El presupuesto de ventas es una herramienta que realiza una estimación de los ingresos que la empresa espera obtener en un periodo de tiempo determinado, es decir, registra las expectativas de las ventas, además, el presupuesto de ventas también influye en la planificación financiera de la empresa.
No hay forma de desarrollar un plan de acción financiera eficaz sin una previsión de ingresos adecuada, precios compatibles, inventario adecuado, producción, análisis de mercado y un presupuesto bien definido, por lo tanto, el presupuesto de ventas debe elaborarse con precaución para garantizar la salud financiera de la empresa.
¿Cómo funciona un presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas proporciona datos estratégicos sobre la futura facturación del negocio y para ello tiene en cuenta:
- La historia comercial de la empresa.
- Su situación económica
- Los impactos generados en los consumidores.
En muchos casos, esta proyección se utiliza para orientar los objetivos, al alcanzar los objetivos previstos, la empresa tiene suficientes ingresos para invertir en la evolución, por lo tanto, es una de las herramientas más importantes para el éxito de una empresa.
Estructurando todos los pasos del presupuesto de ventas es posible medir y confirmar información como:
- Si los costos generales arrojan un margen de contribución positivo.
- Cómo el flujo de caja se mantendrá positivo durante el período.
- Si la empresa podrá pagar los costos fijos de la operación.
- Si quedará efectivo para remunerar a los socios y/o realizar nuevas inversiones.
- Si es necesario contratar nuevos empleados.
- Si los objetivos de venta definidos son razonables y realistas.
De este modo, el presupuesto de ventas es una herramienta de gestión empresarial esencial para mejorar la calidad financiera de la empresa.
¿Cuáles son las etapas del presupuesto de ventas?
El presupuesto de ventas puede elaborarse en más o menos pasos dependiendo de cada empresa, pero en general se conocen siete pasos fundamentales:
1. Elegir los datos de base
El primero de los pasos del presupuesto de ventas es la definición de los datos que servirán de base para su cálculo.
El historial de ventas suele ser el más utilizado en este caso, ya que cuenta con datos como el volumen exacto de productos vendidos, la cantidad de capital obtenido, la situación del mercado, el número de clientes ganados, la época del año en que se trabaja, entre otros.
2. Separar el presupuesto en partes
Una vez identificada la fuente de datos, el siguiente paso en el presupuesto de ventas es dividir el presupuesto en partes, es decir, separar la información esencial para estructurar el cálculo, algunas de las más utilizadas son:
- Precios cobrados.
- Perfil del público consumidor.
- Volumen de ventas.
- Porcentaje de crecimiento.
- Aumento, apoyo o disminución del poder adquisitivo del público objetivo.
En vista de ello, se deben considerar los valores obtenidos en años anteriores para llegar a una estimación para el año en curso, analizando siempre el mismo periodo del año anterior.
3. Estudio de los cambios del mercado
El tercer paso del presupuesto de ventas consiste en estudiar los cambios en el área de la empresa, aunque la empresa venda los mismos productos u ofrezca los mismos servicios durante años, el mercado es volátil y hay que realizar un estudio de supervivencia comercial.
4. Cálculo de proyecciones
Otro de los pasos del presupuesto de ventas es la proyección de la demanda, para cada una de las partes separadas en el segundo paso, se deben trazar las posibles proyecciones de ventas, teniendo en cuenta los datos históricos, los porcentajes de crecimiento, entre otros, se deben estructurar tres escenarios: uno pesimista, otro realista y otro optimista.
De este modo, la empresa puede prepararse para hacer frente a las incertidumbres naturales de este tipo de previsiones, cabe señalar que los tres escenarios presentan estimaciones de lo que el mercado podría exigir a la empresa, y no el objetivo que pretende alcanzar.
5. Determinación de los objetivos de venta
A partir de las proyecciones, se debe definir el volumen total de ventas necesario para mantener la estabilidad de la empresa, tanto de productos como de servicios, y luego repartirlo entre los empleados de los equipos de ventas.
En este paso también es fundamental tener en cuenta la planificación estratégica de la empresa, sus objetivos temporales, la estacionalidad del mercado, así como las comisiones y bonificaciones correspondientes.
6. Definición de recursos auxiliares
El sexto paso del presupuesto de ventas es el que define los recursos necesarios para poner en marcha el plan y cumplir los objetivos, en esta fase, es muy importante que se definan las demandas en relación con otros departamentos auxiliares como finanzas, contabilidad y recursos humanos.
7. Ejecución del plan y seguimiento
La última de las etapas del presupuesto de ventas es la ejecución y el control, organizadas las operaciones del equipo de ventas, se podrá iniciar la programación.
Por muy bueno que sea un plan, su eficacia solo puede evaluarse cuando se ponen en práctica las operaciones, por lo tanto, para garantizar una mayor proximidad con los resultados estimados, se debe seguir de cerca el progreso del equipo y estar preparado para actuar si se produce algún problema.
Más que las ganancias previstas, los pasos del presupuesto de ventas permiten estructurar operaciones que optimicen la posibilidad de alcanzar los objetivos y protejan la salud financiera de la empresa.
