Plan Único de Cuentas para comerciantes (PUC)

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El plan único de cuentas, más conocido por su abreviatura PUC, es un listado en el que se encuentran clasificadas y numeradas las cuentas contables, con base a este documento, los profesionales y auxiliares de la contabilidad se deben basar para realizar sus registros contables.

La finalidad del PUC es que la información contable que se realiza en las distintas empresas dedicadas al comercio, se presenten de una manera uniforme, facilitando la comprensión tanto para los entes de control y vigilancia, como otros terceros interesados, por ejemplo, los bancos e inversionistas.

El plan único de cuentas comercial se encuentra reglamentado bajo el decreto 2650 del año 1993.

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Clasificación de las cuentas contables en el plan único de cuentas

Las cuentas contables se clasifican de distintas maneras en el PUC, para ello se presenta la siguiente codificación:

  • Clase: Es el primer número de cada cuenta.
  • Grupo: Los dos dígitos iniciales.
  • Cuenta: Los cuatro dígitos iniciales.
  • Subcuenta: La conforman los seis primeros dígitos.

La clase en el PUC

La clase como se mencionó anteriormente corresponden al primer número de la cuenta, es clase está conformada por nueve ítems los cuales son:

  • 1: Activo.
  • 2: Pasivo
  • 3: Patrimonio
  • 4: Ingresos
  • 5: Gastos
  • 6: Costos de ventas
  • 7: Costos de producción
  • 8: Cuentas de orden deudoras
  • 9: Cuentas de orden acreedoras

A su vez, las tres primeras clases conforman las cuentas de balance, las clases 4,5,6 y 7 conforman las cuentas de resultado y finalmente las clases 8 y 9 se denominan las cuentas de orden.

Las cuentas de balance, reciben esta denominación debido a que son las usadas para realizar el balance general, y las cuentas de resultado, el estado de resultado o de perdida y ganancia.

Naturaleza de las cuentas

Con respecto a la categorización que reciben las cuentas en el plan único de cuentas, se debe mencionar que cada clase posee una naturaleza que casi todas sus cuentas y subcuentas también la siguen.

  • Activo: Débito.
  • Pasivo: Crédito.
  • Patrimonio: Crédito.
  • Ingresos: Crédito.
  • Gastos: Débito.
  • Costo de ventas: Débito.
  • Costo de fabricación: Débito.
  • Cuentas de orden deudoras: Crédito.
  • Cuentas de orden acreedoras: Débito.

La naturaleza de las cuentas ayuda a que la ecuación patrimonial, se presente de manera armónica, al momento de realizar los respectivos asientos contables.

Hay cuentas que no obedecen a la naturaleza de su clase, como por ejemplo la depreciación acumulada es una cuenta perteneciente a la clase del activo, pero su naturaleza es débito.

¿Qué pasa si no existe una cuenta que necesito?

Es normal que, en las empresas para mantener un nivel más alto de orden y control, utilicen cuentas que no se encuentran dentro del PUC, estas cuentas se denominan auxiliares, los cuales se incorporan con el dígito número 7, para comprender mejor el tema realicemos el siguiente ejemplo:

Ejemplo
Una empresa tiene dos cuentas bancarias, una en el banco X y otra en el banco Y, sus movimientos contables al registrarse en una sola cuenta causarán una confusión a la hora de realizar una conciliación bancaria, puesto que será muy difícil determinar qué movimiento pertenece a cada banco.

La subcuenta que normalmente se debe usar para contabilizar movimientos bancarios es la 111005, llamada Bancos en moneda nacional, pero la empresa puede adicionar un número al final para diferenciar el banco al que pertenece dicha cuenta, por ejemplo, 1110051 banco X y la cuenta 1110052 banco Y, de esta manera se podrá diferenciar los movimientos de cada cuenta bancaria, con el uso de auxiliares.

El uso de cuentas auxiliares se encuentra regulado en el artículo 7 del decreto 2650 del año 1993.

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