Guía para la presentación de la información exógena

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La información exógena es una agrupación de datos que se deben presentar a la DIAN por parte de algunas personas naturales y jurídicas, dicha presentación se debe realizar por medio de los servicios electrónicos de la entidad, siguiendo el calendario que corresponde a cada persona o empresa para dar cumplimiento con esta obligación.

La presentación de la información exógena puede ser algo confusa para las personas que nunca han realizado el procedimiento o para los que no tienen mucha experiencia, pero con el tiempo este proceso se vuelve más sencillo debido a que se trata de repetir el mismo proceso lineal en distintas ocasiones.

Por otro lado, la información exógena es muy importante para la DIAN, puesto que es la manera de cruzar la información de vendedores y compradores, de este modo, la entidad puede saber si una empresa realmente tuvo la cantidad de costos, gastos, ingresos, impuesto, entre otros datos reportados.

Aspectos generales de la presentación de la información exógena

Antes de empezar con los pasos, los usuarios que nunca han realizado el proceso deben tener en cuenta que todo se puede resumir en dos fases, la primera es  diligenciar los prevalidadores tributarios,  los cuales son unos formatos en Excel elaborados por la DIAN que tienen la función de organizar la información de manera que se ajuste a las especificaciones técnicas de los servicios electrónicos y se pueda tener uniformidad en la agrupación de los datos.

La otra fase consiste en simplemente cargar los arhivos XML que se obtienen de los prevalidadores a la plataforma de la DIAN, lo cual se puede complicar dependiendo de algunos factores que se explicaran en la guía.

Por otro lado, las personas obligadas a presentar la exógena deben tener actualizado el RUT con la responsabilidad 14 y los representantes legales la responsabilidad 22.

Pasos para la presentación de la información exógena

Los siguientes son los pasos que se deben seguir para el diligenciamiento de los prevalidadores y la presentación de la información exógena:

1. Descargar los prevalidadores tributarios de la DIAN

Los prevalidadores como ya se explicó son formatos en Excel que facilitan la tarea de los contribuyentes en la generación del archivo .XML que debe cargarse a la plataforma de la DIAN, pero es necesario tener en cuenta que algunas empresas pueden tener sus propios sistemas que generen los .XML sin necesidad de recurrir a los prevalidadores de la DIAN.

Una vez entendido lo anterior, será necesario descargar los prevalidadores desde la plataforma de la DIAN, ingresando por medio de este enlace, debemos seleccionar la vigencia que vamos a reportar y de forma inmediata se descargará una carpeta comprimida.

descargar los prevalidadores tributarios
Descargar los prevalidadores tributarios

2. Instalación del prevalidador para la presentación de la información exógena

Una vez descargado el archivo, el siguiente paso es abrirlo, dentro estarán distintos prevalidadores que deben ser usados dependiendo de la necesidad de cada empresa, en este caso utilizaremos el prevalidador tributario informantes, una vez lo abramos solo debemos hacer clic en: Siguiente, “seleccionar la ubicación donde se instalará” Siguiente y Finalizar, posteriormente se abrirá otra ventana en donde debemos instalar un complemento haciendo clic en instalar ahora.

instalar prevalidadores tributarios

De este modo, ya estaría instalado el prevalidador en el ordenador, ahora solo tendremos que abrir la carpeta donde lo instalamos y abrir el archivo de Excel con el nombre “Prevalidador Tributario Informantes AG202X”.

3. Apertura del prevalidador

Una vez abierto el archivo, se realizarán algunas observaciones que debemos tener en cuenta para el diligenciamiento del formato y el contenido de la información, resaltando que:

  • La DIAN no se hace responsable por el mal diligenciamiento del prevalidador o la veracidad de los datos incluidos.
  • Los datos deben coincidir con la información del RUT.
  • Los valores no deben contener puntos o comas.
  • El formato de la fecha es año / mes / día.
  • Los prevalidadores se limitan a 65.000 registros.

4. Selección y diligenciamiento de formatos

Inicialmente, debe tener en cuenta que cada persona debe evaluar los formatos que debe presentar, por esta razón es necesario que consule nuestro artículo que habla sobre el tema para conocer sus obligaciones, en este caso, a modo de ejemplo se utilizará el formato 1009 saldos de cuentas por pagar, para ello, debe seleccionar el formato en la lista y luego hacer clic sobre Ir al formato.

diligenciamiento prevalidador tributario

Una vez dentro del formato debemos dirigirnos a la parte superior de la pantalla hasta la opción complementos y agregar el número de filas que se requieran según los datos que dispongamos en nuestra contabilidad, como se muestra a continuación:

Guía para la presentación de la información exógena 2

De este modo se insertarán las filas necesarias para copiar la información de nuestra contabilidad, teniendo en cuenta los datos solicitados en cada columna, por esta razón, es indispensable contar con un sistema contable que permita exportar la información organizada para que solo debamos copiar y pegar la información.

5. Generar XML desde el prevalidador

Cuando tengamos toda la información lista, debemos recurrir nuevamente la opción complementos, pero esta vez debemos hacer clic sobre la opción generar .XML, de inmediato veremos en pantalla el encabezado de la información, aquí se pueden presentar algunos errores:

  • Algún dato no se encuentra determinada casilla o el formato no corresponde.
  • El concepto de envío debe ser 1 cuando es el primer envío o 2 cuando es corrección.
  • El número de envío debe corresponder con el nombre del archivo, por ejemplo, si es el primer envío, el nombre del archivo debe tener el numero 1 antes del nombre de la extensión .xml.

Es aconsejable guardar el nombre del archivo y el número de registros, puesto que serán solicitados más adelante en el proceso de carga del archivo, una vez verificado todo lo anterior, procedemos a hacer clic sobre el botón generar, donde podremos ver un aviso con la ubicación del archivo generado, que siempre es en la carpeta llamada “salida” dentro de la carpeta donde se instalaron los prevalidadores.

Importante: Tenga en cuenta que cada formato que deba enviar debe llevar un número de envío, por ejemplo, cuando diligencia el formato 1009 este sería el envío 1, lo cual debería digitarse en la sección de encabezado como ya se mencionó, pero al diligenciar el formato 1010 debería tener el número de envío 2 y así sucesivamente con los demás formatos.

6. Ingreso a la plataforma de la DIAN

Una vez se ubiquemos los archivos .XML en la carpeta salida, será necesario ingresar al portal de la DIAN, en este artículo se explica detalladamente el proceso, aunque el proceso es el mismo que se utiliza en todos los casos para usuarios registrados.

Una vez dentro de la plataforma deberemos ubicarnos en la opción Presentación de Información por Envío de Archivos, la cual se encuentra en el menú izquierdo o en destacados del mes sobre la opción presentación de información.

presentación de la información exógena
Opción presentación de la información exógena en el Muisca

7. Menú selección de formato para presentación de la información exógena

En la pantalla actual debemos seleccionar la opción Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada la cual permite colocar y remover archivos de la bandeja de entrada, una vez ingresemos a esta opción nos aparecerá una pantalla en la cual debemos empezar a digitar el código del formato que vamos a cargar inicialmente, en este caso sería el formato 1009 versión 7, lo seleccionamos y hacemos clic sobre continuar.

presentación de la información exógena

8. Información del contribuyente y carga de archivo

En esta nueva sección será necesario verificar detalladamente los datos que muestra el sistema, pues deben encontrarse actualizados, una vez hecho esto, el siguiente paso es hacer clic sobre el botón elegir archivos para seleccionar el archivo .XML que creamos con el prevalidador y luego debemos hacer clic en Colocar.

presentación de la información exógena

Cabe resaltar que en este paso aun la información no se ha enviado, por ende, si necesitamos borrar el archivo subido lo podemos hacer sin ningún problema, de igual manera, tampoco será necesario firmar el formulario en este punto, puesto que se hará en el siguiente paso.

9. Envío de la información

Una vez hayamos cargado el formato deseado, debemos volver al menú de Presentación de Información por Envío de Archivos, pero ahora seleccionaremos la opción Diligenciar Solicitud Envío de Archivos, allí encontraremos la información del formato cargado anteriormente, por lo cual será necesario confirmar los datos y, adicionalmente, debemos diligenciar los campos:

  • Periodo informado.
  • Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío “por esta razón lo guardamos con anterioridad”.
  • Cantidad de archivos.
  • Número Total de Registros de los Archivos de envío. “recuerde que máximo serán 50.000 registros”.

envío de la información exógena

Una vez diligenciemos toda la información solicitada, debemos hacer clic sobre el botón Solicitar, hecho esto, ahora debemos firmar el envío para finalizar el proceso, de este modo, obtendremos el formato 10006 que será la constancia de la presentación de la información exógena.

Importancia de la presentación de la información exógena con anticipación

La información exógena siempre debe ser enviada lo más pronto posible y no el mismo día del vencimiento, esto se debe a que el sistema puede tardar hasta 3 días validando la información enviada, es decir, analizando que los datos se hayan presentado según los requerimientos técnicos.

Cuando el contribuyente envía esta información con anticipación, puede ver el resultado de la validación del cargue y podrá realizar ajustes si es el caso, en cambio, cuando el contribuyente sube el archivo el último día de plazo, pasado este día ya no podría hacer nada si la validación arroja errores.

Guía para la presentación de la información exógena 3 🔗 Artículo recomendado

Calendario tributario 2021

Consultar el estado del envío de la información

Para consultar el estado de la validación, solo debemos dirigirnos nuevamente a la sección de Presentación de Información por Envío de Archivos y seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, el estado debería ser  Solicitud recibida  cuando toda se encuentra en orden, pero también pueden presentarse algunos errores que el sistema especificará y será necesario tomar acciones siempre que se encuentre dentro del plazo para hacerlo.

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