Obligados a llevar contabilidad ¿Cómo se determina esta obligación?

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Para algunas personas puede parecer confuso determinar la responsabilidad de llevar contabilidad, aunque generalmente se conoce lo dispuesto por el código de comercio o de las obligaciones tributarias que conllevan dicha obligación, también se debe tener en cuenta que determinar la responsabilidad de llevar contabilidad implica considerar distintos aspectos de fondo.

Obligados a llevar contabilidad según la legislación comercial

Según lo dispuesto por el artículo 19 del código de comercio, todas las personas que se cataloguen como comerciantes se encuentran obligados a llevar contabilidad regular con respecto a sus actividades desempeñadas y teniendo en cuenta las disposiciones legales que se establecen con respecto a los registros e información financiera, esta obligación no considera si se trata de personas jurídicas o naturales, o si se trata de personas con determinadas obligaciones tributarias.

En este sentido, toda persona considera comerciante debería tener contabilidad, para conocer quiénes se consideran comerciantes en nuestro foro podrá encontrar un aporte en el cual se explica a detalles las personas que tienen dicha calidad y las que no, que en general se encuentran incluidas en los artículos 20 y 23 del código de comercio.

Responsables y no responsables del IVA obligados a llevar contabilidad

La norma tributaria expone parámetros distintos para determinar la responsabilidad de llevar contabilidad con respecto a la norma comercial, pues en el caso de la legislación tributaria se dice que toda persona responsable de IVA se encuentra obligada a llevar contabilidad, sin importar si son comerciantes o no, exceptuando algunos casos específicos.

Ante lo anteriormente planteado, una persona que se catalogue como no responsable de IVA, pero si desarrolle actividades mercantiles que le den la calidad de comerciante no debería llevar contabilidad, según la norma tributaria, pero lo que debería considerarse es que la ley comercial establece que ante cualquier controversia con un tercero se tendrán en cuenta la contabilidad, de manera que realmente se hace fundamental llevar contabilidad.

Adicionalmente, las siguientes personas o entidades deberán tener contabilidad para efectos fiscales:

  • Las personas que desean que su contabilidad sirva como medio de prueba para efectos fiscales.
  • Todas las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL–, con excepción de las entidades de Derecho Público y las Juntas de Defensa Civil.
  • Los pertenecientes al régimen tributario especial.
  • Los servidores públicos que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 45 de la ley 90 de 1995.
  • Las organizaciones de acción comunal.

Por otra parte, también se excluyen algunas personas de llevar contabilidad, además de los no responsables de IVA, los cuales serían:

  • Los asalariados o personas que ejerzan profesiones liberales.
  • Los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural, pero si deberán hacerlo cuando procesen sus productos y los vendan por medio de una empresa.

¿En definitiva cuando se debe llevar contabilidad?

En definitiva, para efectos tributarios toda persona natural o jurídica debe llevar contabilidad cuando sea responsable del impuesto a las ventas, así mismo, si una persona no es responsable del IVA, pero si es comerciante, deberá llevar contabilidad, aunque la administración de impuesto no podrá exigírselo en este último caso,  si tendrá valor probatorio  si se lleva en la forma debida.

Igualmente, cualquier persona que desee llevar contabilidad podrá hacerlo ya sea para fines personales de control o para que esta información sirva de prueba ante terceros, pero teniendo en cuenta que en este último caso será necesario cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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¿Qué debe hacer una persona si se encuentra obligada a tener contabilidad?

Una vez se determine la obligación de llevar contabilidad deberá reconocer en qué grupo se encuentran para acogerse al marco normativo correspondiente, igualmente será necesario registrar los libros obligatorios ante la cámara de comercio.

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