Sin duda alguna, no es fácil eliminar todos los riesgos relacionados con los empleados malintencionados, sin embargo, es posible minimizar casi por completo las pérdidas que estos riesgos pueden acarrear a la empresa, que se traducen en fraude.
Es aquí donde se debe usar la prevención del fraude, y puede definirse como un conjunto de medidas y acciones que agregan políticas, procedimientos, capacitación y comunicación, todo ello con el objetivo de identificar, vigilar, prevenir y sensibilizar a los empleados sobre estas prácticas inadecuadas, además de definir los medios para hacer frente a posibles desviaciones.
¿Cómo identificar y prevenir el fraude?
Cada tipo de empresa debe encontrar su propia manera de hacer frente al fraude, esto es porque cada uno tiene un manejo interno y un campo de acción distinto, además, hay que tener en cuenta que los controles internos no siempre son capaces de hacer frente a los riesgos que surgen a lo largo del tiempo y al crecimiento de la propia empresa.
Esta es una de las principales razones que hacen necesario adoptar medidas específicas para hacer frente a este problema, la apropiación indebida, entre otros problemas relacionados con el fraude, tienen su origen en fallos de los controles internos.
Por consiguiente, para que haya un control y una verdadera prevención del fraude, la empresa debe adoptar medidas que garanticen la realización ordenada y eficiente de sus movimientos, por esta razón, es recomendable tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Tener una auditoría de prevención del fraude
El principal responsable de identificar y prevenir la práctica del fraude y la aparición de errores es la propia dirección de la empresa, esto se hace mediante el correcto mantenimiento de los sistemas de control interno, y un claro ejemplo de ello son las auditorías.
Es necesario tener en cuenta que, como ya se ha mencionado, los controles internos no siempre son suficientemente eficaces y en el caso de la auditoría, existen internas y externas que son fundamentales para prevenir el fraude.
- La auditoría interna es un instrumento a disposición de la dirección de la empresa para verificar sistemáticamente el funcionamiento de las actividades operacionales y comprobar no solo la contabilidad, sino que también los procedimientos que se realizan dentro de la empresa y se lleva a cabo por personal de la empresa.
- La auditoría externa es practicada por personas externas a la empresa, lo cual la puede hacer más efectiva al no presentarse posibles intereses de por medio, es una actividad muy aconsejable incluso cuando se cuenta con revisor fiscal.
La clave de una auditoría eficiente es que cualquier descubrimiento de hechos que se haga se comunique al gerente de la organización lo antes posible, aunque al principio sea insignificante.
La vigilancia de los procesos
Para que la empresa tenga una línea de defensa contra el fraude necesita monitorear sus procesos y operaciones, una buena manera de hacerlo es crear informes y documentos sobre todos los aspectos de una operación.
Por ejemplo, si el problema afecta a proveedores externos, es necesario disponer de herramientas para supervisar el trabajo de esos empleados y poder registrar en detalle cada paso.
Identificar los errores para prevenir el fraude
A través de la auditoría y la supervisión se identifica qué errores se están cometiendo y cómo se están aplicando los fraudes, en otras palabras, son estos dos métodos los que permiten encontrar la mejor manera de tratar el problema.
Las mejores prácticas de administración requieren que la empresa disponga de medios para evaluar y trabajar en cualquier acontecimiento que pueda afectar negativamente a la capacidad y el crecimiento de la empresa.
Corregir las debilidades
Con base en todas las falencias encontradas dentro del proceso de auditoría y la supervisión, será necesario aplicar medidas preventivas que permitan cerrar la puerta a posibles fraudes, posiblemente sea necesario cambiar los procesos o añadir unos nuevos, en algunos casos una hoja de ruta de inventario puede ser la solución.
Es necesario recordar que los fraudes no solo se presentan en dinero, también pueden existir el robo de materia prima, inventarios, equipo de la empresa, etc., por esta razón la corrección de errores y la inspección no se puede limitar al ámbito contable o financiero.
La formación de los empleados
El objetivo de la capacitación de los empleados es aumentar el nivel de conocimiento de las políticas, instrumentos y medidas que la empresa adopta para combatir el fraude, además promover conferencias, talleres y reuniones, ayuda a los empleados a cambiar su comportamiento y posiblemente a tener un mayor sentido de pertenencia.
¿Qué hacer cuando se detecta el fraude en una empresa?
En Colombia es necesario tomarse estos casos con precaución, puesto que, se debe seguir un conducto regular con el fin de que empleador no sea quien deba pagarle al empleado por despedirlo y efectuar un mal procedimiento.
Cabe resaltar que el robo o hurto en la empresa por parte de los empleados es una justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo, de modo que no será obligatorio el pago de indemnizaciones, pero siempre se debe brindar la posibilidad de ejercer el derecho a la defensa.
Al iniciar este proceso dentro de una empresa, no se podrá despedir al empleado con solo suponer lo que está sucediendo, será necesario contar con pruebas que avalen la información, de lo contrario el empleado podría iniciar un proceso judicial en contra de su empleador.
