestión de Bavaria, ver aquí, dentro de este informe también se incluyen temas de auditoría interna y gestión del riesgo.

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