Cómo hacer la liquidación de nómina

La liquidación de nómina es el proceso mediante el cual el empleador, calcula el valor a pagar a sus empleados, incluyendo los respectivos descuentos, y otros pagos a terceros que se incurre al contratar a una persona por medio de un contrato laboral.

Este artículo es una guía completa paso a paso, para aprender a liquidar una nómina bajo la legislación colombiana, también podrá encontrar una formato en Excel, el cual realiza la liquidación de nómina con tan solo ingresar unos datos, lo podrá encontrar al final del artículo.

Conceptos que se deben conocer para la liquidación de una nómina

Para poder comprender mejor el tema de liquidar una nómina, es indispensable manejar algunos términos que se utilizan dentro del proceso, los cuales son:

El devengado de un empleado

El devengado hace referencia al dinero que gana el empleado incluye todo el salario y lo que así considere, por ejemplo:

  •  Salario:  Remuneración fija que recibe el empleado por la prestación de su servicio en un periodo de tiempo.
  •  Auxilio de transporte:  Dinero que se le debe pagar al empleado cuando vive a más de un kilómetro de distancia y devenga menos de dos salarios mínimos mensuales.
  •  Horas extras y recargos:  Valor adicional que se le debe pagar al empleado por trabajar tiempo adicional al inicialmente pactado o en jornadas nocturnas, festivas o dominicales.
  •  Comisiones:  Valores que se le reconocen al empleado por cumplir con ciertas condiciones, por ejemplo, por vender determinada cantidad.
  •  Viáticos:  Son valores que el empleador reconoce a su empleado para poder desarrollar sus funciones, por ejemplo, gastos de transporte, alojamiento o manutención.
  • Todos los demás conceptos que sean pagados al empleado y que se encuentren dentro de la categoría de “salariales”.

Liquidador de nómina Dianhoy

Deducciones

Estos son los valores que debe descontar el empleador a su empleado como parte de la relación laboral, unos son de carácter obligatorio dentro de todo contrato de trabajo, mientras que otros son obligaciones contraídas por el empleado.

Dentro de las deducciones se encuentran:

  •  Seguridad social por parte del empleado:  Siempre se debe descontar 4% para salud y 4% para pensión del devengado del trabajador, si corresponde se debe descontar el 1% para el fondo de solidaridad pensional y de igual manera sucede con la ARL, estos dos últimos son casos especiales, le recomendamos que lea cada artículo para que comprenda mejor el tema.
  •  Libranzas:  Es un préstamo o crédito otorgado por una entidad financiera, que en convenio con la empresa, las cuotas serán descontadas directamente del devengado del empleado.
  •  Embargos:  El salario de un empleado podrá ser embargado por disposición de autoridades judiciales, debido a obligaciones financieras no cumplidas o cuotas alimentarias.
  •  Obligaciones financieras con el empleador:  El empleado podrá solicitar anticipos o prestamos al empleador para que sean descontados de la nómina.
  •  Retención en la fuente:  Cuando el empleado supera el monto establecido para que sea objeto de retención por salario, el empleador está en la obligación de calcular dicho valor y descontarlo al empleado, esto sucederá al devengar más de 87 uvt.

Lo que reciba el empleado será el resultado de restar las deducciones al total devengado, tenga en cuenta que hay deducciones que no se pueden hacer a un trabajador sin que este de su autorización y de igual manera tampoco se podrán descontar valores que afecte su mínimo vital.

Pagos a cargo del empleador en la liquidación de nómina

Todas las deducciones que se vieron anteriormente son valores que debe pagar el empleado, pero el empleador también tendrá que asumir unos gastos por concepto de la relación laboral:

Provisiones

El empleado tiene derecho a que se le reconozcan sus prestaciones sociales cuando finalice el contrato o cuando se cumpla las condiciones para el desembolso de cada una, para comprender mejor el tema de las prestaciones sociales le recomendamos leer:

prestaciones sociales

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¿Qué son las prestaciones sociales?

En el caso de las prestaciones sociales y las vacaciones, el empleador deberá ir provisionando de manera mensual el pago de estos valores, con el fin de que la contabilidad contenga información real y exacta.

Para dar claridad al tema, cada día que el empleado labora, además de sus conceptos salarias que se cancelan en un periodo no superior a un mes, también se le deben calcular las prestaciones, aunque estas no se pagan todos los meses, el empleador si adquiere una deuda con el empleado y por esta razón se debe contabilizar una provisión que sería una cuenta por pagar.

Ejemplo de provisiones en la nómina
El empleador en su contabilidad demuestra que el total de las cuentas por pagar a mayo son de tan solo $ 500.000, nunca realizó una provisión de las prestaciones, teniendo 10 empleados a todos ellos les deberá en total $ 9.216.000 aproximadamente, un valor que no se encuentra en la contabilidad puesto que nunca provisionó ese gasto, pero si tuviese que liquidar a todos los empleados debería pagar de inmediato.

De esta manera se evidencia la importancia de las provisiones dentro de la contabilidad y la liquidación de la nómina, puesto que es una obligación que adquiere diariamente el empleador con sus empleados.

Las provisiones se deben calcular y contabilizar cuando se realiza la liquidación de la nómina, los valores de las provisiones se calculan multiplicando el salario del empleado por:

  • Prima: 8.33%
  • Cesantías: 8.33%
  • Intereses de cesantías: 1% sobre las cesantías.
  • Vacaciones: 4.17% excluyendo el auxilio de transporte.

Seguridad social y parafiscales

La seguridad social y los aportes parafiscales son dos conceptos que no se deben confundir, puesto que cada uno de ellos está conformado de distinta manera, aunque su finalidad es muy similar.

Por parte de las prestaciones sociales como ya vimos una parte se debió descontar al empleado, pero ahora el empleador debe calcular el valor que le corresponde a él, lo cual se determina de igual manera con base al salario del empleado, pero con distintos porcentajes, que en este caso serán:

  • Salud: 8.5%
  • Pensión: 12%
  • ARL: depende del nivel de riesgo.
seguridad social

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De esta manera se recauda todo el dinero que se le debe cancelar a cada entidad, lo cual en total suma un 12.5% para la EPS y un 16% para el fondo de pensión o FPS.

Por otra parte, los parafiscales deben ser pagados en su totalidad por el empleador, los valores que debe pagar son:

  • Caja de compensación familiar: 4%
  • I.C.B.F: 3%
  • Sena: 2%

Es de extrema importancia que lea el artículo sobre aportes parafiscales puesto que existen algunos beneficios para los empleadores en este sentido.

¿Cuándo se debe realizar la liquidación de nómina?

La liquidación de la nómina se debe realizar, según lo pactado en el contrato de trabajo, de manera obligatoria el contrate de trabajo debe contener expresamente, con que periodicidad se va a cancelar el salario.

El acuerdo entre las dos partes se puede dar por pagos, semanales, quincenales o hasta mensuales, siendo este último el límite de tiempo para que el empleador le pague a sus empleados.

Ejemplo práctico para la liquidación de nómina

En este caso veremos un ejemplo práctico real, de todo el proceso para la liquidación de una nómina, la cual tiene los siguientes empleados:

NombreBásicoA. transporteHoras extrasComisionesTotal devengado
Manuel Pérez1,000,000                     –                –              – 1,000,000
Nubia Jiménez600,000 51,427                –              – 651,427
Andrés Rubio438,902 51,427        43,000    100,000 633,328

Empecemos por resaltar los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta:

  • Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa.
  • Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente.
  • Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.
  • Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes a salud, Sena e ICBF.
  • Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si el caso.
  • Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados, debe tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos.
  • Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no.
  • Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no salarial.

Teniendo en cuenta estos aspectos podremos empezar a realizar la liquidación de nómina con mayor seguridad.

Aplicar deducciones

El empleado Manuel Pérez tiene un descuento por concepto de anticipo por parte del empleador por valor de $ 300.000 durante cuatro quincenas, para el resto aplicará lo que corresponda de ley.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos realizar los respectivos descuentos de ley, estos son los de seguridad social, debido a que ningún empleado supera el monto para aportar al fondo de solidaridad pensional ni para aplicar retención en la fuente.

Al revisar cada uno de los conceptos evidenciamos que todos los pagos se consideran salario, por ende, se deben tener en cuenta para el cálculo de la salud y pensión.

NombreSaludPensiónotras deduccionesTotal Deducciones
Manuel Pérez40,00040,000300,000 380,000.00
Nubia Jiménez24,00024,0000 48,000.00
Andrés Rubio23,27623,2760 46,552.12

Neto a pagar

Teniendo el total devengado y las deducciones ya sabemos cuánto le debemos pagar a cada empleado.

NombreTotal devengadoTotal DeduccionesNeto a pagar
Manuel Pérez 1,000,000.00380,000 620,000.00
Nubia Jiménez 651,427.0048,000 603,427.00
Andrés Rubio 633,328.5046,552 586,776.38

En este caso la liquidación de la nómina, dio como resultado un valor a pagar en total de $ 1.810.203, ahora debemos calcular los demás valores que debe pagar el empleador.

Seguridad social y aportes parafiscales

El empleador cumple con las condiciones para estar exento de los aportes a salud, Sena e ICBF, entonces debemos calcular exclusivamente los demás valores.

Recuerde que para estos cálculos no tendremos en cuenta el auxilio de transporte.

Seguridad Social%Valor
Salud00
Fondo de Pensiones12261,828
ARL (riesgos laborales)0.52211,389
Total$ 273,217
Parafiscales%Valor
Caja Compensación Familiar0.0481,556
ICBF00
SENA00
Total Parafiscales81,556

Provisión de las prestaciones sociales

Este es el último paso, para calcular las provisiones debemos hacerlo por cada empleado y por cada concepto de la prestación de la siguiente manera:

NombreTotal devengadoPrima 8.33%Cesantías 8.33 %Intereses 1%Vacaciones 4.17%
Manuel Pérez1,000,00083,30083,30083341,700
Nubia Jiménez651,42754,26454,26454325,020
Andrés Rubio633,32952,75652,75652824,265

Debemos tener en cuenta que para el cálculo de la provisión de las vacaciones se excluye el auxilio de transporte.

Esta es la manera de realizar una liquidación de nómina completa.

No olvide leer cada uno de los artículos relacionados, los cuales se fueron mencionados a lo largo de esta guía, puesto que estos enseñan los tratamientos especiales que se pueden llegar a presentar en casos específicos.

Formato para realizar la liquidación de nómina en Excel

Ponemos a su disposición nuestro formato de nómina para realizar la respectiva liquidación, de igual manera es muy importante que conozca el tratamiento de la nómina, como fue explicada en la guía anterior.

 

Tips para el uso del archivo

Hoja 1: Datos iniciales.

  1. En la primera hoja debe ingresar los datos solicitados de cada empleado, nombre y sueldo.
  2. Responda a la pregunta ¿Esta exonerado de aportes de salud y aportes parafiscales?, debe elegir una opción de la lista.
  3. Elija una opción de la lista para la celda de auxilio de transporte, si el empleado tiene o no derecho a recibir auxilio de transporte dependiendo de si devenga menos de dos salarios mínimos y si vive a más de un kilómetro de distancia de la empresa.

Hoja 2: Liquidación de nómina

  • En este caso solo debe ingresar los días laborados por el empleado en el periodo, otros pagos como comisiones y horas extras, y las respectivas deducciones por retención o por descuentos.

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