La actividad desarrollada por una empresa, así como el lugar donde se encuentra, puede ser responsable de la existencia de algún tipo de riesgo, por ejemplo, la existencia de una caldera en las plantas de producción, conlleva un gran riesgo de explosión, en este sentido, el conjunto de medidas que deben adoptarse antes, durante y después de un evento de emergencia y que se consolidan en forma de documentos se denomina plan de emergencia, por lo tanto, el plan debe tener en cuenta las posibilidades existentes y preparar a toda la empresa para un suceso de emergencia.
El plan de emergencia de una empresa implica tanto el entrenamiento y la preparación del personal para hacer frente a un accidente como los recursos para hacerlo, con ello se pretende evitar situaciones como caídas y pánico durante una operación de evacuación de personas de un lugar de trabajo.
Reglamentación en Colombia del plan de emergencia
El sistema de seguridad y salud en el trabajo, determina que todas las empresas deben contar con un plan de emergencia para la prevención y manejo de desastres, en este plan se deben involucrar tanto a los empleados como otros terceros que se puedan encontrar dentro de la empresa, la normatividad también habla de la realización de un simulacro una vez al año como mínimo.
De no acatar dicha normatividad las sanciones pueden llegar a ser hasta de 500 salarios mínimos mensuales vigentes y otras posibles sanciones a nivel civil.
¿Qué objetivos deben alcanzarse con el plan de emergencia?
Para cada naturaleza de riesgo hay una estrategia que debe adoptarse, pero en general, los objetivos del plan son esencialmente los mismos.
Puede decirse que el objetivo central del plan de emergencia de una empresa es demostrar a los empleados y otros interesados, lo que debe hacerse en una situación inesperada, su alcance sin embargo implica varios objetivos cuyo logro es necesario y puede estar relacionado con lo siguiente:
- Identificar los riesgos y situaciones de vulnerabilidad existentes dentro y fuera de la empresa.
- Indican las medidas que deben adoptarse en relación con los riesgos identificados.
- Para que los empleados sean conscientes de la necesidad de una formación constante.
- Preparar los medios y recursos para afrontar una posible emergencia.
- Limitar los posibles efectos negativos de un accidente.
- Garantizar un nivel de seguridad que pueda mantenerse.
Ventajas del plan de emergencia
Aunque algunas empresas elaboran el plan de emergencia solo por obligación, esta implementación trae consigo una serie de ventajas que pueden ayudar tanto a las personas que visitan la empresa como para el dueño de la misma, entre las ventajas más sobresalientes se encuentran:
- El cumplimiento de la legislación.
- El cuidado de la vida de los empleados y demás involucrados.
- Demostración de atención y cuidado con la ciudadanía en general.
- La reducción de los daños y su extensión.
- La conciencia de seguridad por parte de los empleados.
Por consiguiente, la preparación del plan de emergencia de una organización debe estar orientada y ser secuencial, con la finalidad de no perder aspectos esenciales de su composición, sin embargo, su principal objetivo será siempre la preservación de la vida de los empleados y otras personas que se puedan encontrar dentro de la empresa.
¿Cómo elaborar un plan de emergencia?
La elaboración y aplicación del plan de emergencia puede llevarse a cabo teniendo como base una guía que defina las prioridades, pero siempre se debe considerar que el plan de emergencia deberá ser adaptado al tipo de empresa y el lugar donde se desarrollen las actividades.
Tenga en cuenta que las ARL podrán brindar apoyo en la elaboración, junto con el personal de salud y seguridad en el trabajo de la empresa.
De igual manera, existen aspectos que siempre se consideran dentro de un plan de emergencia, estos aspectos son:
✔ Identificación y análisis de las vulnerabilidades existentes
Todo el plan debe partir del conocimiento de las vulnerabilidades existentes en la organización, es decir, la identificación de posibles emergencias que se puedan presentar, por lo tanto, se debe realizar un estudio de los riesgos internos y externos cercanos a la empresa.
Para cada vulnerabilidad encontrada en esta fase es necesario definir las medidas necesarias para su mitigación, en caso de que ocurra, estas serán efectivamente las medidas adoptadas antes, durante y después de las emergencias que surjan.
En este punto es donde las empresas deben considerar sus riesgos dependiendo de su actividad, como lo señala la normatividad colombiana
✔ Evaluación de los recursos para las acciones
Las medidas previstas en la primera etapa guiarán la definición de los recursos necesarios para aplicarlas, en esta etapa del plan debe considerarse la existencia de instalaciones, herramientas y equipos de protección individual y colectiva, entre otros.
En este punto, el plan debe hacer explícito dónde están estos recursos y cómo pueden ser suministrados, se debe considerar su disponibilidad para el despliegue en cualquier momento.
✔ Elaboración de un plano
Es aconsejable que se elabore un mapa, en el cual se evidencien las amenazas que se encuentran en las instalaciones de la empresa, así como las salidas de emergencia, las zonas de escape, los puntos de encuentro de las brigadas y los accesos estratégicos.
Todos estos aspectos deben estar claramente indicados.
Posteriormente, durante las sesiones de capacitación, todos los involucrados deben conocer estos puntos esenciales para la ejecución de acciones de emergencia, el contenido del plano debe mantenerse actualizado en todo momento.
✔ Definir el inicio del plan de emergencia de una empresa
Un plan de contingencia consiste en una secuencia de acciones para resolver los imprevistos que se presenten, sin embargo, debe ser activado de tal manera que todos sepan lo que está pasando.
De esta manera, es necesario definir en el plan y dejar claro durante el entrenamiento la alerta que se dará informando la emergencia, con esto todos los involucrados pueden ser alertados inmediatamente de acuerdo con las previsiones del propio plan.
✔ Aplicación del plan
La aplicación del plan de emergencia se hace inicialmente con la capacitación del personal directamente involucrado en las acciones más inmediatas, todos ellos deben conocer en detalle la composición del plan, el sistema de accionamiento y el plano con los detalles estratégicos.
Posteriormente se deben proporcionar todos los recursos necesarios evaluados con anterioridad, después de estas medidas, se debe iniciar el trabajo de capacitación y calificación de todos los empleados y definir su periodicidad.
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✔ Revisión y actualización
El plan en sí mismo debe indicar su necesidad de revisión y actualización periódica, sin embargo, esto siempre debe suceder, aunque sólo sea para comprobar que no es necesario hacer cambios.
Siempre que se producen cambios en la planta de la empresa o cambios significativos en los procesos, es necesario identificar si han aparecido nuevas vulnerabilidades, con esto el plan seguirá la evolución de la compañía manteniendo a todos preparados para cualquier emergencia.
