A raíz de distintos sucesos los libros de contabilidad de una empresa pueden dañarse o extraviarse aunque hoy en día existe la posibilidad de realizar respaldos de la información, son mucha las causas las que pueden llevar a que esto suceda, la ley exige que la información contable se conserve durante un periodo de 10 años, pero también se contempla la posibilidad de que exista la pérdida de esta documentación y, por ende, establece los parámetros a seguir para la reconstrucción de la información.
¿Qué debe hacer una empresa si pierde sus libros de contabilidad?
Es obligación de la entidad preservar su información contable en buen estado, pues cualquier entidad autorizada podrá requerir dicha información y la empresa estará obligada a presentarla, así mismo, los artículos 60 del código de comercio y 28 de la ley 962 de 2005 también hacen referencia a la conservación de los documentos contables.
Ante la eventual situación en la que la empresa pierda sus libros de contabilidad, esta se verá en la obligación de reconstruirlos, bien sea físicos o digitales, como estuviesen antes de su pérdida o destrucción, respecto a este tema el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, establece los pasos a seguir cuando esto sucede, lo cual inicia con una denuncia sobre lo sucedido.
La denuncia deberá ser interpuesta ante una autoridad competente sin importar cuál sea el motivo, esto con el fin de tener una evidencia veraz sobre lo sucedido.
Reconstrucción de los libros de contabilidad
Luego de que se presente la pérdida, destrucción o extravío de los libros, se cuenta con un plazo de seis meses para que la empresa los reconstruya a partir de las declaraciones tributarias, comprobantes de contabilidad, estados financieros certificados e informes terceros.
De igual manera la empresa también cuenta con la opción optar por hacer uso de soportes de origen interno y externo, los cuales deben cumplir con estar debidamente autorizados y fechados por las personas que intervinieron en el proceso de creación y aprobación, o en casos más convenientes se podrá hacer uso de copias de seguridad u otras herramientas de respaldo de la información.
Reconstrucción de los libros de contabilidad cuando no hay documentos
Puede surgir el caso en que la empresa no cuente con la documentación necesaria para reconstruir su contabilidad, para ello se deberá tener en cuenta lo fijado en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13 del Consejo Técnico de la Contaduría, la cual indica que:
- Cuando no se adquiera la documentación requerida para reconstruir la contabilidad, la empresa debe realizar un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
- Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
Sanciones por no disponer de los libros de contabilidad
Por una parte, el código de comercio dentro del artículo 58 establece que podrá ser acreedor de una multa de 10 hasta 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes por no conservar los documentos contables, sanción que será impuesta por la Superintendencia de Sociedades.
Por otro lado, existiría el caso en que la DIAN solicite realizar una inspección a la contabilidad de la empresa y el contribuyente no disponga de los documentos solicitados, en esta situación la DIAN no aceptará denuncias o cualquier otra documentación que justifique la pérdida o destrucción de los libros de contabilidad, salvo que se trate de un caso de fuerza mayor, de modo que si la empresa no convence a la DIAN con argumentos válidos le será impuesta la sanción por libros de contabilidad.
