Pago de viáticos dentro del contrato de trabajo

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Los viáticos son los valores que el empleador paga a su empleado, con el fin de cubrir algunos gastos en los que incurre este último para poder desarrollar sus actividades laborales, generalmente son gastos de transporte, manutención y alojamiento.

La pregunta más frecuente al tema de los viáticos es con respecto a la constitución de salario de dicho pago, puesto que de ser así, serían tomados para el cálculo de la liquidación de las prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales.

Dependiendo de su naturaleza o procedencia podrán clasificarse como pagos salariales o no.

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¿Qué pagos se consideran salario?

Clases de viáticos en Colombia

Existen dos clasificaciones de los viáticos en Colombia, cada uno de estos tendrán su respectivo tratamiento:

Ocasionales o accidentales

Este tipo de viáticos son los que se les pagan a los empleados, que normalmente no incurren en estos gastos, es decir, los empleados que casualmente deben realizar funciones de desplazarse a otros sitios para desempeñar sus funciones.

En este caso lo que se debe tener en cuenta es  la habitualidad con la que el empleado incurre en el gasto de viáticos,  aunque se pueda considerar difícil de determinar cuándo existe habitualidad y cuándo no, puesto que la normatividad no establece un porcentaje o número de veces en las que se considere un gasto habitual.

Permanentes o habituales

Contrario al caso anterior, los viáticos permanentes son los que el empleado recibe de manera regular con el fin de poder desempeñar sus labores, este es el caso muy común entre los asesores comerciales que deben estar movilizándose para ejercer sus funciones.

El hecho de que se paguen de manera fija mensualmente no quiere decir que este sea un motivo para considerarlos permanentes, puesto que, si durante un mes el empleado debe desplazar una o dos veces, esto no se podría considerar como habitualidad.

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¿Cuándo se consideran salariales?

Cuando se distinguen entre ocasionales o permanente, fácilmente se podrá deducir que viáticos constituyen salario, según lo expuesto por el 130 del código sustantivo del trabajo:

  • Los viáticos que sean permanentes, se considerarán como salario, siempre y cuando sean destinados para cubrir gastos de manutención y alojamiento, para el resto de pagos de viáticos no se considerarán salariales, pero deben ser tratados como rembolsos de gastos.
  • Los viáticos ocasionales o accidentales no serán salario, debido a que su naturaleza es esporádica y busca solucionar un problema momentáneo.

Según lo anterior, siempre se deben separar los tipos de viáticos que se le paguen a los empleados, y adicionalmente se aconseja presentar una relación de los conceptos de cada gasto con su respectivo valor, para diferenciar los servicios de manutención y alojamiento.

Con respecto al tema, hay que aclarar que bajo ninguna circunstancia el empleador y empleado podrán llegar a un acuerdo para que los considerados como permanentes sean no salariales, buscando acogerse al artículo 128 del CST donde se habla del acuerdo entre las dos partes para pactar retribuciones no salariales.

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