¿Qué es un Kardex y cómo se usa?

El Kardex es un formato que se usa para  mantener un registro de las salidas y entradas de inventario en una empresa,  con el fin de conocer tanto el costo y las existencias en cualquier momento, sin tener que recurrir a realizar un inventario físico.

Anteriormente las tarjetas Kardex se elaboraban en formatos impresos, los cuales debían ser diligenciados manualmente, pero actualmente la mayoría de los sistemas contables incorporan un kardex automatizado de acuerdo a las ventas que se realicen, o también existen plantillas en Excel que facilitan el trabajo, como la que elaboramos para usted y podrá descargar al final del artículo.

Contenido de un Kardex

Existe un formato para tarjetas Kardex que se podría considerar como estándar, en el cual no pueden faltar los siguientes renglones:

  • Fecha del movimiento.
  • Detalle.
  • Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.
  • Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.
  • Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.

kardex

Para poder diligenciar un Kardex de manera correcta es indispensable conocer los sistemas de inventarios y métodos de valuación.

Sistemas de inventarios

El control de inventarios se puede realizar por medio de dos sistemas llamados sistema de inventarios periódico y sistema de inventarios permanente.

Sistema de inventarios periódico

Este sistema de inventario en la actualidad no es muy usado por empresas que desean tener un estricto orden en sus inventarios, puesto que su principal falencia es que no se conoce en tiempo real la cantidad de existencia ni el costo de las mismas.

El sistema de inventarios periódico, consiste en realizar un conteo físico de las unidades para determinar su cantidad, lo que también representa invertir tiempo en realizar los conteos y se facilita la perdida de unidades.

Contabilización
  • Las compras de inventarios que se realizan bajo este sistema se contabilizan en la cuenta 62 del PUC, para posteriormente realizar un juego de inventarios el cual permite calcula el costo de venta.
  • Las devoluciones en ventas también se contabilizan en la cuenta 62.
  • Las ventas se deben llevar a la cuenta 4135 y las devoluciones a la 4175.
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Sistema de inventarios permanente

También denominado sistema perpetuo, es el más usado en las empresas, y es el que por defecto se usa en las Kardex, puesto que requiere un  registro constante de todos los movimientos de inventarios  para tener una información precisa y en el tiempo en el que ocurren los hechos.

Bajo este sistema el costo de ventas se conoce de igual manera en el preciso momento de la venta, no es necesario realizar otras operaciones al final del periodo para determinarlo.

Contabilización
  • Las compras de mercancias, así como sus devoluciones se deben contabilizar en la cuenta de inventarios del activo.
  • Las ventas se deben contabilizar en la cuenta de ventas 41, acompañada de la contabilización del costo de ventas afectando la cuenta de inventarios y la de costos.

Debido a que el costo de la compra de mercancías puede varias, el sistema de inventarios permanente propone que la valuación de los mimos se realice bajo tres métodos distintos.

Métodos de valuación de inventarios

Para determinar el costo de venta de cada producto es necesario aplicar un método en el que se pueda asignar una valor justo y razonable a los inventarios de un mismo producto que al momento de adquirirlos no han tenido un mismo costo.

Por ejemplo, una empresa que revende zapatos, compra el 2 de marzo los zapatos de la marca DH a $ 20.0000 cada uno, pero posteriormente el día 6 adquiere más unidades, pero esta vez a $ 18.000 cada uno, al momento de realizar la venta la empresa tiene zapatos de la misma marca a un costo diferente, lo que buscan los métodos de valuación es poder asignarle un costo a cada venta.

Para determinar la valuación existe los siguientes tres métodos:

Método promedio ponderado

Como su nombre lo indica, consiste en realizar un promedio de todas las unidades para asignarles un costo, para ello se suma el costo de todas las unidades tantos las existentes como las nuevas, posteriormente se divide en el número total de unidades, lo cual dará en promedio el costo de cada unidad.

Cada vez que se realice una compra de mercancía se debe promediar el costo total.

Por ejemplo, se compran 5 unidades a $ 1.000 y posteriormente 6 a $ 800, al realizar una venta de 7 unidades, el costo de venta de esas 7 unidades será de $ 891, puesto que:

5 unidades a 1.000 equivalen a 5.000 y 6 unidades a 800 equivalen a 4.800, en total son 11 unidades con un costo total de 9.800 pero para realizar la segunda compra se debe promediar el costo de la siguiente manera: 9.800 / 11 = 891.

Así se registra en el Kardex:kardex promedio ponderado

Método Pesps

Método de primeras en entrar primeras en salir, su nombre hace referencia a que las primeras unidades de inventario adquiridas son las primeras que se deben vender, por ejemplo, si se compran 5 unidades a $ 1.000 y posteriormente 6 a $ 800, al realizar una venta de 7 unidades se debe separar en dos, por un lado, se sacan primero las 5 unidades de $ 1.000 y posteriormente las 2 unidades faltantes se sacan de las que costaron $ 800.

Así se registra en el Kardex:

peps

Método Ueps

Método de ultimas en entrar primeras en salir, este es un caso contrario a las Peps, las ultimas unidades adquiridas son las primeras que se venden, retomando el ejemplo anterior, si se adquieren 5 unidades a $ 1.000 y luego 6 a $ 800, al momento de vender 7 unidades se deben sacar primero las ultimas 6 que se compraron a $ 800 y luego la unidad faltante de las que costaron a $ 1.000.

Así se registra en el Kardex:

kardex ueps

Estas son las tres posibles formas en las que se debe registrar una compra o venta de inventarios en el Kardex.

Formato de Kardex en Excel

Ponemos a su disposición una plantilla automatizada en Excel del Kardex, para registrar sus movimientos de inventarios según el método que desee, recuerde que por cada producto deberá tener una Kardex distinta, para ello podrá realizar una copia de la hoja 1 llamada Kardex de la siguiente manera:

  • Haga clic sobre el nombre de la hoja.
  • Seleccione “Crear una copia” y dé clic en aceptar.

📥 Descargar plantilla gratis de Kardex en Excel.

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