Documento soporte de pago de nómina electrónica

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Con la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN dispuso la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, y las notas de ajuste que se relacionan con este documento.

La finalidad de este nuevo requerimiento es que los pagos de nómina producto de una relación laboral o de pensión, sean soportes válidos de costos y deducciones del impuesto de renta y complementarios, también cuando corresponda como impuestos descontables en el IVA.

Dentro del documento se deberá incluir el devengado de nómina, los valores que se le descuenten y el total pagado, el soporte de nómina deberá generarse de manera mensual, sumando los valores pagados a los empleados durante el periodo.

¿Quiénes estarían obligados a emitir el soporte de nómina electrónica?

Los sujetos obligados a cumplir con la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las respectivas notas, son los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios que realicen los pagos por una relación laboral, legal y reglamentaria o de pensión, y que deseen descontar dichos pagos en el impuesto de renta o IVA, cuando sea aplicable en cada caso.

Cuando la resolución se encontraba en borrador, se recordaba que era necesaria la factura electrónica para el reconocimiento de impuestos descontables, costos y gastos deducibles teniendo en cuenta las siguientes limitaciones:

AñoPorcentaje máximo que se admitirá sin factura electrónica
202030%
202120%
202210%

Contenido del soporte de pago de nómina electrónica

El soporte electrónico de nómina deberá contener la siguiente información:

  • Encontrarse denominada como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
  • Nombres, apellidos e identificación del empleado.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  • Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
  • Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
  • Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
  • El valor total pagado al empleado.
  • Fecha y hora de generación.
  • Firma electrónica.
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del
    proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

En el caso de los documentos de ajustes, los requisitos mínimos son:

  • Encontrarse denominada como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Tener asignado un número consecutivo interno.
  • El número y la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  • El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
  • El tipo de ajuste que se realizó, con la fecha y hora de su diligenciamiento.
  • La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
  • Los apellidos, nombres e identificación de las dos partes.
  • Firma digital del sujeto encargado de generar el documento de ajuste.
  • El CUNE del documento anulado.

Calendario de implementación

El soporte de pago de nómina electrónica, se deberá implementar teniendo en cuenta el siguiente calendario:

Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados:

En este caso la fecha de habilitación del servicio informático electrónico para documentos soportes del pago de nómina electrónica es el día 31 de marzo de 2021.

GrupoFecha de inicio habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica Cantidad de empleados
DesdeHasta
131/5/2021Más de 251 empleados
2101250
311100
4410
523
61

Calendario de implementación permanente

En este caso se trata de las personas que se consideren como nuevos responsables de emitir documentos soportes de pago de nómina electrónica y de ajustes, tendrán un plazo máximo de dos meses luego de la realización de los pagos de nómina.

Calendario de implementación para las personas no obligadas a facturar electrónicamente

Las personas que deseen acogerse de manera voluntaria, podrán hacerlo desde el 31 de marzo de 2022, hasta el 31 de mayo de 2022.

Los sujetos que decidan implementar los soportes electrónicos de nómina, deberán hacerlo cumpliendo con todas las disposiciones de ley, teniendo en cuenta que podrán iniciar desde la fecha en la que se habilite el sistema electrónico para cada caso.

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Plazo mensual para el envío de los soportes de nómina electrónicos y sus ajustes

Los soportes y sus ajustes si existen, deben ser enviados en los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha de origen de la información.

En el caso que existan impedimentos tecnológicos para cumplir con la transmisión de los documentos, el plazo se expandirá por 48 horas más, que empezarán a contar desde el día siguiente al que se establezca el servicio informático electrónico de facturación.

Ver Resolución 000013 completa.

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