Liquidación laboral: Cómo se debe realizar

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En la liquidación laboral el empleador deberá cancelar al empleado cada uno de los valores adeudados por concepto de salarios, prestaciones sociales, seguridad social y demás conceptos que no han sido cancelados, aun cuando el contrato de trabajo se dé por terminado por justa o injusta causa, por decisión unilateral, por la finalización del tiempo pactado o cuando exista mutuo acuerdo.

La responsabilidad de pagar la liquidación por parte del empleador, nace al momento de firmar el contrato de trabajo, de manera que no es un pago opcional o que se deba incluir dentro del contrato para que se reconozca, esto quiere decir que siempre se le debe pagar al empleado.

Prestaciones sociales en la liquidación laboral

Cuando se habla de liquidación laboral, generalmente se hace referencia a las prestaciones sociales, puesto que son el concepto que normalmente le debe el empleador a su empleado cuando finaliza el contrato.

Realmente la liquidación laboral hace referencia a que todos los conceptos adeudados al empleado deben ser cancelados, incluyendo la indemnización por despido injusto si es el caso.

Dentro de las prestaciones sociales se encuentran la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre las cesantías, las cuales se calculan de la siguiente manera:

Prima de servicios

  • (Salario + auxilio de transporte * días laborados) /360

En este caso se debe tener en cuenta que la prima se paga una parte en junio y la otra en diciembre, los días a calcular de la prima no deberían ser superiores a 180, cuando no se adeudan valores anteriores.

Cesantías

  • (Salario + auxilio de transporte * días laborados) /360

En este caso, el empleador debe consignar las cesantías acumuladas al 31 de diciembre de cada año al fondo de cesantías, a más tardar el 14 de febrero del siguiente año, por ende, el valor de los días a pagar en la liquidación laboral no puede ser superior a 360, esto quiere decir que, cuando finalice el contrato, el empleador solo deberá pagar el valor que corresponda al año en curso.

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Liquidación y pago de las cesantías

Intereses sobre cesantías

  • (Cesantías * días laborados * 0.12) /360

Aplican las mismas consideraciones que las cesantías, solo se deben cancelar al empleado los valores que adeude del año en curso, puesto que, los años anteriores deben cancelarse en enero del año siguiente.

Vacaciones

  • (Salario * días laborados) /720

Aunque las vacaciones no son prestaciones sociales, normalmente se incluyen dentro de este concepto, puesto que, deben ser pagadas en la liquidación laboral, por otro lado, las vacaciones se deben otorgar al empleado por cada año de servicio, aunque estas pueden ser compensadas o disfrutadas.

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Conozca más acerca de las vacaciones

💡 Nota importante

Para cada caso, se deben tener en cuenta los pagos que se le realizaron al empleado que constituyen salario, por ejemplo, dentro del salario se deben incluir horas extras, comisiones, bonificaciones, entro otros. Le recomendamos leer este artículo para tener mayor claridad sobre los pagos que constituyen salario, de igual manera es conveniente leer todos los artículos recomendados para conocer disposiciones especiales que se pueden presentar en cada caso.

Ejemplo de liquidación laboral

Para comprender mejor el tema, se presentará el siguiente caso a modo de ejemplo:

Una persona que devengó el salario mínimo, ingresó a una empresa el 1 de junio del año 2019 y finalizó su contrato de trabajo el día 20 de junio del año 2020, la liquidación debe incluir lo siguiente:

  • Días a liquidar: 170
  • Salario: $877.803
  • Auxilio de transporte: $102.854
Concepto Fórmula

 Valor

Cesantías(980,657*170) /360 $           463,088
Intereses sobre cesantías(463,088*170*0.12) /360 $             26,242
Prima primer semestre(980,657*170) /360 $           463,088
Prima segundo semestre $                     –
Vacaciones 2019(828,116*210) /720 $           241,534
Vacaciones 2020(877,803*170) /720 $           207,259
Días adeudados de salario(980,657/30)*5 $           163,443
TOTAL  $       1,564,654

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Algunas dudas que pueden surgir a la hora de interpretar el ejemplo de liquidación laboral son:

¿Por qué la liquidación es de 170 días?

  • En este caso la liquidación se realiza por 170 días, debido a que se tuvo en cuenta desde el 1 de enero de 2020 hasta el 20 de junio, puesto que, las cesantías, intereses y prima de la fecha 1 de junio del 2019 al 31 de diciembre del 2019, debieron ser liquidadas y, pagadas al empleado y al fondo de cesantías teniendo en cuenta las fechas límites para cada caso.
  • Por otro lado, laboralmente los meses se cuentan de 30 días, por esta razón, desde enero hasta mayo se cuentan 150 días, más los 20 días de junio.

¿Por qué las vacaciones se calculan teniendo en cuenta el año 2019 y 2020?

  • Inicialmente las vacaciones se le deben pagar al empleado al año de servicio o puede ser un tiempo mayor si el empleado acepta, por esta razón, se asume que no se le habían cancelado las vacaciones al empleado del primer año de servicio.
  • Ahora bien, las vacaciones se liquidaron en dos fracciones, puesto que, el salario mínimo aumenta tras finalizar cada año, de este modo, el valor de las vacaciones aumenta, no se podría liquidar el año 2020, con el salario del año 2019.

¿Por qué el salario que se adeudaba es de 5 días?

  • En este ejemplo se supuso que el salario del empleado se pagaba quincenal, por ende, al día 20 solo se le deben 5 días.

¿Qué sucede cuando el empleado es despedido sin justa causa?

  • Cuando el trabajador es despedido sin justa causa, el empleador deberá indemnizarlo con el valor que corresponda, dependiendo del tipo de contrato y del tiempo laborado, dicho valor deberá ser pagado con la liquidación laboral.

¿Qué sucede cuando el contrato termina el 31 de diciembre?

  • En este caso se le deberá cancelar la liquidación laboral al empleado con normalidad, puesto que, las cesantías deben ser consignadas a un fondo de cesantías cuando el empleado pasa al siguiente año con el mismo contrato.

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Plazo para el pago de la liquidación laboral

La liquidación laboral debe pagarse al momento de la finalización del contrato, esto quiere decir que no existe plazo para que el empleador realice los pagos, de lo contrario, el empleador deberá indemnizar al trabajador por cada día de retraso, con un día de salario hasta por 24 meses, teniendo como base el último salario recibido.

Desde el mes 25 el empleador deberá empezar a pagar intereses de mora a la tasa máxima de créditos de libre asignación certificados por la Superintendencia Financiera.

Por otro lado, el empleado también podrá solicitar a su exempleador el certificado de pago de la seguridad social y parafiscales por el tiempo laborado, que deberán estar saldados al momento de la liquidación laboral, de lo contrario se deberá tener en cuenta lo estipulado en el artículo 65 del Código sustantivo de trabajo.

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