Liquidación de las vacaciones

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En la legislación colombiana, la liquidación de las vacaciones de un empleado se debe llevar a cabo en distintas situaciones, pero en cada caso se deben seguir unos lineamientos para no incurrir en sanciones ni en pagos adicionales.

¿Qué son las vacaciones?

Las vacaciones son un derecho que tiene todo trabajador que se encuentre vinculado a una empresa mediante un contrato de trabajo, fundamentalmente consiste en un descanso remunerado, al cual puede acceder un trabajador cuando cumple un año de estar laboran con la empresa.

¿Cuándo se deben liquidar las vacaciones?

Existen dos situaciones en las cuales el empleador se verá obligado a liquidar las vacaciones de sus empleados:

  • Cuando el trabajador cumpla un año laborando con la empresa.
  • Cuando finalice el contrato de trabajo.

Liquidación de vacaciones cuando el empleado cumple el año de labor

Como ya se mencionó al empleado cumplir un año de labor dentro de la empresa, este tiene derecho a descansar 15 días hábiles continuos totalmente remunerados.

El cálculo de estas vacaciones será sencillo, puesto que se le debe pagar al empleado como si estuviese laborando normalmente, en el caso de percibir un salario variable, se le deberá promediar el salario del último año de servicio, contando desde el día antes que salga a vacaciones.

Ejemplo pago de vacaciones disfrutadas
Para comprender mejor el tema veremos el caso de una persona que saldrá a disfrutar sus vacaciones el 1 de abril del 2020, desde ese día se deben contar 15 días hábiles, la persona devenga un salario mínimo correspondiente a ese año y labora de lunes a sábado.

 Calculo de días:  Debemos contar los días sin incluir ni los domingos, ni los festivos, si observamos el calendario veremos que los días 5,12 y 19 son domingos y los 9 y 10 festivos, por ende, si contamos 15 días sin incluir las fechas mencionadas veremos que la persona cumple sus 15 días, el día 20 de abril.

 Liquidación de las vacaciones:  El valor que se le debe pagar a la persona, es el mismo que si estuviese trabajando, es decir que al devengar un salario mínimo $ 877.803, el valor del día es de $ 29.260 y como estará desde el día 1 hasta el día 20 en vacaciones se le deben cancelar 20 días equivalentes a $ 585.200.

El empleado y el empleador puede llegar a un acuerdo para fijar la fecha en que se entrará a gozar de las vacaciones, no es obligatorio que después de pasar el año la persona deba salir a vacaciones y más aún cuando este hecho afectará la producción o la eficiencia de la empresa.

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Compensación de vacaciones

El empleado y empleador pueden llegar a otro acuerdo el cual es la compensación de las vacaciones, cuando las dos partes consideran que por cuestiones extraordinarias el empleador necesita de su empleado y no podrá darle los 15 días consecutivos de vacaciones, se va a pagar en dinero una parte de las vacaciones.

La compensación o el pago de las vacaciones no pueden ser superiores a 7 días, es decir, el empleador está en la obligación de reconocerle 6 días hábiles continuos como mínimo de descanso a su empleado, y los días restantes si los podrá compensar en dinero.

En este caso el empleado recibirá su salario normal por encontrarse trabajando y adicionalmente recibirá 7 días más de salario por la compensación de las vacaciones.

El salario para calcular la base de la compensación será el mismo que recibía antes de compensar las vacaciones o el promedio del último año cuando se trate de salarios variables, como se vio en el ejemplo anterior.

  •  Seguridad social sobre el valor compensado El valor recibido por el empleado por concepto de compensación, no constituyen salario, por esta razón no se debe pagar seguridad social sobre dicho concepto.
  •  Aportes parafiscales sobre el valor compensado A pesar que la naturaleza de este concepto de no ser salarial, los aportes parafiscales si se deben pagar sobre este valor, así lo dispone el artículo 17 de la ley 21 de 1982.
  •  Prestaciones sociales Al tratarse de un pago no salarial, el empleador no debe tomar este valor como base prestacional.

Prescripción de las vacaciones

La prescripción es un término que se usa para definir el tiempo que tiene una persona para poder reclamar por su derecho, en este caso la persona tendrá un límite de tres años para cobrar sus vacaciones así lo dispone el artículo 488 del código sustantivo del trabajo.

Tenga en cuenta que los tres años empiezan a correr desde que el empleado tiene el derecho a que se le reconozcan sus vacaciones.

Liquidación de las vacaciones cuando finaliza el contrato

Cuando finaliza el contrato de trabajo el empleador deberá cancelar de manera inmediata las vacaciones que le debe al empleado hasta la fecha, la forma de calcular este valor es el siguiente.

Fórmula para la liquidación de las vacaciones

Liquidación de las vacaciones 1

Utilizando la fórmula anterior, el empleador deberá calcular el valor a pagar que debe a su empleado.

Ejemplo liquidación de vacaciones

Una persona que laboró por un salario mínimo, desde el día 1 de enero hasta el 10 de junio ¿qué valor se le debe cancelar por concepto de vacaciones?

Calculo de los días: En este caso se cuentan todos los días sin importar si son festivos o dominicales, el resultado del ejemplo son 160 días.

Ahora debemos proceder a aplicar la fórmula

877.803 * 160 / 720 = $ 195.067

Esta persona deberá recibir como liquidación de las vacaciones $ 195.067.

Provisión de las vacaciones

Mensualmente el empleador deberá realizar una provisión de las vacaciones que debe a cada uno de sus empleados, esta provisión se irá acumulando en una cuenta por pagar hacía el empleado que por determinada razón será cancelada al empleado.

El valor de la provisión es el resultado de multiplicar el salario del empleado por el 4.17%.

De esta manera el empleador sabrá cuánto dinero le debe a su empleado por el concepto de vacaciones y teóricamente debería tener la disponibilidad de dicho dinero al momento de tener que pagarle la liquidación de la vacaciones al empleado.

Aspectos importantes dentro de la liquidación de las vacaciones

  • Para efectos de calcular los días de vacaciones, los meses se deben contar de 30 días.
  • Es muy importante tener en cuenta que la base para el cálculo de las vacaciones no incluye el auxilio de transporte, debido a que el trabajador al encontrarse disfrutando de dicho beneficio no incurrirá en el gasto de transportarse hasta el trabajo.
  • Las vacaciones no son una prestación social.
  • El salario base para el cálculo de las vacaciones debe contener las horas extras y recargos en caso de que el trabajador incurra en ellas.
  • El empleado no puede rechazar el reconocimiento o pago de sus vacaciones bajo ninguna circunstancia.

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