Informe directivo: Consejos para su elaboración

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La elaboración y presentación de un informe directivo es una tarea difícil que requiere mucha información y cuidado, la dificultad es aún mayor cuando la persona encargada de elaborar el informe tiene un lenguaje muy técnico, carece de sentido de liderazgo y de capacidad de comunicación, sin esos recursos en mente, el informe directivo podrá ser complejo y de baja calidad.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que la información se presenta a un grupo de personas cuyo tiempo es extremadamente limitado y que están esperando soluciones.

Con base a lo anterior, es necesario responder a las siguientes preguntas para elaborar correctamente un informe directivo ¿Qué presentar a los involucrados? ¿Cómo presentar los hechos relevantes?, una vez se tenga clara la información a introducir, será necesario considerar los siguientes consejos.

1. Ser objetivo al proporcionar información

Un buen informe directivo requiere objetividad en la información, es decir, la elaboración de un texto claro y conciso que, aunque esté compuesto por menos párrafos en comparación con los informes de diez páginas, pueda reunir la información de manera eficiente.

Otro factor que merece atención es el ritmo de la presentación, el tiempo que los directivos dedican a la presentación es muy valioso y no debe ser desperdiciado bajo ninguna circunstancia.

Al hacer un acercamiento directo y simple, se evitarán los sesgos de diferentes interpretaciones y una excesiva subjetividad en los textos, ya que esto puede llevar a discusiones innecesarias, generalmente los directores no suelen estar dispuestos a leer algo extenso.

2. Usar gráficos para facilitar la comunicación

Un informe no se compone solo de textos e indicadores, es importante que los elementos se dispongan gráficamente en la preparación del informe para los directores en su conjunto, y no solo en la presentación de los datos.

En el caso de los gráficos que muestran estadísticas, tales como indicadores de rendimiento, hace toda la diferencia aplicar un  esquema de colores para hacer el contenido más atractivo,  los aspectos visuales, presentes en todas las páginas del informe, deben ser pensados como elementos que resaltan la relevancia del contenido.

Por otra parte, un informe directivo en el que los párrafos ocupan posiciones bien seleccionadas, puede presentar más énfasis en la información y, al mismo tiempo, añadir fluidez al texto, haciéndolo más agradable de leer.

3. Búsqueda del equilibrio en el uso de los datos

En definitiva, un informe directivo debe ser informativo, por lo tanto, la validez del documento pasa directamente por el uso de los datos, cuando están bien presentados, los datos atraen la atención de los lectores.

Sin embargo, el uso excesivo de los datos es algo que compromete tanto la calidad del informe directivo como su propia presentación, en primer lugar, porque da lugar a información irrelevante o inconsistente y, en segundo lugar, porque es necesario explicar los datos, lo que puede obstaculizar el progreso del proceso.

Es esencial que los datos sean validados y, sobre todo, que tengan algo importante que decir, de lo contrario, ya que son prescindibles, es mejor adjuntarlos en una hoja de resumen o consideraciones finales para que puedan ser analizados por los directores más tarde.

4. Prepararse para responder a las preguntas

Durante la presentación de un informe directivo, naturalmente se harán preguntas por varias razones, los directivos quieren saber qué es lo que realmente importa, de este modo, es fundamental no detenerse en un tema en particular por mucho tiempo.

Un consejo importante en este apartado es salir de la zona de confort, es decir, ir más allá de los temas que ya dominas, tratar de involucrarse cada vez más en el negocio, a fin de desarrollar los conocimientos necesarios para responder a las preguntas que serán realizadas.

5. Presentar el ROE del negocio en el informe directivo

La rentabilidad está siempre en el primer lugar de los intereses de los que asisten a estas reuniones, especialmente cuando los inversores y los accionistas están presentes, para ello, es válido presentar el Retorno del Capital o rentabilidad financiera (ROE).

El ROE es un indicador que consiste en el cálculo del beneficio neto que la empresa obtuvo con sus recursos propios, dividido por el patrimonio, suponiendo que un accionista invirtió $5.000 y obtuvo una ganancia neta de $2.500, esto significa que la rentabilidad fue del 50%.

6. Discurso planeado de manera estratégica

Anteriormente se mencionó que no se debía perder tanto tiempo en un solo tema, entonces, este es un ejemplo de cómo se debe comportar estratégicamente durante una presentación.

Esto se debe a que simplemente no hay ninguna presentación que ignore el factor tiempo, siempre habrá un cronograma a seguir, especialmente en las reuniones, ya que desvía a todos los participantes de sus ocupaciones principales, es decir, los convocados deben regresar lo antes posible.

El consejo de ser directos y concisos en los argumentos es la clave para  concluir el informe directivo de manera oportuna  y también para mantener la atención de los directivos, por ejemplo, comenzar la presentación abordando puntos importantes para la toma de decisiones es una buena táctica.

Tener un propósito más ambicioso que la mera presentación de información, siempre que se tenga el conocimiento para hacerlo, puede ayudar a resaltar un mayor profesionalismo y, en consecuencia, a complacer a los asistentes, esto se hace de una manera simple: “proponer algunas posibles soluciones en lugar de mencionar los problemas”.

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