La elaboración y presentación del informe de gestión se encuentra a cargo de los administradores de las sociedades mercantiles, este reporte debe reflejar claramente la gestión realizada por los mismos durante el periodo para el cual fueron nombrados y debe ser preparado quince días antes de la junta para la aprobación de los estados financieros.
Cabe resaltar que no existe un formato definido para que el administrador presente el informe de gestión, el contenido del mismo puede ser distinto según la necesidad del sector y de los socios que serán los usuarios finales del informe, aunque si existen algunos aspectos que se deben incluir por obligación.
Por otro lado, el informe se deberá presentar al menos una vez al año en el plazo anteriormente indicado, pero podría ser un número mayor de veces si así lo define la asamblea o la junta.
Contenido obligatorio dentro del informe de gestión
Dentro del artículo 47 de la ley 222 de 1995, se establecen algunos puntos obligatorios a incluir en el informe de gestión presentado por el administrador, inicialmente el artículo indica que:
El informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.
Los indicadores que se deben incluir obligatoriamente dentro del informe son:
- Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
- La evolución previsible de la sociedad.
- Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.
- El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
Aspectos importantes a considerar a la hora de elaborar un informe de gestión
La elaboración y el análisis del informe de gestión es la mejor manera de controlar los resultados de la empresa y planificar nuevas estrategias, así como evaluar la labor realizada por el administrador, esto se debe a que este tipo de documento proporciona información clave, como el número de ventas realizadas, el porcentaje de rentabilidad y el total de gastos mensuales, lo cual es producto de las estrategias desarrolladas.
Con ello, la asamblea o la junta tiene una visión mucho más completa de todo el trabajo desarrollado, los informes de gestión son esenciales para:
- Registrar los acontecimientos, los logros y los movimientos importantes.
- Interpretar y evaluar el significado de todo lo que contienen los informes.
- Buscar posibles vías y soluciones para las dificultades.
- Presentar recomendaciones sobre un tema de administración determinado, optimizando los recursos y los resultados.
Entendido esto, un administrador deberá considerar los siguientes puntos a la hora de elaborar su informe de gestión:
1. ¿Cuáles son los objetivos del informe?
Tener esta respuesta en mente es el primer paso para empezar, además de los objetivos, hay que saber con precisión qué sectores de la empresa abarcará y quiénes lo utilizarán como documento de consulta y toma de decisiones.
Al enumerar los principales objetivos y las necesidades de gestión se podrá construir un modelo de informe realmente eficaz.
2. ¿Qué información se incluirá?
Para responder a esta pregunta, se deben tener presentes los objetivos enumerados inicialmente, mucho más que la cantidad, lo que realmente importa en un informe de gestión es la calidad y la relevancia de la información, por lo tanto, vale la pena revisar cada objetivo y observar si los datos del informe son realmente necesarios.
3. Combinar texto y elementos visuales
El administrador mantendrá algunas expresiones técnicas en sus informes, sin embargo, conviene simplificar al máximo con el fin de asegurar la comprensión de todos los usuarios y, también es indispensable identificar sin dificultad la información solicitada en cada campo.
4. Revisar el informe
Después de construir la plantilla del informe, conviene revisarla y hacerla lo más objetiva posible, por ende, es necesario hacer una lectura exhaustiva eliminando toda la información que no sea esencial para su análisis.
