La factura electrónica fue adoptada en Colombia mediante el decreto 2242 de 2015, y compilado en el decreto único reglamentario 1625 de 2016. Este tipo de facturación posee las mimas responsabilidades y obligaciones legales que una factura de papel, al igual que los requisitos expresados en el artículo 617 del estatuto tributario, la única diferencia como su nombre lo indica es que se envía por medio electrónico bajo el formato estándar XML y debe ir firmada de manera digital para garantizar la integridad y autenticidad de la misma.
Otros documentos que pueden afectar una factura también deben ser presentados de manera electrónica, como lo pueden ser las notas débito y crédito.
Las personas que estén en la obligación de expedir factura de forma electrónica podrán elegir un proveedor de servicios electrónicos libremente que se encargue de realizar el procedimiento de facturación electrónica, siempre y cuando cumpla con los estatus de expedición, recibo, rechazo y conservación, así lo dispone el mismo decreto.
¿Quién está obligado a expedir factura electrónica?
Todas las personas naturales o jurídicas que estén obligados a expedir factura de papel están obligados a acogerse al formato de factura electrónica con validación previa y también las personas que voluntariamente lo deseen hacer.
Según el artículo 615 del estatuto tributario los responsables de expedir factura son: “todas las entidades o personas que posean la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente”, así mismo los responsables del impuesto al consumo o al IVA y los inscritos al régimen simple de tributación.
Se resaltan los siguientes responsables:
- Responsables del IVA y el INC.
- Personas o entidades con calidad de comerciantes, que desarrollen actividades liberales o presten servicios inherentes.
- Personas o empresas que vendan productos de la actividad agrícola o ganadera.
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o en las ventas a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
- Los pertenecientes al régimen simple de tributación.
Plazos para empezar a emitir factura electrónica
A partir del primero de enero del año 2019 deberán empezar o seguir expediento factura electrónica las siguientes personas o entidades:
- Todas las personas naturales o jurídicas que para el 6 de febrero del año 2018 eran grandes contribuyentes según nombramiento de la Dian.
- Los que a la fecha de la publicación de la resolución y además durante los 6 años anteriores, solicitaron rangos de numeración para expedir factura electrónica.
- Para el caso de los voluntarios a expedir factura mediante el medio electrónico serán habilitados hasta la fecha máxima del 15 de enero del 2019.
Anteriormente la Dian dispuso de otros términos para que las personas y entidades empezaran a expedir factura electrónica, pero mediante la ley de financiamiento del año 2018 en el artículo 16 efectuó algunos cambios y finalmente se dispuso el término mencionado anteriormente.
Las personas que están obligadas a facturar y no se encuentran en ninguno de los dos 3 aspectos, tienen un plazo más amplio y casi indefinido para acogerse al nuevo sistema, la limitante a este plazo es que algunas personas que ya se encuentren ejecutando esta modalidad de facturación también exigirán que las facturas que se le realicen sean de manera electrónica.
Plazos para productores pecuarios
El plazo para implementar la facturación electrónica para ganaderos se extiende hasta el 2020, en este sector se presentan dos fechas, la primera es la fecha máxima del registro en el servicio informático de factura de la Dian, la cual es hasta el 2 de mayo del 2020 y la segunda es hasta el 1 de agosto del 2020 para expedir la factura electrónica.
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Conclusión
En la actualidad existen diversas empresas reconocidas que prestan el servicio o plataforma para generar la facturación de manera sencilla y adaptable a otros softwares contables, lo cual hace que este requisito no sea algo de qué preocuparse.
Es de recordar que así no se posea esta obligación es importante estar atento a las notificaciones que de la Dian puede hacerte mediante su portal, para esto necesitarás una cuenta en la página de la Dian.
